1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
1.3.2. Tổ chức chứng từ kế toánvà hạch toán ban đầu
Tổ chức chứng từ kế tốn là cơng việc đầu tiên và quan trọng để ghi nhận một nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. Đây cũng là căn cứ quan trọng để người làm kế tốn thực hiện các bước cơng việc tiếp theo như hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính, kiểm tra kế tốn. Việc tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu diễn ra với những nội dung chính như sau:
Đối với kế tốn tài chính
Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toánvà các biểu mẫu kế toán.
Để thu nhận thơng tin kế tốn các doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ nhất định, xác định những chứng từ nào dùng cho KTTC, những chứng từ nào dùng cho KTQT và các chứng từ sử dụng cho một nghiệp vụ cụ thể. Nội dung và phương pháp ghi chép trên chứng từ phải đảm bảo sự thống nhất. Việc xây dựng và quy định biểu mẫu chứng từ kế tốn là một cơng việc quan trọng nó
đảm bảo cho quá trình thu nhận các thơng tin kế tốn một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, mỗi đơn vị lựa chọn những chứng từ kế toán cần vận dụng phù hợp với hoạt động kế tốn của đơn vị mình bao gồm các chứng từ cung cấp thông tin cho việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin lập BCTC như: chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, bán hàng, tiền, TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.
Về quy định luân chuyển chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, lưu trữ và bảo quản an tồn chứng từ kế tốn của đơn vị theo quy định của pháp luật. Để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý cần dựa vào những căn cứ sau:
- Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức SXKD của doanh nghiệp.
- Căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế tốn và tổ chức hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp. - Căn cứ vào đặc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh.
Tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Tổ chức hạch toán ban đầu là ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại các bộ phận vào chứng từ kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau địi hỏi kế tốn phải quy định, hướng dẫn cách ghi chép trên chứng từ kế toán một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế tốn của Nhà nước, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế tốn. Hạch tốn ban đầu khơng hồn tồn do nhân viên kế tốn thực hiện mà có thể do các đối tượng khác tiến hành. Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế tốn là một cơng việc chủ yếu của công tác xây dựng thông tin kế tốn.Nội dung của cơng việc này là: Tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong doanh nghiệp và tổ chức thực hiện nghiệp vụ nội sinh.
Tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong doanh nghiệp hay là tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ ngoại sinh là cơng việc khởi đầu của quy trình kế tốn nhưng khơng hồn tồn do nhân viên kế tốn thực hiện, mà có thể do nhân viên ở các bộ phận trong đơn vị thực hiện với sự hướng dẫn của kế toán trưởng. Nội dung của công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm:
- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Quy định và hướng dẫn người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận.
- Phân cơng kế tốn viên chịu trách nhiệm thu nhận và kiểm tra các chứng từ ban đầu đảm bảo tính trung thực của thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Theo yêu cầu và xử lý thơng tin kế tốn, trong q trình thu thập thơng tin, phát sinh các nghiệp vụ chỉ do kế toán thực hiện gọi là nghiệp vụ nội sinh. Tổ chức thực hiện thu nhận thông tin về các nghiệp vụ nội sinh phát sinh trong quá trình xử lý thơng tin kế tốn do các kế toán viên trực tiếp thực hiện trên cơ sở số liệu, thơng tin kế tốn đã được hệ thống hóa từ các chứng từ ban đầu, hoặc phải tính tốn xác định một số khoản mục chi phí kinh doanh trong kỳ trên cơ sở các dự toán, các kế hoạch gồm các nội dung chủ yếu như sau:
- Quy định về việc sử dụng các mẫu chứng từ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ nội sinh để ghi nhận thông tin, làm căn cứ ghi sổ kế tốn trước khi khóa sổ. Các mẫu chứng từ này thường được gọi là các bảng kê, các bảng phân bổ, các bảng tổng hợp và phân bổ…
- Phân cơng từng bộ phận kế tốn, từng kế toán viên thực hiện từng nghiệp vụ xử lý thơng tin kế tốn phù hợp với chức năng nhiệm vụ.
Về việc lập chứng từ trong công ty cổ phần, tùy theo điều kiện cụ thể, chứng từ kế tốn có thể lập thủ cơng hoặc lập bằng máy. Việc lập các chứng từ kế tốn cũng có thể sử dụng các chứng từ thủ công (chứng từ trên giấy) hoặc chứng từ điện tử.
Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Để tổ chức khoa học và lợp lý quá trình luân chuyển chứng từ, cần phải quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng nhân viên đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Trong từng quy trình luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình tự luân chuyển chứng từ, khi lập hoặc nhận phải được tuần tự luân chuyển qua các bộ phận nào, thời gian thực hiện hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế đến khâu cuối cùng là lưu trữ chứng từ.
Mỗi loại chứng từ kế tốn có vị trí, tác dụng và đặc tính vận động khác nhau trong quản lý, vì vậy cần phải xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo cho chứng từ kế toán vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh được khâu trung gian.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán
Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành theo đúng các quy định hiện hành. Đơn vị phải thực hiện về loại chứng từ lưu trữ, địa điểm lưu trữ và thời hạn lưu trữ. Tuyệt đối không để hư hỏng, mất mát, đảm bảo có thể sử dụng khi cần thiết để phục vụ cho cơng tác kiểm tra kế tốn, thanh tra kinh tế. Mọi trường hợp mất mát chứng từ gốc đều phải báo cáo với bộ phận chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời. Đối với trường hợp mất chứng từ (hóa đơn bán hàng, séc trắng…) phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an địa phương về số lượng mất, hồn cảnh mất… Đồng thời, phải có biện pháp thơng báo và vơ hiệu hóa chứng từ đã bị mất.
Khi các chứng từ hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Một vấn đề cũng cần được quan tâm trong tổ chức chứng từ kế tốn ở các doanh nghiệp là ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn, trong đó có tổ chức chứng từ điện tử. Bằng việc thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn cho từng loại nghiệp vụ kinh tế và được tổ chức mã hóa cho từng loại chương trình sẽ giảm bớt khối lượng cơng việc của nhân viên kế tốn trong q trình lập và luân chuyển chứng từ, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phát sinh. Tuy nhiên, tổ chức
vấn đề này cần thiết phải tính đến khả năng chống sửa chữa, bảo mật thơng tin của chứng từ kế toán.
Trên cơ sở yêu cầu chung của chứng từ kế toán, tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức chứng từ kế toán sao cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
Tổ chức chứng từ kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin
Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức chứng từ kế toán cần đảm bảo nguyên tắc ghi nhận thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị. Phần mềm kế toán phải đảm bảo nhập đầy đủ dữ liệu về toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không bị trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ và thuận tiện cho việc sửa chữa do nhập liệu khơng chính xác.
Các chứng từ kế tốn nhất thiết phải được mã hóa theo loại, tên gọi chứng từ và tổ chức theo các tập tin. Việc mã hóa chứng từ kế tốn phải đảm bảo u cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ tổng hợp và đảm bảo bảo mật dữ liệu. Những thông tin được tạo ra, gửi đi nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính được gọi là chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế tốn khi có đầy đủ các nội dung quy định đối với chứng từ kế toán bằng giấy và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Khi sử dụng chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong q trình sử dụng và lưu trữ phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản được quản lý như tài liệu kế tốn ở dạng ngun bản nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết. Chứng từ điện tử có thể được chuyển đổi thành chứng từ bằng giấy và ngược lại. Việc bảo quản lưu trữ chứng từ điện tử phải được thực hiện với các điều kiện kỹ thuật chống thối hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thơng tin bất hợp pháp từ bên ngoài. Trước khi đưa vào lưu trữ phải in chứng từ điện tử ra giấy, nếu lưu trữ chứng từ điện tử bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.
Đối với kế toán quản trị
Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu, quy trình thu thập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ. Hệ thống chứng từ ban đầu phải đáp ứng được yêu cầu kịp thời, chính xác, trung thực phản ánh đúng hoạt động kinh doanh tại mọi thời điểm.
Tổ chức xử lý thơng tin trên chứng từ một cách tồn diện bằng các nghiệp vụ kỹ thuật cụ thể. Công việc cần thiết của KTQT trong DN là lập hệ thống chứng từ, bảng biểu dự toán ngân sách như dự toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hàng tồn kho… và thu thập thông tin thực tế đang diễn ra trên tất cả các lĩnh vực hoạt động SXKD của DN. Từ đó so sánh giữa dự tốn và thực tế nhằm tìm ra nhân tố ảnh hưởng đến các chỉ tiêu, hỗ trợ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời đúng đắn.
Tổ chức kiểm tra và hoàn thiện chứng từ kế toán
Tổ chức kiểm tra kế tốn là cơng việc quan trọng của người làm kế tốn nó quyết định tính trung thực của số liệu kế tốn. Trước khi ghi sổ kế toán, người làm kế toán phải kiểm tra thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trên các chứng từ kế tốn. Đây là cơng việc thường xuyên và cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác cho việc ghi chép và cung cấp thơng tin. Kiểm tra kế tốn có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế tốn vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc trước khi ghi sổ kế toán.
Để cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn được hiệu quả cần tổ chức phân công, phân nhiệm cho từng người làm kế toán một cách khoa học, hợp lý đảm bảo tính hiệu quả.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị nhằm loại trừ những sai sót, những hiện tượng giả mạo chứng từ để tham ơ hoặc thanh tốn khống;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị;
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế tốn. Tính hợp lý địi hỏi nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, phù hợp với định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với giá cả thị trường;
- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị;
- Kiểm tra việc tính tốn các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn;
- Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Sau khi kiểm tra các chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của từng loại chứng từ… Việc ghi sổ kế tốn phụ thuộc vào từng hình thức kế tốn áp dụng ở mỗi đơn vị.