Theo quy định của pháp luật: Trung tâm GTVL (sau đây gọi chung là trung tâm) là đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên theo quy định hiện hành; là tổ chức thuộc lĩnh vực hoạt động xã hội, do cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội quyết định thành lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu, được mở tài khoản tại Ngân hàng, kho bạc Nhà nước [17].
Cũng giống như việc thành lập một tổ chức nào đó, muốn được thành lập thì các trung tâm GTVL cũng phải đảm bảo các quy định của pháp luật lao động về điều kiện và thủ tục thành lập.
Điều kiện và thủ tục thành lập của trung tâm GTVL được quy định cụ thể tại Nghị định 19/2005/NĐ-CP ngày 28/02/2005 và được cụ hóa rất chi tiết tại phần II của thông tư số 20/2005/TT-BLĐTBXH, ngày 22/6/2005 của Bộ LĐTB&XH về hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 19/2005/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là Thông tư số 20).
Trung tâm GTVL theo quy định của pháp luật, gồm:
+ Trung tâm GTVL do Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định thành lập;
+ Trung tâm GTVL do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập;
+ Trung tâm GTVL do Thủ trưởng cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội quyết định thành lập.
Trung tâm GTVL nêu trên sau đây gọi chung là trung tâm. Thẩm quyền quyết định thành lập trung tâm
+ Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định thành lập trung tâm thuộc quyền quản lý theo đề nghị của Sở LĐTB&XH;
+ Thủ trưởng cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội quyết định thành lập trung tâm thuộc tổ chức chính trị - xã hội quản lý theo quy định của tổ chức đó, sau khi có sự chấp thuận bằng văn bản của Chủ tịch UBND cấp tỉnh nơi trung tâm sẽ thành lập và hoạt động;
+ Bộ trưởng, Thủ trưởng các Bộ, ngành Trung ương quyết định thành lập trung tâm thuộc các Bộ, ngành quản lý, sau khi có sự chấp thuận bằng văn bản của Chủ tịch UBND cấp tỉnh nơi trung tâm sẽ thành lập và hoạt động.
Nhằm cụ thể hóa các quy định tại Điều 5 của Nghị định 19/2005/NĐ- CP, Mục II, Thông tư số 20 quy định cụ thể về điều kiện và thủ tục thành lập của trung tâm GTVL như sau:
Điều kiện thành lập trung tâm
Trung tâm GTVL ra đời do sự phát triển tất yếu của nền kinh tế thị trường nói chung và của thị trường lao động nói riêng. Vì vậy, để có thể ra quyết định thành lập trung tâm GTVL, phải thỏa mãn đủ các điều kiện sau:
a. Có địa điểm và trụ sở làm việc ổn định từ 36 tháng trở lên kể từ ngày trung tâm được thành lập mới hoặc thành lập lại theo quy định tại Nghị định số 19/2005/NĐ-CP. Cũng theo quy định của Thông tư số 20, các trung tâm phải nằm ở vị trí thuận lợi cho việc giao dịch trực tiếp với người lao động
và người sử dụng lao động; có đủ diện tích làm việc cho nhân viên của trung tâm theo quy định hiện hành của Nhà nước về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc cho các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp có thu và có đủ diện tích cho việc giao dịch và hoạt động của trung tâm như: tư vấn, đón tiếp người lao động và người sử dụng lao động, tra cứu thông tin thị trường lao động, giới thiệu và cung ứng lao động.
Một trong những điều kiện để hoạt động của trung tâm GTVL đạt hiệu quả cao đó là trụ sở làm việc. Chỉ có các trung tâm GTVL có trụ sở dễ tìm, dễ tiếp cận mới thu hút được lượng khách hàng đáng kể. Bởi, nếu như tìm việc làm và tìm người mà dễ hơn tìm đến trung tâm GTVL thì chắc chắn sẽ có ít người sử dụng đến các trung tâm GTVL. Mặt khác, trụ sở làm việc cần phải cố định ít nhất là 36 tháng, nếu có thay đổi thì phải thơng báo sớm, rõ ràng cho khách hàng hàng, cho các cơ quan quản lý biết, để tránh nghi ngờ về tính hợp pháp và minh bạch của các trung tâm. Như vậy, quy định này là hoàn toàn phù hợp với thực tiễn của hoạt động GTVL hiện nay ở nước ta.
b. Có các trang thiết bị và phương tiện làm việc phù hợp với từng nhiệm vụ như: bàn, ghế, tủ hồ sơ, điện thoại, máy fax, máy vi tính, các thiết bị phục vụ cho công tác tư vấn, giới thiệu việc làm, thông tin thị trường lao động và phương tiện đi lại (ơ tơ hoặc xe máy). Nếu có hoạt động dạy nghề thì phải có các trang thiết bị và phương tiện dạy nghề theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trong bối cảnh hiện nay của thị trường lao động với sức ép về việc làm rất lớn, người tìm việc ngày càng đông. Nếu hệ thống quản lý và sắp xếp cho hoạt động GTVL thực hiện thủ cơng thì chất lượng hiệu quả cơng việc sẽ khơng cao. Vì vậy, với quy định trung tâm GTVL phải có trang thiết bị cũng như công nghệ hiện đại như trên sẽ thuận tiện hóa cơng tác GTVL và nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các trung tâm.
c. Có ít nhất 05 nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên thuộc các chuyên ngành kinh tế, luật, ngoại ngữ; mỗi chuyên ngành phải có ít nhất một người.
Người được tuyển dụng vào trung tâm phải là người có lý lịch rõ ràng, phẩm chất đạo đức tốt, khơng có tiền án được UBND cấp xã nơi người đó cư trú xác nhận. Đối với nhân viên được điều động sang làm việc tại trung tâm, phải có xác nhận của cơ quan cũ.
Trung tâm GTVL tồn tại là để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, các dịch vụ này phải là dịch vụ có chất lượng. Hơn nữa, cán bộ bao giờ cũng là khâu quan trọng nhất của các trung tâm GTVL. Do vậy, nhân viên của các trung tâm phải là người được tuyển dụng và đào tạo theo các chuyên ngành phù hợp với nội dung hoạt động. Trung tâm phải bố trí đủ số lượng cán bộ, nhân viên thì mới đáp ứng khối lượng công việc, nhân viên phải là những người hoạt động theo phong cách chuyên nghiệp, phải được đào tạo chuyên môn và phải được thường xuyên đào tạo lại để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Bởi vì, hoạt động GTVL rất đa dạng, đòi hỏi nhân viên phải có năng lực và hiểu biết nhất định. Khơng có năng lực đánh giá phẩm chất, kỹ năng, sở trường của người tìm việc thì khơng thể tư vấn cho họ; khơng hiểu biết về pháp luật, chính sách thì khơng thể tư vấn các nội dung này cho khánh hàng; không được đào tạo về kỹ năng chắp nối việc làm thì sẽ rất lúng túng và hiệu quả hoạt động sẽ không cao…
d. Trung tâm dự kiến thành lập hoặc thành lập lại phải phù hợp với quy hoạch hệ thống trung tâm GTVL trên địa bàn đã được Chủ tịch UBND cấp tỉnh phê duyệt.
Mặc dù Nghị định số 19 quy định khá cụ thể về các điều kiện để thành lập trung tâm GTVL, nhưng hiện tại có được bao nhiêu trung tâm có đầy đủ cơ sở vật chất và cán bộ hoạt động hiệu quả theo quy định của luật Lao động? Chỉ tính riêng trên địa bàn thành phố Hà Nội, sau khi khảo sát, đánh giá thực lực hoạt động của 10 trung tâm GTVL đang hoạt động trên địa bàn, Sở LĐTB&XH xác định chỉ có 5 trung tâm đạt tiêu chuẩn hoạt động, 5 trung tâm
cịn lại phải đóng cửa do khơng đáp ứng được các quy định của pháp luật [44].
Thủ tục thành lập trung tâm
Hồ sơ đề nghị thành lập trung tâm theo quy định của pháp luật phải do cơ quan quản lý trực tiếp trung tâm chuẩn bị, bao gồm [17]:
- Công văn đề nghị thành lập trung tâm gửi cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập
- Đề án thành lập trung tâm, bao gồm các nội dung sau: Sự cần thiết thành lập trung tâm; Mục tiêu hoạt động của trung tâm, với nội dung này pháp luật cũng quy định trong Đề án phải nêu cụ thể mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn; Nhiệm vụ cụ thể của trung tâm, cần phải xác định và lượng hoá các hoạt động của từng nhiệm vụ trong 05 năm đầu về tư vấn, GTVL, thông tin thị trường lao động, dạy nghề.
- Những điều kiện cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của trung tâm như: Địa điểm, mặt bằng, nhà xưởng; cơ sở vật chất và trang thiết bị; Bộ máy, nhân sự và biên chế (lãnh đạo trung tâm, các tổ chức giúp việc của Giám đốc, biên chế) của trung tâm; Nguồn lực đầu tư, quản lý và sử dụng các nguồn tài chính của trung tâm.
- Tính khả thi của Đề án: Thời điểm bắt đầu hoạt động của trung tâm; Dự kiến những kết quả và tác động của các hoạt động của trung tâm trong 05 năm đầu; Các giải pháp thực hiện; Chứng minh các nguồn lực để đạt được những kết quả và giải pháp đó.
- Văn bản của các cơ quan có liên quan:
+ Đối với trung tâm thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp tỉnh thì Đề án thành lập trung tâm phải có ý kiến nhất trí bằng văn bản của Sở LĐTB&XH, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ.
+ Đối với trung tâm thuộc thẩm quyền quản lý của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội thì phải có văn bản chấp thuận của UBND dân cấp tỉnh nơi trung tâm sẽ đặt trụ sở và hoạt động;
- Các giấy tờ và văn bản có liên quan chứng minh đã đủ các điều kiện hoặc cam kết của cơ quan quản lý trực tiếp đảm bảo đủ các điều kiện để thành lập trung tâm, bao gồm: Bản sao (có cơng chứng) một trong các giấy tờ sau: giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc văn bản giao trụ sở làm việc cho trung tâm sử dụng của cơ quan có thẩm quyền hoặc hợp đồng thuê trụ sở làm việc để đảm bảo cho hoạt động GTVL trong thời hạn tối thiểu 36 tháng; Bản kê khai trang thiết bị, các phương tiện làm việc và đi lại; danh sách nhân viên của trung tâm tại thời điểm đề nghị thành lập có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp trung tâm;
Tiếp nhận, thẩm định, chấp thuận hồ sơ thành lập trung tâm.
- Việc tiếp nhận, thẩm định hồ sơ thành lập trung tâm của các Bộ, ngành, tổ chức chính trị - xã hội theo quy định của các Bộ, ngành và tổ chức đó.
Hồ sơ đề nghị chấp thuận thành lập trung tâm thuộc các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội theo quy định của pháp luật bao gồm: Công văn đề nghị chấp thuận thành lập trung tâm của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội gửi UBND cấp tỉnh nơi trung tâm sẽ đặt trụ sở và hoạt động; Các giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật như: công văn đề nghị thành lập trung tâm; Đề án thành lập trung tâm; các giấy tờ chứng minh đã đủ điều kiện…[17].
- Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập trung tâm thuộc quyền quản lý của UBND cấp tỉnh hoặc hồ sơ đề nghị chấp thuận thành lập trung tâm của các Bộ, ngành, tổ chức chính trị - xã hội được quy định như sau: Sở LĐTB&XH tiếp nhận hồ sơ và có trách nhiệm trao giấy biên nhận nhận hồ sơ cho cơ quan nộp hồ sơ. Giấy biên nhận phải ghi rõ ngày, tháng, năm nhận hồ
sơ, những văn bản có trong hồ sơ và thời hạn trả lời; Thời gian thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập trung tâm hoặc hồ sơ đề nghị chấp thuận thành lập trung tâm:
Trong thời hạn 15 ngày (tính theo ngày làm việc) kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở LĐTB&XH có trách nhiệm thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh ký quyết định thành lập trung tâm thuộc quyền quản lý hoặc văn bản chấp thuận thành lập trung tâm thuộc các Bộ, ngành, tổ chức chính trị - xã hội.
Trong thời hạn nêu trên, nếu không ra quyết định thành lập trung tâm hoặc không chấp thuận thành lập trung tâm thì Sở LĐTB&XH có trách nhiệm trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Pháp luật còn quy định: Đối với các trung tâm đã được thành lập (theo Nghị định 72-CP) và đang hoạt động thì vẫn tiếp tục hoạt động đồng thời phải tiến hành các thủ tục để thành lập lại theo các quy định tại Thông tư số 20. Nếu không đảm bảo đầy đủ các điều kiện trên để thành lập lại thì các trung tâm phải chấm dứt hoạt động.
Trường hợp có lý do chính đáng, trung tâm chưa kịp thực hiện các thủ tục thành lập lại thì phải báo cáo Chủ tịch UBND cấp tỉnh, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội quyết định [17].