“Tại sao tôi không được cân nhắc trong đợt bổ nhiệm lần này?” Judith, nhân viên của bạn, hỏi với vẻ khá dè dặt, dáng điệu khổ sở và giọng nói run run. Đây sẽ là một cuộc nói chuyện khó khăn. Trước khi bạn kịp nói với Judith, tin tức hành lang đã rò rỉ thông tin Roger sẽ được thăng chức lần này. Bạn đánh giá cao năng lực của Judith và những gì cô làm, nhưng bạn cũng cần giải thích rằng cô ấy chưa sẵn sàng cho việc thăng chức đợt này. Và đó vẫn chưa phải là phần khó nhất trong cuộc trao đổi – kiểm soát mức độ thiệt hại mới là điều quan trọng.
Từ phòng họp đến phòng giải lao, đâu đâu cũng có thể diễn ra những cuộc trao đổi căng thẳng và bạn hoàn toàn có thể giải quyết chúng một cách hiệu quả và bình tĩnh. Những cuộc trao đổi khó khăn là điều không thể tránh khỏi; vì thế hãy quên đi việc trốn tránh nó, bởi trước sau rồi bạn cũng gặp. Mặc dù các kỹ năng EQ không thể làm cho những cuộc đối thoại dạng này biến mất, nhưng việc nắm được một số kỹ năng mới mẻ có thể giúp bạn xử trí dễ hơn mà không hủy hoại mối quan hệ.
1. Bắt đầu bằng một thỏa thuận. Nếu bạn biết cuộc nói chuyện sẽ dẫn đến bất đồng, hãy bắt đầu bằng những điểm chung mà cả hai cùng chia sẻ. Cho dù chỉ đơn giản là thống nhất với nhau rằng cuộc trò chuyện sẽ khó khăn nhưng rất ý nghĩa, hay cùng nhất trí với nhau về một mục đích chung, thì cũng hãy cứ tạo ra cảm giác hai người đang đồng thuận với nhau. Ví dụ: “Judith à, trước tiên tôi muốn chị biết rằng tôi đánh giá cao chị, và tôi rất tiếc khi chị biết tin này từ người khác chứ không phải từ tôi. Tôi cũng muốn nhân cơ hội này giải thích rõ hơn cũng như trả lời bất cứ điều gì chị muốn nghe từ tôi. Về phần mình, tôi cũng muốn nghe ý kiến của chị.”
2. Đề nghị người đối diện giúp bạn hiểu thêm về cách nghĩ của họ. Ai cũng muốn người khác lắng nghe mình – nếu cảm thấy mình không được lắng nghe, chúng ta dễ trở nên thất vọng. Trước khi nỗi thất vọng ấy xuất hiện, hãy ngăn chặn nó bằng cách nhờ người đối diện chia sẻ quan điểm của họ. Hãy kiểm soát cảm xúc của mình, nhưng cũng cần tập trung vào việc hiểu được góc nhìn của người kia. Trong trường hợp của Judith, bạn có thể nói “Judith à, nhân đây tôi muốn chắc chắn rằng chị cảm thấy thoải mái khi chia sẻ với tôi. Tôi cũng muốn đảm bảo mình hiểu rõ quan điểm của chị.” Bằng cách hỏi ý của Judith, bạn đã
chứng tỏ mình quan tâm và muốn hiểu rõ hơn về cô ấy. Đây là cơ hội để làm chủ và khiến cho mối quan hệ của bạn với Judith trở nên sâu sắc hơn.
3. Cưỡng lại ý định lên tiếng “phản pháo” hoặc bác bỏ. Não bộ của bạn không thể cùng lúc vừa lắng nghe vừa chuẩn bị những gì sẽ nói. Hãy sử dụng kỹ năng làm chủ bản thân để tắt giọng nói trong đầu và hướng sự chú ý đến người đối diện. Trong trường hợp này, Judith vừa mất đi cơ hội thăng tiến mà cô thật sự mong muốn và chỉ biết điều đó qua thông tin hành lang. Hãy đối diện điều đó – nếu bạn muốn duy trì mối quan hệ, hãy im lặng, lắng nghe để thấu hiểu nỗi bàng hoàng và thất vọng của cô ấy, và cưỡng lại cảm giác muốn biện hộ cho mình. 4. Đồng thời giúp người đối diện hiểu suy nghĩ của bạn. Bây giờ đến
lượt bạn giúp người kia hiểu quan điểm của mình. Hãy bày tỏ nỗi khó chịu của bạn, những suy nghĩ và ý kiến của bạn cũng như lý lẽ đằng sau câu chuyện đó. Hãy truyền đạt một cách rõ ràng và đơn giản, đừng nói vòng vo hay ví von. Trong trường hợp của Judith, những gì bạn nói ra có thể là thông tin phản hồi tuyệt vời đối với cô ấy, là điều cô xứng đáng được nhận. Việc giải thích rằng Roger có nhiều kinh nghiệm hơn và thích hợp với vị trí đó ở thời điểm hiện tại sẽ là một thông điệp dễ chấp nhận. Và bởi tin tức về việc thăng chức của Roger đến tai cô ấy không đường hoàng lắm nên bạn cần một lời xin lỗi. Việc bạn có thể giải thích những tâm tư của mình và trực tiếp tháo gỡ suy nghĩ của người khác đầy cảm thông trong tình huống khó khăn là chìa khóa của làm chủ mối quan hệ.
5. Tìm hướng đi cho cuộc nói chuyện. Một khi các bạn đã hiểu được quan điểm của nhau thì ngay cả khi tồn tại bất đồng, một trong hai người vẫn phải tìm lối thoát cho cuộc đối thoại. Trong trường hợp của Judith, người đó là bạn. Hãy cố tìm ra một điểm chung. Khi nói với Judith, hãy nói những điều đại khái như, “Chà, tôi rất vui là chị đã đến gặp thẳng tôi và nhờ vậy chúng ta có cơ hội nói về việc này. Tôi hiểu lập trường của chị, và dường như chị cũng hiểu quan điểm của tôi. Tôi vẫn đang quan tâm đầu tư cho sự phát triển của chị và sẽ làm việc với chị để giúp chị có được những kinh nghiệm mà chị cần có trong công việc. Chị nghĩ sao về điều này?”
6. Giữ liên lạc. Giải pháp cho một cuộc nói chuyện khó khăn đòi hỏi bạn quan tâm nhiều hơn, thậm chí cả sau khi bạn đã nói chuyện xong, vì thế
hãy thường xuyên để mắt đến quá trình này, hãy hỏi đối phương xem họ có thỏa mãn hay không và thường xuyên giữ liên lạc khi mọi thứ vẫn tiếp tục tiến triển. Bạn là một nửa của những gì cần thiết nhằm giữ cho mối quan hệ được trôi chảy. Với Judith, hãy thường xuyên gặp gỡ cô ấy để bàn về những bước tiến trong sự nghiệp và cơ hội thăng tiến, điều đó sẽ tiếp tục chứng tỏ rằng bạn thật sự quan tâm đến cô ấy.
Cuối cùng, khi bạn bước vào một cuộc nói chuyện khó khăn, hãy chuẩn bị cách hành xử khôn khéo và tích cực, đừng tỏ ra bảo thủ, và hãy giữ thái độ cởi mở bằng cách thực hành những phương pháp kể trên. Thay vì đánh mất vị trí của mình trong mắt người khác trong một cuộc nói chuyện như thế, thì đây có thể trở thành một khoảnh khắc giúp củng cố mối quan hệ của bạn.
PHẦN KẾT