- Cơ quan quản lý nhà nước Đối tượng khác
1.4. TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 1 Nội dung tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp
1.4.1. Nội dung tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Tổ chức kế tốn quản trị là cơng việc khá phức tạp với nhiều nội dung khác nhau. Theo các cách tiếp cận khác nhau doanh nghiệp sẽ có các nội dung khác nhau. Nhưng dù xem xét theo cách nào thì cơng việc đầu tiên cần thực hiện chính là Tổ chức lập dự tốn ngân sách sản xuất kinh doanh.
Tổ chức lập dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh: Dự toán thường được lập vào đầu kỳ hoạt động để có cơ sở đối chiếu, kiểm soát các hoạt động xảy ra trong thực tế. Thông tin trên dự tốn là các thơng tin dự đoán tương lai, có tính định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định các loại dự toán cần lập, thời gian lập, cơ sở lập và các bộ phận có liên quan hỗ trợ cho kế toán quản trị trong quá trình lập.
Với các nội dung còn lại, các doanh nghiệp có thể xác định nội dung tổ chức kế toán quản trị theo chức năng thơng tin kế tốn, theo q trình kế tốn hay theo chức năng quản trị. Trong đó, phổ biến là theo một trong hai cách tiếp cận sau đây:
Tổ chức kế toán quản trị theo chức năng thơng tin kế tốn
Tổ chức thu nhận, xử lý thông tin: Thơng tin kế tốn quản trị
thường được thu nhận ngay từ các đơn vị, bộ phận cơ sở như tổ, đội, phân xưởng sản xuất, các phòng, ban chức năng. Kế toán quản trị phải tổ chức thu thập hai loại thông tin là thông tin hiện tại và thơng tin dự đốn tương lai.
Đối với thông tin hiện tại về tài sản, chi phí, doanh thu,... thường được thu nhận từ bộ phận kế tốn tài chính. Nhờ đó đảm bảo được tính thống nhất về số liệu của thơng tin từ hai loại kế tốn, đồng thời tiết kiệm được chi phí hạch tốn. Nếu thơng tin từ kế tốn tài chính khơng đủ, kế tốn quản trị tổ chức thu thập thêm các thông tin cần thiết khác thơng qua các chứng từ kế tốn được thiết kế riêng hoặc bổ sung chỉ tiêu cần thiết trong mẫu chứng từ đang được sử dụng.
Đối với thơng tin dự đốn có tính chất tương lai, kế toán quản trị thu thập bằng hai cách. Một là, phân tích các thơng tin hiện tại, sử dụng các phương pháp thích hợp để xây dựng các phương trình dự đốn chi phí (tổng chi phí bằng (=) biến phí cộng (+) định phí) đảm bảo tính khoa học. Hai là, thu thập từ các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp như bộ phận kinh doanh (dự kiến giá mua nguyên vật liệu, giá bán sản phẩm hàng hóa,...), bộ phận marketing (khả năng tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa,...), bộ phận nhân sự (dự kiến chi phí lương, chi phí đào tạo,...). Độ tin cậy của các thơng tin này phụ thuộc vào trình độ của người thực hiện. Các thơng tin dự đốn tuy khơng thể đảm bảo chính xác nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Tổ chức phân tích thơng tin: Trên cơ sở các thông tin đã thu nhận
được, bộ phận kế tốn quản trị tiến hành phân tích theo các phương pháp khác nhau để phục vụ cho các mục đích khác nhau của các nhà quản trị các cấp. Đối với thơng tin hiện tại, kế tốn có thể so sánh với định mức, dự toán, kỳ trước xác định chênh lệch, nhân tố ảnh hưởng tới sự biến động để có thể tư vấn cho quản lý doanh nghiệp. Đối với các thông tin dự đốn, kế tốn quản trị có thể phân tích mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận, tính kỳ hồn vốn,... làm cơ sở để nhà quản trị lựa chọn phương án hoạt động tốt nhất.
Tổ chức cung cấp thông tin: Thông tin kế toán quản trị được cung
cấp qua hệ thống các báo cáo kế toán quản trị. Các báo cáo này được lập theo nhu cầu thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống báo cáo KTQT trong các doanh nghiệp khác nhau, nộp cho các đối tượng khác nhau ở các thời điểm khác nhau có thể khơng giống nhau. Các doanh nghiệp có thể tổ chức lập các báo cáo phản ánh tình hình thực
hiện các hoạt động, báo cáo phân tích kết quả các hoạt động, báo cáo phân tích các phương án kinh doanh, phương án đầu tư theo mẫu do đơn vị quy định.
Tổ chức kế toán quản trị theo q trình kế tốn
Quá trình kế toán thường bắt đầu từ hạch toán ban đầu trên các chứng từ kế tốn, ghi nhận thơng tin trên các tài khoản, sổ kế toán và cuối cùng là lập báo cáo kế tốn. Tuy nhiên, trong kế tốn quản trị cơng việc đầu tiên phải thực hiện là tổ chức lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh. Sau đó, kế tốn quản trị tổ chức thực hiện theo các phương pháp truyền thống của kế toán. Cụ thể:
Tổ chức hạch toán ban đầu: Bộ phận kế toán của doanh nghiệp
phải tổ chức hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ kế toán. Doanh nghiệp phải thiết kế các mẫu chứng từ, xác định bộ phận, người lập, bộ phận nhận và xử lý thơng tin trên chứng từ. Ngồi các mẫu chứng từ đã có đang sử dụng theo yêu cầu của kế tốn tài chính thì theo u cầu của kế tốn quản trị doanh nghiệp có thể bổ sung thêm một số chỉ tiêu cần thiết (như định mức chi phí, loại chi phí,...) hay bổ sung mẫu chứng từ thích hợp.
Tổ chức tài khoản kế toán và sổ kế toán: Căn cứ các dữ liệu trên
chứng từ, kế toán cần ghi nhận vào các tài khoản kế toán chi tiết được thể hiện trên các sổ kế toán chi tiết. Kế toán quản trị xác định các tài khoản chi tiết cần sử dụng và các sổ kế toán chi tiết tương ứng, xác định kế toán viên chịu trách nhiệm từng nội dung cơng việc với các tài khoản kế tốn phù hợp. Các tài khoản kế toán chi tiết, sổ kế tốn chi tiết có thể mở theo kế tốn chi tiết trong kế tốn tài chính hay mở theo u cầu thơng tin của kế tốn quản trị. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo: việc mở tài khoản chi tiết phải xuất phát từ yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị của từng cấp quản lý; Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu, cấp độ; Việc chi tiết hóa tài khoản khơng được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của tài khoản.
Tùy theo đặc điểm của đối tượng kế toán phản ánh mà kế tốn quản trị có thể thực hiện chi tiết trên tài khoản hay sổ kế tốn. Ví dụ, các khoản chi phí sản xuất có thể phản ánh trên các tài khoản mở chi tiết theo
loại sản phẩm, bộ phận sản xuất. Nhưng đối với chi phí sản xuất chung để phản ánh các loại chi phí được phân loại theo cách ứng xử kế tốn có thể sử dụng Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung được bổ sung các cột, dịng phản ánh chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp.
Tổ chức tính giá: Trên cơ sở các thông tin đã thu thập về chi phí
liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ kế tốn quản trị tổ chức tính giá theo các phương pháp phù hợp. Việc tính giá sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất thường phức tạp hơn đối với hàng hóa, ngun vật liệu mua ngồi.
Tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị: Để cung cấp thông tin cho
các nhà quản trị doanh nghiệp bộ phận kế toán quản trị cần lập hệ thống các báo cáo kế toán quản trị. Doanh nghiệp cần xác định loại báo cáo cần lập, nội dung phản ánh trên báo cáo, thời gian lập báo cáo và kế toán viên lập cũng như đối tượng nhận báo cáo.
Các nội dung tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp được hệ thống hóa trong Hình 1.1.
Hình 1.1. Nội dung tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Theo chức năng thơng tin kế tốn Theo q trình kế tốn
Lập dự tốn ngân sách sản xuất kinh doanh
Tổ chức thu nhận, xử lý thông tin
Tổ chức phân tích thơng tin
Tổ chức cung cấp thơng tin
Tổ chức hạch tốn ban đầu
Tổ chức tài khoản kế toán và sổ kế toán
Tổ chức lập báo cáo KTQT Tổ chức tính giá
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn xác định các nội dung tổ chức KTQT theo các cách khác nhau nhưng khi triển khai thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí của từng cơng việc, bộ phận, dự án, sản phẩm,...;
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin thực hiện, các định mức, đơn giá,... phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định;
- Đảm bảo cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể hơn so với kế tốn tài chính;
- Xác lập các nguyên tắc, phương pháp phù hợp để đảm bảo được tính so sánh giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị cũng như giữa các thời kỳ hoạt động, giữa dự toán và thực hiện.