- Cơ quan quản lý nhà nước Đối tượng khác
DỰ TOÁN SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
3.1.4. Trình tự lập dự tốn sản xuất kinh doanh
Nhà quản trị ở mỗi cấp từ nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian đến nhà quản trị cấp chức năng đều có trách nhiệm với những cơng việc thuộc phạm vi kiểm sốt của mình. Do đó, trách nhiệm lập dự tốn ở cấp nào do bộ phận cấp đó thực hiện. Sự tham gia của các cá nhân và các cấp vào q trình lập dự tốn sẽ tạo động lực, cải thiện hiệu quả của các quyết định dự toán và nỗ lực của các cá nhân trong q trình đạt tới mục tiêu dự tốn của họ.
Tùy theo đặc điểm quản lý của mỗi doanh nghiệp mà trình tự lập dự tốn có thể được thực hiện như sau:
- Lập dự toán từ trên xuống: Theo cách này doanh nghiệp lập dự toán từ cấp cao nhất, các nhà quản trị cấp cao sẽ lập một bản dự tốn với rất ít hoặc thậm chí khơng có sự tham gia của các cá nhân khác trong đơn vị, sau đó sẽ ấn định cho các bộ phận thực hiện cơng việc theo số liệu đã lập dự tốn.
Lập dự toán từ trên xuống tuy đơn giản nhưng mang tính áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, địi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có một tầm nhìn tổng qt, tồn diện và chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị.
Cách thức tổ chức lập dự tốn này có thể tận dụng được sự hiểu biết của các nhà quản trị cấp cao về tổng nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, giảm được số lượng người tham gia có trình độ thấp, khơng có kinh nghiệm và giảm thời gian lập dự tốn. Tuy nhiên, khó tạo ra động lực để thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu được thiết lập bởi một người khác, không tạo ra tinh thần làm việc nhóm, các cấp quản trị thấp hơn có thể cảm thấy bị chèn ép. Đồng thời, việc đặt ra mục tiêu tổ chức sẽ bị giới hạn.
- Lập dự toán phối hợp: Theo cách này các chỉ tiêu dự tốn sẽ được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp mang tính dự thảo, được phân bổ xuống các đơn vị trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở.
Bộ phận quản trị cấp cơ sở xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện được tại cấp mình dựa vào khả năng và căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo đã được phân bổ và phản hồi thông tin lên bộ phận quản trị cấp cao hơn (quản trị cấp trung gian). Bộ phận quản trị cấp trung gian xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện được tại cấp mình trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với sự tổng quát về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở; đồng thời phản hồi lên bộ phận quản trị cấp cao hơn (quản trị cấp cao). Đối với bộ phận quản trị cấp cao có cái nhìn tồn diện về tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hướng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức sẽ tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian và sẽ xem xét, thông qua các chỉ tiêu này cho bộ phận trung gian. Trên cơ sở đó, bộ phận trung gian sẽ duyệt thơng qua các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở.
Cách thức tổ chức dự tốn phối hợp sẽ có tính khả thi cao hơn do có sự phối hợp của các cấp quản trị trong doanh nghiệp, trong quá trình
lập trên cơ sở căn cứ vào đặc điểm, khả năng của từng cấp sẽ tập trung được kinh nghiệm của các cấp quản trị khác nhau. Tuy nhiên, cách thức này lại địi hỏi nhiều thời gian, chi phí để có được thơng tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt.
- Lập dự toán từ dưới lên: Theo cách này doanh nghiệp lập dự toán từ cơ sở, các nhà quản trị bộ phận thường có đề xuất dự tốn của bộ phận mình lên nhà quản trị cấp cao và thảo luận với họ để đi đến dự tốn chính thức. Dự tốn chính thức sẽ được dùng để đánh giá các bộ phận sau này.
Lập dự tốn từ cơ sở có tính hai chiều trong thơng tin, tất cả các cấp quản trị trong doanh nghiệp đều cùng tham gia vào việc lập dự toán. Mỗi cấp quản trị phải góp phần tốt nhất cho việc lập dự toán thống nhất của doanh nghiệp. Nhà quản trị cấp cao dựa vào các thông tin chi tiết được cung cấp từ các nhà quản trị cấp dưới và với cái nhìn tổng quan tồn doanh nghiệp để quyết định các chính sách trong việc lập dự tốn.
Cách thức tổ chức dự toán từ cấp cơ sở sẽ giúp cho các nhà quản trị cấp cơ sở thực hiện kế hoạch chủ động hơn, khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ cao hơn và bản dự tốn sẽ có độ tin cậy và chính xác cao. Trên cơ sở đó, mối liên kết giữa các bộ phận thực hiện được cải thiện và nguyện vọng cá nhân của nhà quản trị cũng được thể hiện. Dự toán cũng sát thực tế hơn và làm tăng cam kết của nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, bản dự tốn địi hỏi mất nhiều thời gian để lập và yêu cầu thời gian bắt đầu lập dự toán sớm hơn. Những thay đổi của nhà quản trị cấp cao nếu khơng được giải thích thỏa đáng có thể sẽ gây nên sự bất mãn trong đội ngũ cơng nhân viên, từ đó có thể dẫn đến sai lệch trong dự tốn (phóng đại chi phí hoặc giảm bớt doanh thu).