- Cơ quan quản lý nhà nước Đối tượng khác
CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
2.1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA CHI PHÍ
Để tồn tại các tổ chức doanh nghiệp đều phải tiến hành các hoạt động nhằm cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho xã hội. Các hoạt động trong tổ chức thường bao gồm 3 hoạt động cơ bản là: (1) Hoạt động đầu vào có liên quan đến việc chuẩn bị sẵn sàng các nguồn lực như nguyên vật liệu, cơng cụ, máy móc thiết bị... để sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ; (2) Các
hoạt động sản xuất, chế biến hoặc cung ứng dịch vụ như sử dụng các
nguồn lực lao động, máy móc, thiết bị để biến nguyên vật liệu sang thành phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ; (3) Các hoạt động đầu ra như phân
phối, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng dịch vụ và các dịch vụ sau bán. Ngoài ra, trong các tổ chức còn diễn ra các hoạt động quản lý chung như hành chính, nhân sự, kế tốn... để phục vụ cho 3 nhóm hoạt động trên. Quá trình thực hiện các hoạt động ở doanh nghiệp cũng đồng thời là quá trình tiêu hao các nguồn lực - là cơ sở phát sinh chi phí của doanh nghiệp. Do vậy, nhận diện, thu thập và phân tích các hoạt động làm phát sinh chi phí cũng như cung cấp thơng tin về chi phí là cơ sở giúp các nhà quản trị quản lý tốt chi phí, có quyết định đúng đắn trong điều hành và kiểm soát
hoạt động của tổ chức. Bên cạnh đó, thơng tin về chi phí cịn được nhà quản trị sử dụng với nhiều mục đích khác như như định giá sản phẩm, ra quyết định kinh doanh...
Chi phí là một khái niệm rộng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế học, kế toán... Trong kế tốn, khái niệm chi phí được đề cập ở 2 góc độ kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Ở góc độ kế tốn tài chính nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 “Chuẩn mực chung” ban hành theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC có khái niệm: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế
trong kỳ kế tốn dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu”. Theo cách tiếp cận này, chi phí được xem xét ở phạm vi hẹp, chỉ
bao gồm những hao phí thực tế đã phát sinh.
Ở góc độ kế tốn quản trị để cung cấp thông tin trợ giúp cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp ra quyết định, theo Hiệp hội Kế tốn quản trị cơng chứng Anh Quốc (CIMA, 2010), Viện Kế tốn viên chi phí Ấn Độ (ICMAI, 2012) thì “chi phí là tổng số chi tiêu thực tế hoặc ước tính để đạt được sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể”. Theo Horngren và các
cộng sự (2012): “Chi phí được định nghĩa là nguồn lực phải hy sinh hay
mất đi để đạt được mục tiêu nhất định”. Drury (2013) cho rằng: “Chi phí là việc đo lường bằng đơn vị tiền tệ các nguồn lực phải hy sinh hoặc mất đi để đạt được mục tiêu nhất định”. Như vậy, theo cách tiếp cận của kế
tốn quản trị, chi phí được xem xét ở phạm vi rộng hơn, bao gồm cả những hao phí ước tính phải bỏ ra hay mất đi trong tương lai để đạt được mục tiêu nhất định.
Phục vụ cho mục đích nghiên cứu trong giáo trình, khái niệm chi phí được tiếp cận theo góc độ kế tốn quản trị. Theo đó, chi phí là biểu hiện bằng tiền của những phí tổn thực tế hoặc ước tính về các nguồn lực
mà doanh nghiệp đã bỏ ra hoặc sẽ phải bỏ ra để đạt tới một mục tiêu nhất định.
Bản chất của chi phí được thể hiện như sau:
- Chi phí là quan hệ kinh tế phản ánh sự đánh đổi: Doanh nghiệp chấp nhận bỏ ra các hao phí nguồn lực để đổi lấy sự thu về trong tương lai là các nguồn lực vật chất (sản phẩm) hoặc tinh thần (dịch vụ) khác.
- Nội dung kinh tế của chi phí là hao phí nguồn lực bao gồm nguyên vật liệu, lao động, tiền vốn, công nghệ.
- Chi phí của doanh nghiệp phải được đo lường (bao gồm cả ước tính) bằng đơn vị tiền tệ trong một khoảng thời gian xác định (tháng, quí, năm).
- Độ lớn của chi phí trong doanh nghiệp phụ thuộc vào 2 yếu tố cơ bản là các mức độ hao phí nguồn lực và giá cả của các nguồn lực trên thị trường.
Chi phí là biểu hiện bằng tiền của những hao phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để đạt tới mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, khơng phải mọi khoản hao phí bằng tiền đều được hạch tốn là chi phí. Để làm rõ hơn bản chất của chi phí trong kế toán, cần phân biệt chi phí và chi tiêu của doanh nghiệp trong một thời kỳ:
Chi tiêu của doanh nghiệp là sự chi ra, sự giảm đi đơn thuần của tài sản bằng tiền trong doanh nghiệp, khơng kể khoản chi đó dùng vào việc gì, dùng như thế nào...
Chi phí chỉ bao gồm những hao phí về tài sản, lao động, vốn có liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập để hình thành nên lợi nhuận của kỳ hạch tốn.
Chi tiêu và chi phí là hai khái niệm khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Chi tiêu là một khái niệm rộng hơn chi phí, là cơ sở
phát sinh chi phí. Giữa chi tiêu và chi phí của doanh nghiệp trong cùng một thời kỳ có sự khác nhau về lượng và về thời gian phát sinh:
Sự khác nhau về lượng: Chi phí trong kỳ của doanh nghiệp khơng
bao gồm những khoản chi tiêu có đặc điểm sau:
- Các khoản chi tiêu làm giảm tài sản bằng tiền, đồng thời làm tăng tài sản khác.
- Các khoản chi tiêu làm giảm tài sản bằng tiền, đồng thời làm giảm một khoản công nợ phải trả.
Sự khác nhau về thời gian: Có sự khơng phù hợp về thời gian phát
sinh các khoản chi tiêu và thời gian phát huy tác dụng của nó đối với thu nhập của doanh nghiệp:
- Có những khoản chi tiêu ở kỳ này nhưng chưa được ghi nhận là chi phí của kỳ này, cịn được chờ để phân bổ vào chi phí của những kỳ sau (chi phí trả trước).
- Có những khoản chưa chi tiêu ở kỳ này, sẽ chi ở kỳ sau nhưng đã được tính trước vào chi phí của kỳ này (chi phí phải trả).
Những sự khác biệt này sẽ làm cho tổng chi tiêu và tổng chi phí trong kỳ của doanh nghiệp khơng bằng nhau. Kế tốn cần phân biệt khái niệm chi phí và chi tiêu để tránh nhầm lẫn trong hạch toán.