TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.2. Vai trị của kế tốn quản trị trong doanh nghiệp
Theo Liên đồn Kế tốn quốc tế (1998) cho đến nay kế toán quản trị đã trải qua 4 giai đoạn phát triển với những mục tiêu quan tâm chính là: (1) Xác định chi phí và kiểm sốt tài chính thơng qua các cơng cụ dự tốn và kế tốn chi phí; (2) Cung cấp thơng tin cho hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức nhằm mục tiêu lợi nhuận với các công cụ kỹ thuật được sử dụng chủ yếu là phân tích quyết định và kế tốn trách nhiệm; (3) Tập trung cắt giảm hao phí nguồn lực bằng việc sử dụng các cơng cụ phân tích q trình và quản trị hoạt động; (4) Quản trị nguồn lực và tạo ra giá trị thơng qua phân tích các yếu tố giá trị khách hàng, giá trị cổ đông và cải cách tổ chức. Từ lúc ban đầu cơng việc của kế tốn quản trị chỉ mang tính kỹ thuật chủ yếu liên quan đến chi phí thì sau đó sự tham gia của kế toán quản trị vào hoạt động quản lý ngày càng rõ nét hơn. Mục tiêu chính của kế tốn quản trị thay đổi dẫn tới vai trị và vị thế của kế toán quản trị trong quản lý doanh nghiệp cũng thay đổi theo hướng tích cực hơn, đóng góp nhiều hơn cho việc tăng thêm giá trị doanh nghiệp.
Kế tốn quản trị hình thành và phát triển theo nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp mà thực chất là nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Chức năng quản trị được xác định gồm: Hoạch định; Tổ chức; Lãnh đạo và Kiểm tra.
Kế toán quản trị thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin q khứ, thơng tin dự báo về tình hình hoạt động có ảnh hưởng lớn tới thực hiện tất cả các chức năng quản trị. Cụ thể:
- Đối với chức năng hoạch định: Trong chức năng này các nhà
quản trị xác định mục tiêu của tổ chức và phương thức, cách thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Thơng thường, doanh nghiệp xác định mục tiêu chung như tối đa hóa lợi nhuận, nâng cao uy tín của đơn vị,... thơng qua các chỉ tiêu như tổng lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp, tỷ suất lợi nhuận trên tài sản phải đạt được. Sau đó xác định mục tiêu cụ thể như lợi nhuận cần đạt được của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Từ mục tiêu cụ thể doanh nghiệp xác định kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Dù xác định mục tiêu theo cách nào cũng phải đảm bảo làm tăng giá trị cho doanh nghiệp trong tầm kiểm soát. Hoạch định được phân chia thành hoạch định chiến lược và chiến thuật, hoạch định ngắn hạn và dài hạn.
Thực hiện chức năng hoạch định kế toán quản trị cung cấp các thơng tin tài chính, phi tài chính về mức doanh thu, khả năng sinh lời, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn lực tài chính hiện có và khả năng huy động, dịng tiền của doanh nghiệp,... Từ đó kế tốn quản trị lập dự toán hoạt động theo mục tiêu đã được hoach định làm cơ sở kiểm sốt, đánh giá tình hình thực hiện và xác định nguồn lực khi thực hiện để có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Thơng tin của kế tốn quản trị cũng giúp các cấp quản trị có biện pháp để đạt được mục tiêu đã đề ra trong ngắn hạn, dài hạn.
- Đối với chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình gắn kết, phân
nhiều loại cơng việc khác nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra. Thực hiện chức năng này địi hỏi doanh nghiệp phải phân cơng lao động khoa học, đảm bảo sử dụng tối ưu mọi nguồn lực theo nguyên tắc linh hoạt, tin cậy và kinh tế.
Thông qua thơng tin của KTQT các nhà quản trị có cơ sở để phân bổ nguồn lực phù hợp cho các hoạt động sản xuất, bán hàng, đầu tư nhằm đảm bảo cho sự an toàn và phát triển của doanh nghiệp. KTQT sẽ xem xét các dữ liệu lịch sử phục vụ cho dự đốn chi phí, doanh thu trong tương lai. KTQT có thể dự kiến những thách thức đối với hoạt động của doanh nghiệp như dự tính chi phí, khả năng thanh tốn,... giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó với các rủi ro có thể xảy ra để tổ chức tốt mọi hoạt động.
- Đối với chức năng lãnh đạo: Lãnh đạo là việc định ra chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một tổ chức trong các điều kiện môi trường nhất định. Thực chất là điều khiển tổ chức hoạt động, giải quyết các mối quan hệ phát sinh từ bên ngồi với tổ chức thơng qua các biện pháp như: ra lệnh, động viên, khuyến khích hay thúc đẩy.
Kế tốn quản trị cung cấp thơng tin chi phí, doanh thu,... của từng hoạt động, từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm làm cơ sở để đánh giá kết quả thực tế, so sánh với các mục tiêu đã đề ra. Từ đó, các cấp quản trị doanh nghiệp có biện pháp lãnh đạo thích hợp và kịp thời.
- Đối với chức năng kiểm tra: Kiểm tra là quá trình theo dõi và
giám sát mọi hoạt động của người thừa hành trong tổ chức nhằm phát hiện sai sót để kịp thời đưa ra những giải pháp khắc phục, hạn chế sai sót đó. Khi kiểm tra các nhà quản trị phải so sánh thực tế và kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, tìm nguyên nhân hoạt động thực tế khác kế hoạch để có biện pháp giải quyết. Để kiểm tra có hiệu quả các doanh nghiệp phải xác định tiêu chí dùng để đánh giá, đo lường kết quả thực hiện và so sánh với tiêu chí đã có.
Bằng các cơng cụ tính tốn chi phí, phân tích q trình, quản lý chi phí hay kế tốn trách nhiệm kế tốn quản trị cung cấp thơng tin về khả năng tài chính, mức độ đáp ứng tài chính, chi phí cơ hội, thu nhập được giữ lại và các chi phí liên quan đến việc tăng nguồn tài chính từ bên ngồi, việc phân tích dịng tiền có thể cung cấp báo cáo về dòng tiền từ các hoạt động hiện tại. KTQT sẽ cho biết bộ phận nào, khi nào, vấn đề nào có sự chậm trễ, vi phạm kế hoạch để các cấp quản trị có hành động phù hợp. Các báo cáo kết quả hoạt động của kế toán quản trị sẽ chỉ ra địa chỉ mà các hoạt động đang được tiến hành như hoạch định ban đầu, các hoạt động hay bộ phận yêu cầu quan tâm nhiều hơn. Những thông tin cung cấp có tính thường xun sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra trước, trong hay sau khi thực hiện công việc.
Các chức năng quản trị đều liên quan đến một nội dung quan trọng là ra quyết định. Quyết định quản trị là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn giải pháp hành động tối ưu để giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức. Công việc này thể hiện năng lực và trách nhiệm của nhà quản trị nhưng lại rất khó khăn và phức tạp. Quyết định vừa mang tính hệ thống, tính khoa học lại thể hiện cả tính nghệ thuật. Để có quyết định kịp thời, đúng đắn các nhà quản trị cần nhiều thơng tin tin cậy, trong đó nguồn thơng tin quan trọng, chiếm tỷ lệ lớn là kế toán quản trị. Chất lượng thơng tin kế tốn cung cấp có ảnh hưởng lớn đến chất lượng quyết định trong quản trị doanh nghiệp.
Như vậy, mọi công việc của kế toán quản trị đều hướng tới giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng nguồn lực tốt nhất để có thể tạo thêm giá trị cho đơn vị. Kế tốn quản trị tạo nên một kênh thơng tin quản trị hữu ích cho cơng tác quản trị doanh nghiệp. Mặc dù kế toán quản trị có vai trị rất lớn đối với quản lý doanh nghiệp nhưng bản thân chúng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Nếu KTQT nhấn mạnh quá nhiều vào các thơng tin tài chính và lợi nhuận ngắn hạn do dễ dàng đo lường thì thơng tin phi tài chính có thể khơng được coi trọng, dẫn đến nhà quản lý có cách nhìn phiến diện về tổ chức. Ví dụ, mục tiêu của doanh nghiệp là làm tăng khả
năng sinh lợi, nhưng để phát triển kinh doanh và tăng lợi nhuận nhà quản lý các cấp cịn cần phải tính đến các yếu tố như chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ khách hàng, sự hài lòng của khách hàng,... Hay khi hệ thống KTQT chỉ sử dụng thông tin từ các nguồn trong nội bộ, không sử dụng thơng tin bên ngồi. Trường hợp này dẫn đến thông tin cung cấp không đầy đủ về môi trường kinh doanh, khách hàng hiện tại và tiềm năng, đối thủ cạnh tranh. Những hạn chế này đặt ra cho doanh nghiệp khi thiết lập và duy trì hệ thống kế tốn quản trị phải tính đến các rủi ro có thể xảy ra và biện pháp phòng tránh hay hạn chế chúng.