Bảng 1.1 (tiếp theo)
2.2. Công tác xử lý tài liệu
Tiếp theo công đoạn phát triển nguồn lực thông tin, một trong những khâu quan trọng khác trong chu trình hoạt động thơng tin thư viện tại Viện đó là xử lý tài liệu. Đây là một trong những cơng đoạn địi hỏi nhiều cơng sức và chất xám của người làm công tác thư viện. Hoạt động xử lý tài liệu tại Viện bao gồm các công đoạn nhỏ là: xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu. Quy trình xử lý tài liệu tại Viện được thể hiện qua sơ đồ 2.1.
Như vậy, đối với tài liệu in, công đoạn xử lý tài liệu được triển khai theo các bước: Sau khi tài liệu được bổ sung và chuyển đến bộ phận xử lý tài liệu, nhân viên thư viện sẽ tiến hành xử lý hình thức bao gồm 02 công đoạn: Đăng ký cá biệt và đóng dấu, và mơ tả thư mục tiếp đến sẽ xử lý nội dung tài liệu bao gồm các cơng đoạn: phân loại, định chủ đề, định từ khóa và tóm tắt. Sau khi hai cơng đoạn xử lý hình thức và xử lý nội dung được hồn thành, các thơng tin thu nhận được từ 02 công đoạn này sẽ được nhân viên thư viện nhập vào phần mềm (qua phân hệ biên mục), sau khi hoàn thành sẽ in ký hiệu và dán nhãn trước khi đưa tài liệu lên giá.
Đối với tài liệu số, hiện nay, những tài liệu số được hình thành từ con đường số hóa sẽ sử dụng các biểu ghi biên mục của các tài liệu gốc đã được xử lý, những tài liệu số được hình thành qua con đường mua quyền truy cập (chủ yếu là báo, tạp chí). Hiện nay, bộ phận thư viện mới chỉ tạo lập cơ sở dữ liệu để lưu trữ, chưa có các hình thức xử lý đối với những tài liệu thuộc diện này.
Sơ đồ 2.1. Quy trình xử lý tài liệu in tại Viện Vật liệu xây dựng