1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toánvà hạch toán ban đầu
Hệ thống chứng từ kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra kiểm soát, đôn đốc cá nhân và tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, chấp hành chế độ kế toán và các chế độ chính sách khác của Nhà nước. Hệ thống chứng từ nhằm đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp. Vì vậy, cần phải hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, gắn liền theo các hạn chế là các giải pháp cụ thể như sau:
Tổ chức thu nhận thông tin kế toán ban đầu để phục vụ thu nhận thông tin KTTC và KTQT trong Công ty Cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin cần được hoàn thiện ở các nội dung cơ bản sau:
Thực tế công ty chưa ban hành quy định lập và luân chuyển chứng từ dưới dạng văn bản, công tác kiểm tra chứng từ chưa được thực hiện thường xuyên, các chứng từ còn thiếu thông tin:
- Công ty cần ban hành quy định luân chuyển chứng từ kế toán. Quy định này cần đưa ra bằng văn bản, mô tả rõ ràng quy trình cho các nhóm chứng từ trong hoạt động SXKD.
- Để chặt chẽ quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần được lập theo dạng văn bản dưới dạng sơ đồ đồng thời đính kèm tất cả các biểu mẫu liên quan đến quy trình đó. Sơ đồ luân chuyển chứng từ dùng để theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ,
mô tả quá trình từ khi lập chứng từ cho đến cuối quá trình khi chứng từ được xử lý. - Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán nếu thực hiện tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong quá trình tra cứu, kiểm tra, kiểm soát thông tin. Do vậy Công ty cần phân loại chứng từ, tài liệu theo yêu cầu của Nhà nước cũng như yêu cầu quản trị nhằm thực hiện sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ một cách khoa học. Công ty cần thiết kế sổ theo dõi lưu trữ chứng từ, lập danh mục các chứng từ trong thời gian lữu trữ, hết thời gian lữu trữ lên kế hoạch hủy bỏ chứng từ theo quy định. Đối với các chứng từ điện tử điều quan trọng và khác biệt cơ bản với chứng từ bằng giấy là tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Khi sử dụng chứng từ điện tử cần quản lý, kiểm tra chống các hình thức khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ không đúng quy định.
- Đối với các chứng từ kế toán phục vụ cho KTQT, để đảm bảo thông tin trên chứng từ được cung cấp kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao thì cần thiết phải hoàn thiện và xây dựng hệ thống chứng từ theo các yêu cầu như: xây dựng danh mục và mã chứng từ cho từng bộ phận nội bộ, quy định biểu mẫu và phương pháp ghi chép của từng loại chứng từ nội bộ, xác định các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ nội bộ, quy định thời điểm lập chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp và phân tích, cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong đơn vị.
Về cơ bản hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty là khá đầy đủ phù hợp với đặc điểm hoat động của DN và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Với tính chất tổng hợp quá khứ, KTTC căn cứ vào chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh để cập nhật vào phần mềm kế toán. Trên thực tế có những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh nhưng các chứng từ thanh toán chậm sẽ chưa được cập nhật. Khi đó tính thời sự của thông tin không được đảm bảo. Với yêu cầu cập nhật thông tin phục vụ cho quản trị DN, theo Học viên khi có các nghiệp vụ phát sinh chi phí, kế toán nên lập Bảng kê chi phí phát sinh chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí và gửi báo cáo hàng ngày về văn phòng kế toán Công ty để nhân viên chịu trách nhiệm kế toán chi phí cập nhật thông tin. Học viên đề xuất thiết kế mẫu Bảng kê chi tiết chi phí theo công trường như sau:
Bảng 3.1: Bảng kê chi tiết chi phíBẢNG KÊ CHI TIẾT CHI PHÍ BẢNG KÊ CHI TIẾT CHI PHÍ
Ngày … tháng…năm…
Đơn vị tính: VNĐ
STT NỘI DUNG ĐVT Kế hoạchKHỐI LƯỢNGThực tế Kế hoạchĐƠN GIÁThực tế Kế hoạch THÀNH TIỀNThực tế Chênh lệch
1 2 3 4 5 …. TỔNG CỘNG X X X X X X X