1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần ThanCao Sơn-Vinacomin
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần ThanCao Sơn-Vinacomin
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý SXKD tại Công ty cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin
Căn cứ vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh và điều kiện bố trí lao động, Công ty cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin tổ chức bộ máy quản lý SXKD với 2 khối chính như sau:
- Khối trực tiếp sản xuất (khai thác): gồm các công trường khai thác, phân xưởng vận tải, phân xưởng hỗ trợ công tác khai thác và phục vụ phụ trợ hoạt động theo sự phân công của lãnh đạo Công ty.
- Khối quản lý và các phòng chuyên môn: gồm Ban Giám đốc, Khối kỹ thuật khai thác, kỹ thuật thiết bị, khối kinh tế, khối văn phòng.
Công ty không có đơn vị trực thuộc.
Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin qua Sơ đồ 2.2 bên dưới.
Để phù hợp với quy trình công nghệ SXKD, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, người có quyền lực cao nhất trong Công ty là giám đốc, các phòng chuyên môn giúp việc cho giám đốc theo nhiệm vụ được phân công.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Than Cao Sơn - VinacominPHÓ PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ GIÁM ĐỐC CƠ ĐIỆN - VẬN TẢI PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM Đ C PH Ố Ụ TRÁCH AN TOÀN, B O Ả VỆ PHÒNG ĐIỀU KHIỂN SX PHÂN XƯỞNG ĐỜI SỐNG PHÒNG KỸ THUẬT AN TOÀN TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TRẮC ĐỊA, ĐỊA CHẤT KỸ THUẬT KHAI THÁC PHÒNG KCS VĂN PHÒNG PHÒNG THANH TRA BẢO VỆ PHÒNG CƠ ĐIỆN PHÒNG ĐẦU TƯ, MÔI TRƯỜNG PHÒNG KỸ THUẬT VẬN TẢI KẾ TOÁN, TÀI CHÍNH, THỐNG KÊ VẬT TƯ KẾ HOẠCH &QUẢN TRỊ CHI PHÍ
CÁC CÔNG TRƯỜNG, PHÂN XƯỞNG - CÔNG TRƯỜNG:
KHAI THÁC 1, KHAI THÁC 2, STTT, KHOAN, CƠ KHÍ CẦU ĐƯỜNG.
- PHÂN XƯỞNG:
TRẠM MẠNG, CƠ ĐIỆN, Ô TÔ, VẬN TẢI: 1, 3, 4, 5, 6, 7, 9. - Chỉ đạo trực tiếp công tác sản xuất, điều hành sản xuất.
Phụ trách:
- Kỹ thuật công nghệ khai thác, công tác KCS, Môi trường ,sáng kiến, công tác đầu tư.
Phụ trách:
- Quản lý kỹ thuật vận hành, sửa chữa thiết bị, xe máy. - Quản lý công tác vật tư. - Phụ trách công tác quản trị, chi phí kinh doanh.
Phụ trách:
- Công tác an toàn, BHLĐ - An ninh trật tự
- Công tác Y tế, đời sống, quân sự - Hoạt động phong trào VHTT - Phân xưởng đời sống
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty.
Cơ cấu tổ chức quản lý, quản trị và kiểm soát của Công ty bao gồm: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty.
Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị quyết định kế hoạch phát triển SXKD và ngân sách hàng năm của Công ty, xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược trên cơ sở các mục đích chiến lược do đại hội đồng cổ đông thông qua triệu tập họp đại hội đồng cổ đông bất thường. Cơ cấu tổ chức luật quy chế quản lý nội bộ của Công ty được hội đồng quản trị thông qua bằng nghị quyết tại cuộc họp lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác, mỗi thành viên hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Ban kiểm soát do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Thường xuyên thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông.
Giám đốc là người đại diện hợp pháp theo pháp luật của Công ty. Chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị Công ty tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông và của hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện kế hoạch SXKD, chăm lo đời sống người lao động. Giám đốc thực hiện chức năng tổng điều hành, phân công, phối hợp công tác của Phó giám đốc, Kế toán trưởng nhằm thực hiện đúng và có hiệu quả nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc được ghi trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
Các Phó Giám đốc được Giám đốc phân công nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo quản lý, điều hành hoạt động SXKD, quản lý các lĩnh vực công tác của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, pháp luật về thực hiện quyền hạn được giao.
- Phó Giám đốc sản xuất
nghệ, đảm bảo cho sản xuất được thông suốt, an toàn, năng suất, chất lượng và đạt hiệu quả mục tiêu đề ra, đồng bộ từ khâu đầu đến khâu cuối (khoan, bốc xúc, vận tải, chế biến - sàng tuyển và tiêu thụ sản phẩm) theo kế hoạch Công ty giao.
- Phó Giám đốc kỹ thuật công nghệ
Chỉ đạo xây dựng và thực hiện kế hoạch kỹ thuật khai thác, các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật, địa chất mỏ, chất lượng sản phẩm, chủ trì lập kế hoạch kỹ thuật công nghệ ngắn và dài hạn. Hợp tác lựa chọn ứng dụng công nghệ thích hợp vào sản xuất và quản lý bao gồm cả công nghệ cao, kỹ thuật cơ bản phục vụ khai thác. Phụ trách công tác môi trường.
- Phó Giám đốc Cơ điện - Vận tải
Thường trực thay mặt Giám đốc điều hành công việc khi Giám đốc vắng mặt dài ngày tại cơ quan. Quản lý kỹ thuật cơ khí, cơ điện mỏ, hệ thống máy tính và hệ thống mạng của Công ty. Công tác quản lý kỹ thuật vận tải ô tô và xe gạt. Chỉ đạo xây dựng các định mức tiêu hao nguyên, nhiên vật liệu thuộc lĩnh vực phụ trách. Cung ứng và sử dụng vật tư thuộc lĩnh vực cơ điện - vận tải
- Phó Giám đốc an toàn - bảo vệ
Phụ trách công tác an toàn, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ. Phụ trách công tác quân sự và quản lý nghiệp vụ bảo vệ trong Công ty. Phụ trách công tác bảo hiểm thiết bị và con người, công tác an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Kế toán trưởng
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Kế toán trưởng Công ty theo quy định của pháp luật, theo Điều lệ và các quy chế của Tập đoàn, của Công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện và kiểm tra công tác thống kê, kế toán của Công ty tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và chuẩn mực kế toán. Tổ chức thực hiện công tác tài chính, công nợ, quản lý cổ phiếu, cổ phần của cổ đông theo quy định hiện hành.
Phòng Tổ chức - lao động
Tham mưu công tác tổ chức sản xuất, công tác cán bộ và công tác đào tạo của Công ty. Công tác lao động, tiền lương. Công tác thi đua, khen thưởng, công tác xã
hộ và chăm sóc sức khỏe cho người lao động trong Công ty. Phòng Kỹ thuật khai thác
Là phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác quản lý kỹ thuật khai thác; đổi mới và phát triển công nghệ, áp dụng tiến bộ kỹ thuật trong khai thác.
Phòng Trắc địa, địa chất
Là phòng thực hiện công tác khảo sát địa chất, trắc địa, đo đạc, lập bản đồ và nghiệm thu khối lượng mỏ. Công tác quản trị tài nguyên.
Phòng KSC
Là phòng tham mưu quản lý chất lượng than sàng tuyển, giám định chất lượng than và giám định số lượng than bán cho khách hàng.
Phòng Cơ điện
Quản lý công tác cơ điện, thiết bị công nghệ khai thác; hệ thống đường dây, tủ, trạm cung cấp điện (theo phân cấp quản lý) thiết bị công nghệ chế biến, sàng tuyểnvà vận tải mỏ bằng băng tải. Quản lý, phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động phục vụ SXKD của Công ty.
Phòng Kỹ thuật Vận tải
Là phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về quản lý công tác vận tải mỏ (trừ vận tải mỏ bằng băng tải); vận hành, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn thiết bịô tô, xe gạt.
Phòng Đầu tư, môi trường
Là phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong lĩnh vực: Đầu tư và xây dựng công trình;
Quản lý, tổng hợp về công tác bảo vệ môi trường. Phòng Kế toán, tài chính, thống kê
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công tác kế toán, tài chính, thống kê theo quy định của Luật kế toán, theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, của các Bộ, của Tập đoàn và của các ngành liên quan.
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác huy động vốn, quản lý, sử dụng vốn theo quy định của pháp luật, quy chế tài chính của Tập đoàn, của Công ty.
Phòng Kế hoạch và quản trị chi phí
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công tác kế hoạch, quản trị chi phí; hợp đồng kinh tế; tiêu thụ sản phẩm. Xây dựng chiến lược phát triển của Công ty theo định hướng của Tập đoàn; đề xuất các biện pháp quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất của Công ty.
Phòng Vật tư
Là phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác quản lý, mua sắm, cấp phát, sử dụng vật tư và tham gia cùng các phòng ban chức năng có liên quan xây dựng định mức tiêu hao, sử dụng vật tư.
Phòng Điều khiển sản xuất
Là phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty, tham mưu trực tiếp cho Phó giám đốc phụ trách sản xuất về công tác điều hành sản xuất trên khai trường mỏ.
Phòng Kỹ thuật an toàn
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác kiểm tra, giám sát an toàn - bảo hộ lao động.
Phòng Thanh tra, bảo vệ
Là phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; kiểm toán nội bộ; công tác pháp chế doanh nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, tài nguyên, ranh giới mỏ; công tác huấn luyện dân quân tự vệ; công tác quốc phòng và công tác chính sách hậu phương quân đội.
Văn phòng
Tham mưu cho HĐQT, Giám đốc Công ty các Phó giám đốc Công ty về công tác hành chính, tổng hợp, công tác truyền thông và công tác quản trị văn phòng. Công tác tuyên truyền, văn hoá, văn nghệ, thể thao của Công ty.
Các công trường, phân xưởng
Thực hiện chức năng sản xuất theo nhiệm vụ được phân công.
Về tổ chức bộ máy tại các công trường, phân xưởng sản xuất: Do tính chất hoạt động của Công ty là khai thác than nên các công trường, phân xưởng ở xa trụ
sở Công ty, do vậy tại mỗi đơn vị sản xuất cũng đều tổ chức bộ máy quản lý riêng cũng theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là quản đốc chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động tại công trường. Giúp việc cho quản đốc là các phó quản đốcvà các nhân viên kinh tế, kỹ thuật, đốc công, thống kê.
Như vậy, việc tổ chức bộ máy quản lý của Công ty phù hợp với mô hình SXKD. Việc phân cấp và quy định rõ ràng giúp chỉ rõ trách nhiệm của từng bộ phận với công tác tổ chức kế toán đồng thời qua đó Công ty cũng có thể xây dựng quy chế quản lý tài chính, quy định về việc quy trình cung cấp thông tin ban đầu một cách chặt chẽ theo nguyên tắc đơn giản, minh bạch, có sự đối chiếu với nhau.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Than Cao Sơn – Vinacomin
Công ty là Công ty con thuộc Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam nên mô hình quản lý cũng như công tác tổ chức kế toán phụ thuộc vào Tập đoàn để tạo ra sự đồng h trong hạch toán, chứng từ cúng như hệ thống tài khoản…
Công ty hoạt động đa ngành trên nhiều lĩnh vực của nhành công nghiệp mỏ như: thăm dò, khai thác, chế biến, kinh doanh than, vận tải, kho bãi… Điều này gây không ít khó khăn trong việc quản lý kinh tế, tài chính của Công ty.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực khai thác với phương thức khai thác chủ yếu là khai thác lộ thiên nên chịu nhiều rủi do do mưa bão, lũ, ảnh hưởng của cấu tạo địa chất đứt gãy gây tụt lún, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động SXKD cũng như công tác quản lý tại Công ty.
Thứ nhất, ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán: Công ty cổ phần Than Cao Sơn có quy mô lớn, thuộc TKV hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung, hạch toán độc lập với Tập đoàn và không có đơn vị trực thuộc nên Công ty lựa chọn hình thức công tác kế toán tập chung, đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán.
Thứ hai, ảnh hưởng đến việc tổ chức chứng từ kế toán: Công ty có giao dịch đa dạng do vậy cần sử dụng nhiều chứng từ để đảm bảo công tác thu thập thông tin kế toán tài chính. Do đặc thù khai thác công ty chia thành nhiều công
trường khai thác, các phân xưởng hỗ trợ các công trường nên công ty xác định rất chi tiết và cặn kẽ, nhất là các chứng từ kế toán dùng trong quản trị chi phí sản xuất, tính giá thành đảm bảo các giai đoạn từ khai thác, sản xuất, chế biến, bảo quản, tiêu thụ sản phẩm được kiểm soát chặt chẽ về số lượng và chất lượng. Và công ty thuộc Tập đoàn TKV nên có những chứng từ phản ánh các giao dịch nội bộ giữa các đơn vị trong cùng tập đoàn, giữa Than Cao Sơn và Công ty mẹ.
Thứ ba, ảnh hưởng đến việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Do công ty thuộc Tập đoàn TKV nên có nhóm hệ thống tài khoản nội bộ được sử dụng nhằm phản ánh các khoản vốn cấp từ trên xuống hoặc các khoản thanh toán nội bộ với Công ty mẹ. Do đặc thù hoạt động SXKD và công tác quản lý chặt chẽ hơn Công ty tiến hành mở thêm các tài khoản chi tiết theo nhiều cấp đặc biệt là các tài khoản liên quan đến chi phí tập hợp nên giá thành than.
Thứ tư, ảnh hường đến việc lựa chọn hình thức kế toán: Do trình độ chuyên môn của người làm kế toán trong công ty nên việc lựa chọn hình thức sổ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm tổng hợp số liệu, tài liệu phân tích và cung cấp thông tin cho việc quản lý chặt chẽ kịp thời với các hoạt động kinh tế tại công ty. Bên cạnh đó do là công ty con thuộc Tập đoàn TKV nên để đồng nhất hình thức kế toán thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý nên Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ kết hợp ứng dụng tin học vào Công tác kế toán là hợp lý.
Thứ năm, ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Việc tổ chức hệ thống báo cáo khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác điều hành, quản lý của Công ty và Tập đoàn cũng như cơ quan quản lý nhà nước. Công ty phải thực hiện tổ chức thêm những báo cáo riêng mà công ty mẹ yêu cầu cũng như tổ chức hệ thống báo cáo phù hợp và đồng nhất giữa các công ty công ty con trong tập đoàn để phục vụ lập BCTCHN.
2.1.5 Khái quát về Chính sách kế toán tại Công ty cổ phầnThan Cao Sơn-Vinacomin