Hãy nghĩ về thông tin phản hồi tốt nhất bạn từng nhận được. Đó không phải là điều bạn thật sự mong đợi, nhưng nó mang đến sự khác biệt trong cách hành xử của bạn về sau. Thông tin phản hồi đó có thể định hình cách làm việc của bạn, hoặc cách bạn xử trí trong một tình huống cụ thể, hoặc ngay cả sự nghiệp của bạn. Điều gì khiến thông tin phản hồi đó hữu ích đến vậy?
Nếu bạn là người chịu trách nhiệm đưa ra thông tin phản hồi, có vài cuốn cẩm nang hướng dẫn bạn đầy đủ, đảm bảo rằng cách làm nào phù hợp với đạo đức và pháp luật. Còn bây giờ bạn hãy xem qua một số thông tin sau: việc có tuân thủ đạo đức và pháp luật hay không chẳng khiến thông tin phản hồi trở thành điều có thể thay đổi hành vi con người; tuy nhiên, đem những hiểu biết của bạn về EQ vào công tác phản hồi sẽ làm được điều đó. Dưới đây là mối liên hệ giữa thông tin phản hồi và EQ – đưa ra phản hồi là việc tạo dựng mối quan hệ và nó đòi hỏi cả bốn kỹ năng EQ để phát huy tác dụng. Sử dụng kỹ năng tự nhận thức để nhận biết những cảm xúc của mình về nội dung phản hồi. Bạn có thoải mái khi làm việc này không? Tại sao có hoặc tại sao không? Tiếp theo, áp dụng kỹ năng làm chủ bản thân để quyết định xem mình sẽ làm gì với thông tin có được từ những câu hỏi trên. Ví dụ, nếu bạn lo lắng về việc góp ý phép xã giao trong giao tiếp qua điện thoại của ai đó, bởi bạn không muốn người khác nghĩ mình là kẻ nghe trộm, thế thì chính xác bạn sẽ tự mình vượt qua nỗi băn khoăn ấy như thế nào để tự tin đưa ra phản hồi? Điều này tùy thuộc vào bạn, nhưng đừng bỏ qua việc góp ý chỉ vì cảm giác bất tiện.
Đưa ra phản hồi là việc tạo dựng mối quan hệ và nó đòi hỏi cả bốn kỹ năng EQ để phát huy tác dụng.
Tiếp theo, hãy áp dụng kỹ năng nhận thức xã hội để nghĩ về những đối tượng tiếp nhận thông tin. Hãy nhớ, phản hồi nhắm vào vấn đề chứ không nhằm phê phán cá nhân. Bạn cần đưa ra thông điệp như thế nào để người nghe cảm thấy rõ ràng, thẳng thắn, mang tính xây dựng và được tôn trọng? Thông tin phản hồi mang tính xây dựng gồm hai phần: chia sẻ ý kiến của cá nhân bạn và đề xuất giải pháp thay đổi. Hãy lấy Todd làm ví dụ: anh là một người thẳng thắn, vì vậy nói vòng vo về những điều anh ấy cần cải
thiện trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chỉ khiến anh ấy bị tổn thương. Nhưng nếu việc nói giảm nói tránh những chuyện khó lọt tai cũng nằm trong kế hoạch cải thiện bản thân của anh ấy, thì bạn nên cân nhắc việc góp ý bằng cả hai cách: thẳng thắn và nhẹ nhàng để anh ấy có thể thấy được sự khác biệt và học hỏi từ điều đó.
Jenni, ngược lại, là người nhạy cảm. Bởi vì đây là việc tạo dựng các mối quan hệ, nên hãy nghĩ đến cô ấy khi dự định đưa ra thông tin phản hồi. Hãy dùng những từ rào đón như “Tôi nghĩ” hoặc “Tôi tin là” hoặc “Lần này” để bắt đầu một lời góp ý nhẹ nhàng. Thay vì “bản báo cáo của chị tệ hết sức,” hãy dùng câu, “Tôi tin rằng một số phần trong bản báo cáo của chị cần điều chỉnh. Tôi có thể trao đổi với chị về một số gợi ý không?” Ở đây, đưa ra đề xuất cải thiện hữu ích hơn – chứ không phải mệnh lệnh. Cuối cùng bạn hãy hỏi ý kiến người nhận về góp ý của bạn, và cảm ơn họ vì đã sẵn lòng xem xét những gợi ý của bạn.