- Lệnh, quyết định cùa Chù tịch nước Trong các vãn bản (lệnh và quyết định) của Chú tịch nước cần phân biệt những vãn
B. Bước viết dư tháo
Sau khi đã giải quyết xong những công việc thuộc vào phần chuẩn bị, người soạn thảo bắt tay vào viết dự thảo. Giai đoạn này gồm có 4 việc như sau:
- Lập dàn ý (dàn bài văn bàn) rất cần thiết đối với những văn bản quan trọng, phức tạp, đòi hỏi phải viết dài. Công việc lập dàn bài được bắt đầu bằng chia nội dung văn bản ra thành hiều đoạn,
phân đoạn, và sắp xếp chủng trước sau theo một trật tự lơgic
thống nhất. Kiểm sốt dàn bài, tránh sự trùng lặp hay sót ý.
Đối với những văn bản đom giản người soạn không cần lập dàn bài, nhưng những ý tứ phải được hình dung sẵn trước khi bắt tay vào viết dự thảo
- Thảo vãn bản
Căn cứ vào dàn bài, người soạn thảo lần lượt thể hiện văn bản bằng lời văn cùa mình. Đến giai đoạn này kiến thức hành văn, cú pháp rất là cần thiết.
Mồi một loại văn bản thường có cách hành văn riêng. Cơng điện, thì có lối vắn tắt, gọn gàng đủ để cho người nhận điện hiểu được một cách chính xác ý của vấn đề cần đề cập. Luật, sấc lệnh, nghị định... phải diễn đạt bàng lời văn khách quan, vô tư nhưng phải chuẩn xác. Diễn văn, đáp từ, lời chào mừng thì phải có lời văn trịnh trọng, uy nghi.
Văn bản nói chung cần dùng loại từ ngữ chính xác, thơng dụng, khơng bóng bẩy, mầu mè. Cơng văn hành chính, cũng như những văn bản khác có tính hướng dẫn, cần phải thống nhất, phải có phần mở đầu và phần kết thúc, với văn thức xã giao nghi lễ.
- Kiểm soát
Sau khi đã thảo xong văn bản, việc cần thiết là kiểm soát lại, đọc lại một cách thận trọng, bồ sung thêm những chỗ thiếu sót, sửa chừa những chỗ sai lầm. Trong trường hợp khi thấy dự thảo đã thành văn, còn nhiều khuyết tật, soạn giả nên dự thảo lại, và cần đánh số thứ tự bản dự thảo.
c. Bước in ấn, đánh máy, chế bản trình dự thảo ký ban hành
Sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng bản dự thảo soạn già đem văn bản đi chế bản, in ấn, hoặc đánh máy. Ở bước kỹ thuật này, soạn giả phải theo dõi một cách chặt chẽ tiến trình đánh máy, in, có thể đọc văn bản trên máy vi tính, để sửa lỗi trực tiêp trên máy.
Sau khi đã có bản in, soạn giả phải kiểm tra lần cuối, tiếp tục việc sừa, in lại văn bản rồi trình lên lãnh đạo ký.
Trong nhiều trường hợp văn hàn phức tạp phài có bản thuyết trình kèm theo. Quá trình soạn thảo bàn thuyết trình cũng có thể được tiến hành soạn thào nlnr văn han chính thức.
Bàng tóm tất các bước soạn thảo văn bản.
* Bước chuẩn bị
+ Xác định mục tiêu ■+ Chọn loại văn hàn + Sưu tầm tài liệu
- Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nội vụ * Xin chi thị cấp lãnh đạo
+ Hỏi ý kiến các cơ quan, tồ chức liên quan
•+ Suy luận (các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc) - Thẩm quyền
- Hình thức
- Vi phạm pháp luật * Bước viết dự thảo
+ Lập dàn bài
+ Thảo văn bản theo dàn bài •+ Kiểm tra
* Bước in ấn, trình ký văn bản
Chương 4