8. Dự kiến kết quả nghiên cứu và bố cục của Luận văn.
1.1.2 Nội dung của hoạt động thông tin-thư viện
Trong thời đại ngày nay, khi công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin xâm nhập rất sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, hoạt động thông tin - thư viện không chỉ đơn giản là thu thập, xử lý, lưu giữ, bảo quản tài liệu và phục vụ người đọc, mà đó là một hoạt động khoa học chuyên sâu, với sự tham gia của đội ngũ cán bộ từ nhiều chuyên ngành khác nhau. Khơng chỉ có vậy, hoạt động thơng tin thư viện còn đòi hỏi sự đầu tư về kỹ thuật và cơng nghệ, địi hỏi người sử dụng cũng phải được trang bị những kỹ năng và kiến thức khác hẳn với khi họ sử dụng thư viện truyền thống.
Theo dây chuyền thông tin tư liệu, hoạt động thông tin - thư viện bao gồm 04 công đoạn:
1- Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin (chọn lọc, bổ sung tài liệu);
2- Xử lý thông tin, tạo ra các cơ sở dữ liệu và các sản phầm thông tin thư viện khác nhau;
3- Lưu trữ và bảo quản tài liệu;
4- Tìm tin và phổ biến thông tin, phục vụ người đọc.
1.1.2.1 Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin
Đây là bước đầu tiên trong dây chuyền thơng tin tư liệu (cịn được gọi là chọn lọc và bổ sung tài liệu hay phát triển nguồn tin) và cũng là một trong những bước quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hoạt động thông tin - thư viện bởi lẽ nguồn lực thông tin (tài liệu) được coi là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện/trung tâm thông tin - thư viện. Do vậy, công tác xây dựng và phát triển nguồn lực thơng tin cần có một quá trình chọn lọc khắt khe với nhiều công đoạn nhằm đảm bảo chất lượng của nguồn lực thông tin.
Kế thừa các cơng trình nghiên cứu khoa học về phát triển nguồn lực thông tin trong các cơ quan thông tin - thư viện và căn cứ thực tiễn về yêu cầu trong công tác phát triển nguồn lực thông tin, tác giả đưa ra sơ đồ các bước về công tác xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin như sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình phát triển nguồn lực thơng tin
(dựa trên chiến (theo các
lược phát triển nguồn bổ sung) nguồn lực thông tin)
Căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển nguồn lực thơng tin
Như vậy quy trình phát triển nguồn lực thông tin của mỗi cơ quan thông tin - thư viện được tiến hành theo 05 bước bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn lực thông tin: Kế hoạch này được xây dựng dựa trên các yếu tố: chức năng nhiệm vụ của cơ quan thông tin - thư viện, chiến lược phát triển nguồn lực thông tin của thư viện trong một thời kỳ, khảo sát phân tích đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin, kết quả đánh giá nguồn lực thơng tin và nguồn kinh phí hàng năm của cơ quan thông tin - thư viện được cấp.
- Chọn lọc thông tin: đây là bước nhằm sàng lọc các thông tin/tài liệu khác nhau, dựa trên các tiêu chí, căn cứ để lựa chọn thông tin/tài liệu cho phù hợp với kế hoạch phát triển nguồn lực thông tin cũng như nhu cầu thông tin của người dùng tin.
- Thu thập thơng tin: sau khi hồn thành cơng tác chọn lọc thông tin, căn cứ theo các nguồn bổ sung khác nhau cũng như danh mục các thông tin được lựa chọn, cơ quan thông tin - thư viện sẽ tiến hành thu thập thông tin.
- Đánh giá thông tin: việc đánh giá thông tin được tiến hành sau khi tài liệu đã được bổ sung vào thư viện/trung tâm thông tin - thư viện và đã được người dùng tin Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn lực thông tin Chọn lọc thông tin Thu thập thông tin Đánh giá thông tin Thanh lọc tài liệu
sử dụng một thời gian nhất định. Nội dung đánh giá thông qua các chỉ tiêu thống kê về vịng quay, lượt sử dụng các thơng tin/tài liệu của người dùng tin, các phản hồi của người dùng tin về thông tin/tài liệu. Kết quả đánh giá thông tin sẽ là căn cứ để cơ quan thơng tin - thư viện hồn thiện việc xây dựng kế hoạch xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin hàng năm, cũng như là căn cứ để thanh lọc thông tin/tài liệu đối với các tài liệu khơng cịn nhiều giá trị theo quy định của pháp luật để nâng cao chất lượng nguồn thông tin của cơ quan.
- Thanh lọc thông tin/tài liệu: một cơ quan thông tin - thư viện sẽ quá tải về thông tin, tài liệu nếu như các nguồn tin khơng có giá trị vẫn tồn tại trong kho tài liệu. Thanh lọc thơng tin/tài liệu được tiến hành sau khi có cơng tác đánh giá thơng tin của cơ quan thông tin - thư viện.
1.1.2.2 Xử lý thông tin
Xử lý thông tin là một trong những công đoạn quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện bởi công đoạn này là nơi tập trung hầu hết các công việc cơ bản nhất của hoạt động nghiệp vụ thư viện và là khâu tiếp nhận các dữ liệu/tài liệu đầu vào, chế biến, xử lý, bao gói và tạo ra sản phẩm, dịch vụ của người dùng tin. Kết quả của việc xử lý thơng tin chính là tạo ra các sản phẩm như thư mục, các bộ phiếu mục lục, các cơ sở dữ liệu, và các loại sản phẩm khác như tổng quan, tổng thuật,.. Từng công đoạn khác nhau trong xử lý thông tin sẽ tạo ra sản phẩm hoặc bán sản phẩm thông tin khác nhau nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin. Như vậy, xử lý thơng tin/tài liệu chính là kỹ năng/nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả
các đặc trưng về hình thức và nội dung (khối lượng thông tin/tri thức/kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm sốt được khơng chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy. [31,trang 19]
Xử lý thông tin bao gồm: xử lý hình thức thông tin và xử lý nội dung thông tin.
a) Xử lý hình thức thơng tin/tài liệu
Xử lý hình thức thơng tin là q trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu, trình bày theo những quy tắc nhất định nhằm giúp cho người dùng có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu và có khái niệm ban đầu về tài liệu để phân biệt các tài
liệu khác trước khi nghiên cứu về nội dung của tài liệu đó. Các đặc trưng của tài liệu bao gồm: tên tác giả, trách nhiệm của người biên soạn, tên tài liệu, các thông tin về xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, nguồn gốc, đặc điểm vật lý, dạng tài liệu…)..
Xử lý tài liệu có 03 chức năng quan trọng: chức năng nhận dạng, chức năng thơng tin và chức năng tìm tin [31, trang 19].
Xử lý nội dung thơng tin/ tài liệu là q trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngơn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận…).
Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của người dùng tin và khả năng đáp ứng của cơ quan thông tin - thư viện..
Nội dung của hoạt động xử lý nội dung thông tin/tài liệu bao gồm:
Phân loại nội dung tài liệu: là q trình phân tích thơng tin/tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng các ký hiệu khung phân loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc và nội dung tài liệu đề cập.
Định chủ đề cho nội dung thơng tin/tài liệu: là q trình phân tích nội dung thơng tin/tài liệu đó và thể hiện các đề tài đó bằng các đề mục chủ đề theo một bảng đề mục chủ đề nhất định. Các mục chủ đề thường được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái đầu của đề mục chủ đề.
Định từ khóa cho nội dung thơng tin/tài liệu: là q trình phân tích nội dung thông tin/tài liệu để xác định những khái niệm đặc trưng mà nội dung tài liệu đề cập và mơ tả nội dung chính của tài liệu bằng một từ/cụm từ khóa nhằm mục đích lưu giữ thơng tin/tài liệu..
Tóm tắt nội dung thơng tin/tài liệu là q trình nghiên cứu thơng tin/tài liệu gốc, phân tích để hiểu rõ nội dung tài liệu, phân tích, chọn lọc nội dung thơng tin, tổng hợp thông tin và xử lý ngữ nghĩa để biên soạn thành văn bản tóm tắt nội dung của thơng tin tài liệu đó. Kết quả của q trình này là tạo ra tài liệu bậc hai - bài tóm tắt nội dung thơng tin/tài liệu gốc. Khối lượng bài tóm tắt tùy thuộc vào khối lượng thông tin/tài liệu gốc, giá trị thơng tin chứa trong đó và mức độ tiếp nhận nội dung từ thông tin/tài liệu gốc .
Chú giải nội dung thông tin/tài liệu là quá trình xử lý nội dung thông tin/tài liệu để lựa chọn những thơng tin ngắn gọn, chính xác về đặc tính và nội dung cho thơng tin tài liệu gốc đó nhằm giúp thơng báo, trợ giúp người dùng tin nhanh chóng chọn lọc thơng tin/tài liệu cần thiết mà không cần đến tài liệu gốc và không bị cản trở bởi hàng rào ngôn ngữ.
Tổng luận nội dung thông tin/tài liệu là một trong những cơng đoạn xử lý nội dung của một nhóm các loại hình tài liệu/thơng tin khoa học khác nhau nhưng có chung một nội dung, chủ đề để phân tích, xem xét và tập hợp một cách logic các dữ liệu được phản ánh trong tài liệu gốc, đặt trong một điều kiện lịch sử cụ thể nhằm trình bày cơ đọng, có hệ thống các thơng tin và tổng hợp chặt chẽ về các vấn đề cần tổng luận trên cơ sở phân tích thực trạng và mức độ, xu hướng phát triển của chúng [31, trang 23].
1.1.2.3. Tổ chức lưu trữ và bảo quản thông tin
Tổ chức lưu trữ và bảo quản thông tin là hai trong số những khâu trong hoạt động thông tin - thư viện, quyết định phần nào hiệu quả hoạt động của thư viện cũng như chất lượng phục vụ tài liệu để thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng. Một hệ thống kho tài liệu được tổ chức, sắp xếp khoa học, thông tin/tài liệu được bảo quản trong môi trường tốt và đúng quy tắc sẽ giúp tài liệu được lưu giữ lâu dài, khơng bị hư hỏng, người dùng tin dễ tìm thấy tài liệu, nhân viên thư viện dễ quản lý. Từ đó giúp cho cơ quan thơng tin - thư viện nâng cao hiệu quả bằng việc nâng cao số vòng quay của tài liệu.
Công tác lưu trữ thông tin bao gồm các công đoạn như: tiếp nhận thông tin về kho tài liệu, phân kho, đăng ký, xử lý, sắp xếp, quản lý. Việc lưu trữ thơng tin có mối quan hệ qua lại với các công đoạn khác trong hoạt động thông tin - thư viện như: xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin, tổ chức hệ thống tra cứu, phục vụ người dùng tin.
Công tác bảo quản thông tin gắn chặt với công tác lưu trữ thông tin nhằm tạo điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho các tài liệu. Công tác bảo quản bao gồm các hoạt động: tổ chức xắp sếp các kho tài liệu, đầu tư trang thiết bị bảo quản và chuyển dạng tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo
động, áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh đảm bảo sự an toàn cho tài liệu.
Việc bảo quản thơng tin được chú trọng ở hai khía cạnh: bảo quản dự phịng và bảo quản phục chế trong đó:
Bảo quản dự phòng nhằm ngăn chặn sự xuống cấp của tồn bộ các tư liệu nói chung trong quá trình sử dụng và phục vụ, tránh đến mức thấp nhất có thể những yếu tố thiên tai.
Bảo quản phục chế nhằm sửa chữa, phục hồi lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hóa tính của tài liệu [12, trang 56].
1.1.2.4 Tìm và phổ biến thơng tin
Việc tìm và phổ biến thơng tin chính là dựa trên thành quả của các hoạt động xử lý nội dung và hình thức tài liệu - cơng đoạn này tạo ra một chuỗi các sản phẩm thông tin - thư viện bao gồm: phiếu mô tả thư mục hoặc biểu ghi thư mục trong đó thể hiện các thông tin đặc trưng về hình thức và nội dung của thông tin/tài liệu được xử lý; các tóm tắt, chú giải, tổng luận..các bản dịch tài liệu; hệ thống hóa các đề mục, chủ đề; hệ thống từ khóa; hệ thống các ký hiệu phân loại tài liệu…
Tìm và phổ biến thông tin là một trong những công đoạn quan trọng trong dây chuyền thông tin tư liệu, và cũng là công đoạn mà cơ quan thơng tin - thư viện có sự tương tác nhiều nhất đến người dùng tin, và là một trong những yếu tố thu hút người dùng tin đến sử dụng thư viện và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện mà thư viện/trung tâm thông tin - thư viện tạo ra.