- Văn phòng ưý bannhân dân quận (đế thi hành)
2. Giới hạn trách nhiệm của người soạn thảo
Người soạn thảo văn bản chỉ chịu trách nhiệm lãnh đạo tạrc tiếp và người lãnh đạo cơ quan mình, tức là chi chịu trách nhiệm trong nội bộ cơ quan. Trong phạm vi đối ngoại, vị thủ trưởng cơ quan hoàn toàn chịu trách nhiệm về văn bản đã gửi đi.
Như những vấn đề đã được phân tích ở những phần trên, việc soạn thảo công văn cũng như việc soạn thào văn bản là cơng việc có rất nhiều công đoạn. Sau khi công văn, văn bản đã được soạn thảo, cịn nhiều cơng đoạn khác tiếp theo, công văn mới được chuyển đi đến nơi nhận. Vì vậy, trách nhiệm của người soạn thảo phải được quy kết theo từng giai đoạn của tiến trình từ khi đặt vấn đề soạn thảo cho đến khi văn bản được gửi đi.
Tiến trình soạn văn bản và gửi văn bản đi có thể được chia thành các giai đoạn sau:
- Cấp lãnh đạo ra chỉ thị soạn thảo - Soạn thảo
- Trình duyệt
- Chế bản (hoặc đánh máy)
- Đọc và chữa lỗi đánh máy, chế bản. - Trình ký.
- Lấy số và ký hiệu rồi chuyển cho văn thư chuyển vàn bàn đi.
Có quan điếm cho rằng, người soạn thảo chỉ chịu trách
nhiệm đến hết công đoạn 3. Sau khi trình duyệt dự thào, người soạn thảo coi như hết trách nhiệm. Và trách nhiệm của người soạn thảo từ công đoạn đầu đến công đoạn ba được giải thích như sau:
- Ở giai đoạn 1, lĩnh chỉ thị cấp trên (hoặc xin chỉ thị cấp trên, trong trường hợp sáng kiến xuất phát từ người soạn thảiO), người soạn thảo chịu trách nhiệm liên đới cùng với chi huy;
- Giai đoạn 2, người soạn thảo chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi soạn thảo của mình.
- Giai đoạn 3, trình duyệt, người soạn thảo văn bản vẫn chịu trách nhiệm cá nhân, vì hành vi trình duyệt là hành vi cuối cùng, vói mục đích chứng tỏ việc soạn thảo đã hoàn tất.
Quan điểm nêu trên thu hẹp trách nhiệm của người soạn thảo.
Quan điểm thứ hai, người soạn thào chịu trách nhiệm đến
hết giai đoạn thứ 5. Sau khi đọc lại để kiểm soát những sai sót khi chế bản hoặc đánh máy, người soạn thảo mới hết trách nhiệm. Trách nhiệm của người sọan thào giống như ở phần trên, chi thêm trách nhiệm liên đới ở giai đoạn 4 và giai đoạn 5 với người đánh máy. Ở nhiều co quan có phịng đánh máy riêng, tnrờng phịng chế bản có trách nhiệm kiểm sốt lại những lỗi của ngưừi đánh máy chế bản. Tuy nhiên, người soạn thảo vẫn phải có trách nhiệm kiểm soát lại văn bàn được phòng đánh máy giao cho, vì lý do người soạn thảo hiểu rõ hơn ai hết mức độ tính chất cuả văn bản.
Quan điểm thứ ba, người soạn thảo chịu trách nhiệm thêm
giai đoạn 6 là trình ký văn bàn. Việc trình văn bản cho thủ tnrởng ký nhiều khi được giao cho thư ký của thủ trưởng, hoặc chánh, phó văn phòng trong trường hợp thủ trường cơ quan, tổ chức khơng có thư ký. Nhưng nhiều khi những công chức này khơng nắm rõ tính chất cùa văn bản (mật hay không mật, khẩn hay không khẩn), nên để lẫn văn bản. Để tránh sự nhầm lẫn, quan điểm này yêu cầu người soạn thảo chịu trách nhiệm cả giai đoạn trình ký, vì soạn giả là người biết chẳc hom ai hết mức độ tính chất của văn bản.
Quan điểm thứ tư, người soạn văn bản chịu trách nhiệm đến
khâu cuối cùng, đến nơi nhận văn bản. Sở dĩ như vậy, vì cơng
văn, văn bàn soạn ra phải được gửi (tống đạt) đến nơi nhận. Neu không sẽ không thực hiện được mục đích cùa việc soạn tháo.
Việc lấy số, ký hiệu, đóng số vào sổ cơng văn đi là nhiệm vụ cùa phòng văn thư. Nhưng nhiều khi họ cũng khơng thế biết được mức độ chính xác của văn bản. Nhàm mục đích khấc phục khiếm khuyết này, theo quan điểm thứ tư, người soạn thảo văn bản có trách nhiệm liên đới tới giai đoạn cuối cùng cùa văn bàn. Vì vậy, người soạn thảo văn bản phải theo dõi việc gửi đi đến nơi nhận.
Việc gửi công văn (vãn bản) thường là trách nhiệm của ván thư (bưu điện). Tuy nhiên người soạn thảo giầu nhiệt tình, có trách nhiệm vẫn lo lắng cho việc văn bản đến tay người nhận. Công văn nhiều khi gửi rồi nhưng đến trễ. Người nhận không kịp thời gian thực hiện phận sự như yêu cầu trong văn bản. Do đó, trong nhiều trường hợp, người soạn thảo có thể tìm cách thơng báo cho nơi nhận biết.
Hiện nay chưa có văn bản xác định chính xác trách nhiệm, cũng như quyền hạn của người soạn thảo văn bản. Nhưng theo thông lệ của nhiều cơ quan hiện nay, người soạn thảo thường chịu trách nhiệm đến giai đoạn trình ký, tức là đến công đoạn 6 theo quan điểm thứ ba nêu ở phần trên.