Bảng 1.1 (tiếp theo)
2.4.1. Công tác tổ chức kho tài liệu
Công tác tổ chức kho tài liệu được triển khai tại bộ phận Thư viện với diện tích 180m2, trong đó việc tổ chức kho tài liệu được phân thành 02 loại hình chính là kho đóng và kho mở, theo đó:
Đối với kho đóng: hầu hết các tài liệu trong bộ phận thư viện đều được tổ chức dưới dạng kho đóng bao gồm: các tài liệu là sách chuyên khảo, tài liệu nội sinh..những tài liệu này sau khi được xử lý sẽ được xếp vào kho theo số đăng ký cá biệt. Hình thức này thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, tuy nhiên người sử dụng phải tiếp cận tài liệu thông qua nhân viên thư viện.
Do tài liệu lưu trữ chủ yếu dưới hình thức kho đóng, do vậy, ngồi báo tạp chí, đối với các tài liệu dạng in khác, thư viện đều sử dụng hình thức sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, tương ứng với từng khổ cỡ, ngôn ngữ, loại tài liệu.
Đối với kho mở bao gồm các loại tài liệu là báo, tạp chí mới, các sách tra cứu.. những tài liệu này được xếp tại phòng đọc, người dùng tin có thể tiếp cận trực tiếp mà khơng phải thơng qua nhân viên thư viện. Tuy nhiên việc tổ chức theo hình thức như vậy địi hỏi phải có diện tích rộng, có nhiều giá, kệ, đủ, tuy nhiên do diện tích có hạn, vì vậy hình thức này chỉ áp dụng đối với các loại tạp chí. Tuy nhiên, tính đến năm 2010, để giảm áp lực lên kho sách, bộ phận thư viện đã bắt đầu tiến hành bổ sung các tạp chí chun ngành dưới hình thức điện tử và tổ chức dưới dạng cơ sở dữ liệu, do vậy, hiện nay các báo, tạp chí phục vụ dưới dạng kho mở chủ yếu là các báo thường thức phục vụ nhu cầu thơng tin, giải trí của nhân viên làm việc tại Viện.