8. Dự kiến kết quả nghiên cứu và bố cục của Luận văn.
1.1.3 Các yếu tố tác động đến hoạt động thông tin-thư viện
Hoạt động thông tin - thư viện được diễn ra theo một dây chuyền thông tin tư liệu, để dây chuyền này có thể vận hành một cách hiệu quả không thể không nhắc đến các yếu tố tác động đến hoạt động thông tin - thư viện. Các yếu tố này có ảnh hưởng vơ cùng quan trọng và có một ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao chất lượng hoạt động tại mỗi cơ quan, trung tâm thơng tin - thư viện nói chung và hoạt động thông tin thư viện tại Viện Vật liệu xây dựng nói riêng.
1.1.3.1 Chính sách về hoạt động thông tin - thư viện
Tiếp cận theo hướng xã hội học có thể hiểu, chính sách là tập hợp biện pháp do chủ thể quản lý đưa ra nhằm tạo ra lợi thế cho một (hoặc một số) nhóm xã hội, giảm lợi thế của một hoặc một số nhóm xã hội khác để thúc đẩy thực hiện một hoặc một số mục tiêu xã hội mà chủ thể quyền lực đang hướng tới.
Ngồi ra, chính sách cịn là một tập hợp biện pháp được thể chế hóa dưới dạng các đạo luật, sắc lệnh; các văn bản dưới luật như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, thơng tư của Bộ, cơ quan ngang Bộ,… Kết quả cuối cùng mà chính sách phải đạt được là tạo ra những biến đổi xã hội phù hợp với mục tiêu mà chủ thể chính sách vạch ra.
Đối với một cơ quan thơng tin - thư viện, chính sách đóng một vai trò hết sức quan trọng, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan đó. Các loại chính sách mà hoạt đông thông tin - thư viện chịu sự tác động của nó có thể kể đến như:
- Chính sách của nhà nước đối với hoạt động thơng tin - thư viện. Đây là chính sách mang tính vĩ mơ, có ảnh hưởng mang tính hệ thống đến hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện của một quốc gia. Chính sách này được thể hiện tại các văn bản quy phạm pháp luật như: Pháp lệnh Thư viện (do Quốc hội ban hành ngày 28 tháng 12 năm 2000), các Nghị định của Chính phủ như Nghị định 11/2014/NĐ-CP về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ ), Thông tư (của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ) trong đó phải kể đến Thơng tư Số: 18/2014/TT-BVHTTD của Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Thư viện, Thông tư của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn thi hành nghị định 11/2014/NĐ-CP và nhiều văn bản khác hướng dẫn thúc đẩy hoạt động thông tin - thư viện.
- Chính sách của cơ quan, đơn vị chủ quản liên quan đến hoạt động thông tin - thư viện. Mỗi cơ quan thông tin - thư viện đều trực thuộc một đơn vị chủ quản và chính vì vậy để thư viện hay cơ quan thơng tin hoạt động hiệu quả thì cịn phụ thuộc rất nhiều vào chủ trương cũng như mức độ quan tâm, đầu tư của đơn vị chủ quản. Chính sách của đơn vị chủ quản đối với hoạt động thông tin - thư viện được thể hiện thông qua sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan tới hoạt động thông tin - thư viện. Điều
này được thể hiện cụ thể qua các khía cạnh: mức độ đầu tư về cơ sở vật chất cho thư viện, bố trí kinh phí hoạt động (mua sách, báo tạp chí,..) bố trí nguồn nhân lực cũng như sự ưu tiên đối với hoạt động thư viện so với các hoạt động khác của cơ quan.
- Mối quan tâm của người đứng đầu (hay ban lãnh đạo) cơ quan thông tin - thư viện đối với hoạt động thông tin - thư viện. Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với việc nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của mỗi cơ quan. Nếu người lãnh đạo thư viện hay cơ quan thông tin quan tâm đến hoạt động thơng tin thư viện, đầu tư thích đáng cho hoạt động này thì hoạt động thơng tin thư viện có nhiều cơ hội phát triển.
- Chính sách (hay sự quan tâm) của người đứng đầu cơ quan thông tin - thư viện được thể hiện thông qua sự quan tâm của họ tới việc đầu tư phát triển nguồn lực thông tin; phát triển các sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện; phát triển nguồn nhân lực; hay chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện tại cơ quan,... Điều này đặc biệt đúng đối với các cơ quan thông tin thư viện trong các viện nghiên cứu. Tại những đơn vị này, hoạt động thông tin thư viện thường được đặt trong phịng Thơng tin - Tiêu chuẩn - Hợp tác quốc tế hay Phòng Khoa học – Hợp tác quốc tế, tại đây thường thì người lãnh đạo quan tâm tới mảng hoạt động nào thì hoạt động ấy có cơ may phát triển.
Tùy theo tính chất, mơ hình hoạt động của mỗi cơ quan thơng tin - thư viện, tác động của mỗi loại chính sách nêu trên có những mức độ khác nhau và có ảnh hưởng vơ cùng to lớn đến hoạt động thông tin - thư viện tại mỗi cơ quan, trung tâm thông tin - thư viện.
1.1.3.2 Công tác tổ chức và quản lý của cơ quan thông tin - thư viện
Tổ chức cơ quan thông tin - thư viện là nhằm thiết lập một cơ cấu, mơ hình hoạt động thích hợp cho thư viện tồn tại và phát triển bằng cách thức bố trí, sắp xếp dựa trên sự gắn kết và cân đối hài hòa giữa các nguồn lực: nhân lực, vật lực, tài lực và tin lực nhằm thúc đẩy hoạt động thông tin - thư viện tại mỗi cơ quan đạt hiệu quả cao nhất. Tổ chức cơ quan thông tin - thư viện bao gồm:
- Tổ chức bộ máy gồm xây dựng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, mơ hình hoạt động, cơ chế hoạt động, các phòng ban trực thuộc và mối quan hệ công tác
giữa thư viện/trung tâm thông tin - thư viện với các cơ quan/đơn vị chủ quản và với các đơn vị có liên quan khác.
- Tổ chức nhân sự (hay nói cách khác là tổ chức lao động khoa học) gồm bố trí nhân sự vào các vị trí khác nhau trong mơ hình tổ chức nhằm bảo đảm cho hoạt động tại cơ quan thông tin - thư viện diễn ra một cách ổn định và hiệu quả. Ngoài ra tổ chức nhân sự cịn gắn liền với các cơng tác như: bổ nhiệm, tuyển dụng nhân lực, chế độ chính sách (các chế độ phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật..) cho người làm công tác thư viện và đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho nguồn nhân lực của cơ quan, đơn vị.
- Tổ chức hoạt động (tổ chức sản xuất) là cách thức sắp xếp triển khai các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện theo chu trình, dây chuyền thơng tin tư liệu, ngồi ra tổ chức hoạt động còn là cách gắn kết các nguồn lực sẵn có của thư viện phục vụ cho hoạt động thông tin - thư viện tại cơ quan/đơn vị như: bố trí nguồn nhân lực, phân bổ kinh phí, liên kết, hợp tác, chia sẻ phục vụ cho các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện.
Quản lý là điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay một quá trình theo những quy luật, định luật hay những quy tắc tương ứng nhằm giúp cho hệ thống hay q trình đó được vận động theo ý muốn của người quản lý để đạt được những mục đích đã định trước. Ngồi ra liên quan đến khái niệm về quản lý, có nhiều những quan điểm khác nhau có liên quan, có thể kể đến như:
Theo Frederick Winslow Taylor (1856-1915) quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hồn thành cơng việc một cách tốt nhất và rẻ nhất. Sau này người ta khái quát quan điểm của F.W. Taylor rằng quản lý là thông qua người khác để đạt được mục tiêu của mình[44].
Theo Henri Fayon “quản lý là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp kiểm tra [43].
Ở Việt Nam, tác giả Trần Kiểm cho rằng “Quản lý là những hoạch định của chủ thể quản lý trong việc huy động, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối các nguồn lực trong và ngoài tổ chức một cách tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất[44],
Theo Trần Quốc Thành “Quản lý là sự tác động có ý thức của chủ thể quản lý để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội, hành vi và hành động của con người nhằm đạt tới mục đích, đúng với ý chí nhà quản lý phù hợp với quy luật khách quan [25].
Như vậy bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành một cách hiệu quả đạt mục tiêu đề ra.
Từ những quan điểm trên về quản lý, có thể hiểu, quản lý cơ quan thơng tin - thư viện là cách thức tác động hợp quy luật của chủ thể quản lý nhằm huy động, kết
hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối các nguồn lực trong và ngồi cơ quan thơng tin - thư viện để nâng cao chất lượng hoạt động thông tin - thư viện. Quản lý cơ quan
thông tin - thư viện bao gồm các nội dung chủ yếu như: quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý quy trình hoạt động với những hoạt động như: xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện, giám sát thực hiện, đánh giá kết quả thực hiện.
Đối với mỗi cơ quan thông tin - thư viện, vấn đề tổ chức và quản lý luôn được xem là một trong những yếu tố có tác động rất lớn đến hoạt động thông tin - thư viện, bởi lẽ tổ chức và quản lý có chức năng quan trọng trong việc điều tiết, điều phối các nguồn lực trong và ngoài thư viện như: nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực cũng như mối quan hệ của thư viện với cơ quan chủ quản và với các thư viện khác trong cùng hoặc khác hệ thống.
Khi nhắc đến vấn đề về tổ chức và quản lý cơ quan thông tin - thư viện cũng cần nhắc đến vai trò của người đứng đầu cơ quan thông tin - thư viện, bởi lẽ họ chính là chủ thể của cơng tác tổ chức và quản lý và cũng chính là người đóng vai trị quan trọng trong vấn đề hoạch định mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược phát triển cho cơ quan thơng tin - thư viện.
1.1.3.3 Nguồn nhân lực thông tin - thư viện
Nguồn nhân lực là động lực cho sự phát triển, đảm bảo cho mọi nguồn sáng tạo trong tổ chức. Nguồn nhân lực được coi là “tài nguyên nhân văn”, nó được xếp trên cả tài ngun vật chất, nguồn tài chính. Khơng có những con người làm việc hiệu quả thì tổ chức đó khơng thể nào đạt tới mục tiêu. Trong thời đại ngày nay, có
thể có nguồn nhân lực là nguồn lực mang tính chiến lược, đặc biệt trong bối cảnh xã hội đang chuyển sang nền kinh tế tri thức, thì các yếu tố cơng nghệ, vốn, ngun vật liệu đang ngày càng giảm dần vai trị của nó. Bên cạnh đó, nhân tố tri thức của con người với các đặc trưng: năng động, sáng tạo ngày càng chiếm một vị trí quan trọng. Nếu biết khai thác nguồn lực này đúng cách sẽ tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của con người.
Đối với lĩnh vực thông tin - thư viện, nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng và là một trong bốn yếu tố cấu thành cơ quan thông tin - thư viện. Nhiều tài liệu chuyên ngành về công tác thư viện đã nhận định “cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện” và là trung tâm trong mọi hoạt động thông tin - thư viện. Nguồn nhân lực thông tin - thư viện được tiếp cận ở hai khía cạnh đó là: số lượng và chất lượng nguồn nhân lực.
Trong mỗi tổ chức nói chung và trong cơ quan thơng tin - thư viện nói riêng, số lượng nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác tổ chức và quản lý hoạt động thông tin - thư viện, bởi lẽ hoạt động thông tin - thư viện là một chuỗi các hoạt động gắn với dây chuyền thông tin tư liệu gồm nhiều cơng đoạn và có độ chun mơn hóa cao, điều này địi hỏi phải có một số lượng nhân lực nhất định để đảm bảo cho sự vận hành đạt hiệu quả. Cũng vì lẽ vậy, cơ quan, trung tâm thơng tin - thư viện hạn chế về nguồn nhân lực là một bất lợi lớn trong việc triển khai một cách tồn diện và hiệu quả hoạt động thơng tin - thư viện đáp ứng cho nhu cầu tin của người dùng tin.
Tuy nhiên, để hoạt động thơng tin - thư viện có thể diễn ra một cách hiệu quả, yếu tố về số lượng chỉ là điều kiện cần, trong khí đó, điều kiện đủ là chất lượng nguồn nhân lực, bởi nếu một cơ quan thơng tin - thư viện có đơng nhân sự nhưng chất lượng khơng đảm bảo, sẽ gây áp lực lớn cho người quản lý trong việc bố trí sử dụng nhân sự và đặc biệt là gây áp lực cho vấn đề về tài chính khi phải chi trả cho một số lượng nhân sự đông nhưng không đảm bảo công việc.
Chất lượng nguồn nhân lực trong hoạt động thông tin - thư viện được thể hiện ở các khía cạnh đó là: đạo đức nghề nghiệp, năng lực về chuyên môn nghiệp vụ, trình độ quản lý, quản trị hoạt động thông tin - thư viện, đặc biệt trong bối cảnh
ngày nay, chất lượng nhân lực thư viện nguồn nhân lực thư viện còn được thể hiện qua năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động thông tin - thư viện và ngoại ngữ.
Một cơ quan thông tin - thư viện có được sự đồng đều và hài hịa về số lượng và chất lượng nhân lực trong hoạt động thông tin - thư viện sẽ đảm bảo cho hoạt động thơng tin - thư viện có nhiều khởi sắc, hiệu quả, phục vụ đắc lực nhu cầu của người dùng tin mà cơ quan có trách nhiệm phục vụ.
1.1.3.4 Nguồn lực tài chính
Trong mỗi tổ chức nói chung và đối với cơ quan thơng tin - thư viện nói riêng, nguồn lực tài chính ln đóng một vai trị then chốt và có ảnh hưởng không chỉ đối với hoạt động thơng tin - thư viện mà cịn tác động đến nhiều vấn đề khác.
Điều 20 Pháp lệnh Thư viện quy định các nguồn tài chính của thư viện bao gồm: Ngân sách Nhà nước cấp hoặc hỗ trợ, vốn của tổ chức, các khoản thu phí từ dịch vụ thư viện và các nguồn tài trợ của tổ chức, cá nhân, trong và ngoài nước. Đối với các thư viện hoạt động bằng ngân sách Nhà nước (quy định tại Điều 13 Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06 tháng 8 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện) thì nguồn tài chính chủ yếu đó là do Ngân sách nhà nước cấp hoặc hỗ trợ. Chính vì vậy, khi nhắc đến vai trị của nguồn lực tài chính đối với hoạt động thông tin - thư viện, ta cũng cần nhắc đến vai trò, mức độ đầu tư của cơ quan chủ quản mà thư viện trực thuộc vì họ chính là đối tượng hàng năm đề xuất nguồn ngân sách nhà nước chi cho các hoạt động của cơ quan thông tin - thư viện.
Thông thường, nguồn tài chính của thư viện được cấp hàng năm sẽ chi cho các khoản bao gồm:
- Chi cho nhân sự (lương, phụ cấp, cơng tác phí, đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ).
- Chi cho hoạt động thông tin - thư viện (hoạt động chuyên môn nghiệp vụ) bao gồm: phát triển nguồn lực thông tin (bổ sung tài liệu), các hoạt động xử lý tài liệu, chuyển dạng, số hóa tài liệu, triển khai dịch vụ thông tin - thư viện, truyền thông vận động và một số các động chuyên môn, nghiệp vụ khác theo quy định.
- Chi cho xây dựng nâng cấp cơ sở hạ tầng, phòng ban.
- Chi cho bảo trì, bảo dưỡng, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác thư viện tại cơ quan.
- Các hoạt động khác của cơ quan thông tin - thư viện.
Như vậy có thể nói, sau nguồn nhân lực, nguồn lực về tài chính đóng một vai trị then chốt trong hoạt động thông tin - thư viện, và nguồn lực này ảnh hưởng một cách