1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
1.3.4. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toánvà hệ thống sổ kế toán
Mỗi doanh nghiệp đều tổ chức lựa chọn một hình thức kế toán nhất định căn cứ trên đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Từ đó việc triển khai ghi sổ kế toán sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào hình thức kế toán đã được lựa chọn. Các hình thức kế toán được áp dụng tại doanh nghiệp hiện nay bao gồm:
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ kế toán đều được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán
- Nhược điểm: Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, vì vậy cung cấp thông tin thường chậm.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho những DN có quy mô vừa, quy mô lớn, sử dụng nhiều lao động kế toán và số lượng lớn các tài khoản kế toán được sử dụng.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.4 1.3.4.2. Hình thức kế toán nhật ký chung
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dụng kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện. Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Được dùng phổ biến, thận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi nơi mọi thời điểm trên Sổ Nhật ký chung. Cung cấp thông tin kịp thời.
- Nhược điểm:
- Điều kiện áp dụng:
Sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp: Sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây dựng có quy mô vừa và nhỏ.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng:
- Sổ nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.5
1.3.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung:
Các nghiệp vụ kinh tế phát inh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Ưu điểm:
Sổ lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký – Sổ cái.
- Nhược điểm:
Khó thực hiện việc phân công lao động kế toán (chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp – Nhật ký sổ cái). Khó thực hiện đối với DN có quy mô vừa và lớn, phát sinh nhiều tài khoản.
- Điều kiện áp dụng:
Sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít các tài khoản kế toán.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng:
- Nhật ký – Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.6
1.3.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung:
Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán được phân loại và ghi sổ Nhật ký – chứng từ theo bên Có tài khoản liên quan đối ứng với Nợ các tài khoản khác. Căn cứ vào sổ Nhật ký – chứng từ để vào Sổ Cái.
- Ưu điểm:
Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời.
- Hạn chế:
Mẫu sổ kế toán phức tạp, yêu cầu trình độ cao với mỗi kế toán viên. Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào sổ kế toán.
- Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho DN có quy mô lớn, số lượng kế toán nhiều với trình độ chuyên môn cao
Hệ thống sổ kế toán áp dụng:
- Sổ nhật ký – chứng từ - Sổ Cái
Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.7
1.3.4.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.8