- Cơ quan quản lý nhà nước Đối tượng khác
DỰ TOÁN SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
3.1.1. Khái niệm, ý nghĩa của dự toán sản xuất kinh doanh
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, để có thể điều hành và quản lý doanh nghiệp, nhà quản trị cần thông tin về mọi hoạt động tại từng khâu công việc, từng bộ phận trong đơn vị. Đặc biệt, để có thể chủ động trong quản lý và kiểm sốt tốt nguồn lực tài chính, nhà quản trị các cấp rất cần các thông tin tương lai, dự kiến về các hoạt động sẽ diễn ra tại DN. Bên cạnh đó, giữa các hoạt động, giữa các bộ phận trong DN ln có mối quan hệ chặt chẽ, chi phối và tác động đến nhau và đòi hỏi nhà quản trị phải nắm rõ được mối quan hệ này.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải xây dựng một bức tranh kinh tế tổng thể về các hoạt động của đơn vị trong tương lai bằng cách lập dự tốn. Đã có nhiều nhà khoa học kinh tế đã đưa ra các quan điểm, cách hiểu về dự tốn như sau:
Giáo trình của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (2014) xác định: Dự toán là những dự kiến, những phối hợp chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và được biểu diễn bằng một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị. Trong khi đó, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh (2017) cho rằng: Dự tốn là một kế hoạch tồn diện và phối hợp của các hoạt động, các nguồn lực của một doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai dưới dạng số lượng. Theo Ray Garrison và các cộng sự (2017): Dự toán là bản kế hoạch chi tiết cho tương lai và thường được thể hiện dưới dạng định lượng. Việc lập dự toán giúp tạo ra sự cân đối giữa thu nhập và chi tiêu và khi dự toán được thiết lập, chi tiêu của đơn vị sẽ được so sánh với dự toán đã được xây dựng để đảm bảo kế hoạch được thực hiện.
Dù cách hiểu về dự toán được đưa ra tại các thời điểm khác nhau không hồn tồn giống nhau nhưng nhìn chung tương đối thống nhất và có thể hiểu như sau:
Dự tốn (Budget) là một bản kế hoạch chi tiết về mục tiêu cần đạt được kết hợp với khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp theo các chỉ tiêu số lượng, giá trị nhằm giúp nhà quản lý chủ động trong quá trình điều hành, quản lý doanh nghiệp.
Mục đích cơ bản của dự toán là phục vụ cho chức năng lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. Nhà quản trị dựa trên việc xác định mục tiêu cho các hoạt động cần phải đưa ra được những ước tính và sự giả định cho những lịch trình, kế hoạch nhằm xây dựng được những chỉ tiêu liên quan đến việc triển khai các chiến lược dài hạn và ngắn hạn của đơn vị. Dự tốn địi hỏi các nhà quản trị luôn phải dự kiến được những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị thu thập thông tin phản hồi để đo lường và đánh giá kết quả, để đảm bảo rằng kế hoạch đang được thực hiện đúng hoặc có thể sửa đổi khi hồn cảnh thay đổi trong q trình hoạt động của đơn vị. Thơng qua dự tốn các nhà quản trị doanh nghiệp có cơ sở để
kiểm soát hoạt động bằng cách so sánh và đánh giá kết quả thực hiện so với dự tốn. Bên cạnh đó, để dự tốn có thể mang tính khả thi, khi lập hệ thống dự toán cần phải dựa vào những căn cứ có liên quan đến các định mức chi phí mà DN xây dựng, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, các điều kiện kinh tế kỹ thuật cụ thể tại đơn vị.
Dự tốn có nhiều ý nghĩa đối với nhà quản trị như:
- Dự tốn cung cấp thơng tin tổng thể và chi tiết về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp dự kiến sẽ diễn ra trong kỳ tới, giúp cho các mục tiêu của tổ chức trở nên rõ ràng, khả thi hơn thơng qua q trình trao đổi, thiết lập kế hoạch và thể hiện dưới các chỉ tiêu định lượng cụ thể.
- Thơng qua việc lập dự tốn, nhà quản trị có thể dự kiến được các nguồn lực cần huy động và khả năng phối hợp giữa các nguồn lực nhằm phục vụ một cách tốt nhất cho việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.
- Dự tốn là thước đo để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến trên cơ sở so sánh với kết quả thực hiện, từ đó giúp nhà quản trị phát hiện những nhân tố ảnh hưởng đến sự khác biệt giữa dự tốn và thực hiện để có biện pháp điều chỉnh, khắc phục kịp thời.