Bảng 1.1 (tiếp theo)
2.3.1. Hệ thống mục lục
Qua quá trình xử lý thơng tin, hệ thống mục lục của bộ phận thư viện đã được hình thành với 02 loại hình chính đó là hệ thống mục lục truyền thống và mục lục trực tuyến OPAC, trong đó:
Hệ thống mục lục truyền thống là tập hợp các phiếu được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của cơ quan thông tin thư viện. Chức năng
chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác định được thông tin về tài liệu cũng như vị trí tài liệu được lưu giữ trong kho..
Hệ thống mục lục trực tuyến OPAC là mục lục được máy tính hóa và người sử dụng trực tiếp tra tìm tài liệu qua mạng internet. OPAC được đông đảo người dùng tin sử dụng và đánh giá cao vì sự tiện lợi và ưu điểm của nó, đặc biệt với khả năng đa truy cập sẽ tạo điều kiện để nhiều người có thể truy cập vào các cơ sở dữ liệu của bộ phận thư viện tại cùng một thời điểm và sử dụng cùng một lúc.
2.3.1.1. Hệ thống mục lục truyền thống
Hệ thống mục lục truyền thống của Viện được đặt tại Phịng thư viện thuộc Trung tâm thơng tin, tiêu chuẩn và hợp tác quốc tế. Hệ thống mục lục là sản phẩm trong quá trình xử lý tài liệu và được nhân viên thư viện tạo ra bằng phương pháp thủ công. Hiện tại hệ thống mục lục truyền thống tại Viện được tổ chức dưới 02 hình thức: mục lục chữ cái và mục lục phân loại, trong đó:
Mục lục chữ cái: là tập hợp các phiếu mô tả thư mục theo trật tự chữ cái, họ tên tác giả hoặc tên tài liệu.
Mục lục phân loại: là tập hợp các phiếu mô tả được sắp xếp theo trật tự môn loại theo bảng phân loại DDC và bảng phân loại mà thư viện tự tạo ra trong lĩnh vực vật liệu xây dựng. Mục lục phân loại tại Viện được chia thành 02 phần gồm các phiếu mô tả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài. Trong mỗi phần, các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự khung phân loại DDC và theo trật tự chữ cái họ, tên tác giả.
Hệ thống mục lục phiếu của trung tâm có ưu điểm đó là linh hoạt trong việc bổ sung, sửa chữa hoặc loại bỏ khi Viện có các đợt bổ sung, thanh lý, thanh lọc tài liệu. Tuy nhiên, do các nhược điểm: cổng kềnh, khó luân chuyển tới tận tay người dùng tin, việc xây dựng hệ thống mục lục mất nhiều thời gian, công sức, do vậy trong những năm trở lại đây Viện không cập nhật hệ thống mục lục.
2.3.2.2. Mục lục truy cập trực tuyến OPAC
Hiện nay với việc sử dụng các phần mềm tích hợp tại thư viện như: Smilib, hay mới đây nhất là việc thư viện sử dụng phần mềm Koha, hệ thống mục lục truy cập trực tuyến OPAC đã được hình thành với một số lượng lớn các biểu ghi trực
tuyến. Để sử dụng hệ thống mục lục trực tuyến, người dùng tin có 02 cách đó là: đến trực tiếp phòng thư viện, sử dụng hệ thống máy tính tra cứu được đặt tại phịng và thực hiện các thao tác tìm tin qua máy tính. Cách thứ 02 đó là Người dùng tin có thể truy cập vào trang web của Viện Vật liệu xây dựng và vào mục
http://thuvienso.vibm.vn/ sau đó kick vào mục Tra tìm tài liệu và tìm kiếm tài liệu
như đang sử dụng tại phòng Thư viện.