Bảng 1.1 (tiếp theo)
2.2.1. Xử lý hình thức tài liệu
2.2.1.1. Cơng cụ xử lý hình thức tài liệu
Hiện nay, việc xử lý hình thức tài liệu được bộ phận thư viện thực hiện dựa trên các cơng cụ đó là: quy tắc biên mục AACR2 và khổ mẫu MARC 21 để biên mục tài liệu.
MARC 21 là khổ mẫu mơ tả có cấu trúc dành riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử và cho phép máy tính lưu trữ và truy xuất thơng tin. Cấu trúc của nó là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thư mục được sắp xếp trong các trường có độ dài nhất định và được mã hóa, trình bày theo một quy định chặt chẽ.
Quy tắc mô tả AACR2 được cộng đồng thư viện Anh và Mỹ hợp tác biên soạn từ năm 1967, và đến nay được sử dụng khá phổ biến trên thế giới. Năm 2016 là năm đầu tiên thư viện sử dụng bộ quy tắc này trong mô tả tài liệu, từ năm 2015 trở về trước, bộ phận thư viện sử dụng tiêu chuẩn quốc tế ISBD trong mô tả tài liệu.
2.2.1.2. Triển khai xử lý hình thức tài liệu
Tài liệu sau khi được đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt của cơ quan và được đóng dấu tại trang tên sách và trang số 17 của tài liệu, sẽ được nhân viên thư viện tiến hành
Xử lý hình thức Đăng ký cá biệt Phân loại Xử lý nội dung Đóng dấu Tài liệu được
bổ sung vào thư viện Định từ khóa Tóm tắt Nhập các thơng tin vào phần mềm (Phân hệ Biên mục) In ký hiệu và dán nhãn Xếp giá tài liệu Mô tả thư mục
mô tả thư mục. Xử lý hình thức tài liệu là quá trình ghi lại một cách ngắn gọn các yếu tố đặc trưng của tài liệu nhằm mơ tả những đặc trưng về mặt hình thức rồi trình bày theo các quy tắc nhất định giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu.
Hiện tại Viện đang sử dụng quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế AACR2 với những vùng cơ bản như: nhan đề và thông tin xuất bản, lần xuất bản, địa chí xuất bản, đặc trưng về số lượng, tùng thư, phụ chú, ISBN. Việc mơ tả hình thức tài liệu được bộ phận thư viện thực hiện dưới hình thức các phiếu mơ tả.
Từ năm 2005 đến nay, Viện đã khơng in phích, phiếu mơ tài liệu, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động, bộ phận thư viện đã áp dụng khổ mẫu MARC 21 trong việc thực hiện mơ tả dữ liệu vào máy tính để quản lý một cách có hiệu quả hơn.