Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty Cổ phần Than Cao Sơn- Vinacomin
2.2.1. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn
Qua khảo sát và tìm hiểu tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần than Cao Sơn-Vinacomin đã có những thay đổi để phù hợp với sự phát triển kinh tế nói chung và hệ thống kế tốn nói riêng. Vận dụng chế độ kế toán theo quyết định 2917/QĐ-HĐQT ngày 27/12/2006 của Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam về việc ban hành chế độ kế tốn áp dụng trong Tập đồn cùng hệ thống chuẩn mực kế toán, thơng tư 200/2014-BTC ngày 22/12/2014 và luật kế tốn 2015 đã giúp cơng ty có hành lang pháp lý rõ ràng nhờ đó nâng cao tính trung thực của thơng tin kế tốn cung cấp, minh bạch hóa thơng tin của Cơng ty cổ phần than Cao Sơn - Vinacomin. SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾTOÁN CÙNG LOẠI - BCTC - Báo cáo KTQT PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty cổ phần than Cao Sơn - Vinacomin phù hợp với chức năng tìm kiếm, thăm dị, khai thác, chế biến kinh doanh than.
2.2.1.1. Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn: Do đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của Công ty chủ yếu trong lĩnh vực khai thác chia làm 3 công trường khai thác (Khai thác 1, khai thác 2, công trường sản tuyển tiêu thụ) và các phân xưởng có chức năng hỗ trợ việc khai thác ở các công trường như phân xưởng cơ điện, phân xưởng vận tải,cùng với quy mô sản xuất của cơng ty, cơng tác kế tốn được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung, tồn bộ cơng ty có một phịng kế tốn và các cơng trường có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, phân loại chứng từ và chuyển lên bộ phận kế tốn hạch tốn.
2.2.1.2. Lựa chọn mơ hình tổ chức kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
Tại cơng ty cổ phần than Cao Sơn-Vinacomin tổ chức bộ máy KTTC và KTQT được tổ chức theo mơ hình kết hợp, cơng tác kế tốn rất được chú trọng và được tổ chức kết hợp giữa KTTC và KTQT trong một phần hành kế tốn. Cơng tác KTQT được thực hiện bởi chính các cán bộ phụ trách từng phần hành kế tốn bao gồm thu thập thơng tin liên quan, xử lý vào các sổ kế tốn phục vụ cơng tác KTQT đồng thời lập các báo cáo KTQT.
2.2.1.3. Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
- Tổ chức bộ máy kế toán chỉ đạo thực hiện và kiểm tra thực hiện tồn bộ cơng tác thống kê, kế toán tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và chuẩn mực kế tốn.
- Tổ chức thực hiện cơng tác tài chính, quan hệ với ngân hàng, tổ chức chức tín dụng, tổ chức quản lý quản lý các cổ phiếu, cổ phần của cổ đông theo quy định hiện hành.
- Quản trị cơng nợ, thanh tốn nội bộ với bên ngoài.
- Phụ trách công bố thông tin liên quan đến hoạt động tài chính và kết quả SXKD của Cơng ty.
- Phân tích đánh giá các chỉ tiêu tài chính về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hiệu quả đầu tư (bằng kinh nghiệm, số liệu thực tế, so sánh...) để đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Ủy viên thường trực Hội đồng kiểm kê, thường trực tổ tư vấn giá, hội đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn. Ủy viên ban quản trị chi phí kinh doanh. Phó ban chỉ đạo thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
Phó phịng phụ trách thống kê
- Tổng hợp sản lượng thực hiện máy khoan, máy xúc, vận tải, xe gạt của Công ty. - Tổng hợp số liệu than, đất sản xuất, vận chuyển, tiêu thụ
- Nghiệm thu sản lượng, nguyên liệu, nhiên liệu với các công trường phân xưởng trong Công ty.
- Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc Cơng ty và Kế tốn trưởng giao.
Phó phịng phụ trách kế tốn
-Phụ trách tổng hợp đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lương. Phụ trách cơng tác thu chi tài chính, BCTC, lập báo cáo giám sát tài chính
và đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty, cân đối nguồn tài chính tại cơng ty.
- Tập hợp tồn bộ chi chí sản xuất của Công ty. Lập báo cáo giá thành sản xuất, BCQT theo quy định của Công ty và của Tập đồn.
- Thực hiện các cơng việc khác khi được Giám đốc Cơng ty và Kế tốn trưởng giao.
Thống kê cơng trường 1
Phụ trách thống kê sản lượng khai thác, sản lượng tiêu thụ, tổng hợp các chi phí phát sinh liên quan đến cơng trường khai thác 1 thông qua hỗ trợ của một nhân viên kinh tế tại công trường phụ trách thu thập, tổng hợp các chứng từ ban đầu về vật tư, tiền lương, các khoản chi phí liên quan phát sinh theo ngày và gửi về cho thống kê theo từng cơng trường tổng hợp.
Thống kê cơng trường 2
Có chức năng và nhiệm vụ tương tự thống kê công trường 1
Thống kế công trường vận tải
Phụ trách thống kê sản lượng, số lượng vận chuyển về đất đá, than theo ngày đối với cơng trường 1, cơng trường 2.
Kế tốn tiền mặt, thuế, phải thu khác
- Kiểm soát, lập phiếu và hạch toán thu - chi tiền mặt. Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có tình hình biến động tiền mặt.
- Tính tốn và hạch tốn các loại thuế bao gồm: thuế GTGT, thuế tài nguyên, thuế nhà đất và tiền th đất, phí bảo vệ mơi trường, tiền cấp quyền khai thác khống sản, các loại thuế phí và lệ phí khác. Lập báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
- Theo dõi hạch toán các khoản phải thu khác. Lập báo cáo chi tiết số dư phải thu khác tài khoản 138.
- Lập biên bản đối chiếu cơng nợ
Kế tốn tiền gửi ngân hàng, tạm ứng
- Kiểm tra chính xác nội dung ghi trên các chứng từ rút tiền như: Séc, Ủy nhiệm chi…(Chữ ký, nội dung, con dấu, số tiền, diễn giải….). Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đề nghị thanh tốn và lập lệnh chi tiền, uỷ nhiệm chi. Hạch toán các nghiệp vụ căn cứ vào nội dung của chứng từ: Tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng.Lập hồ sơ vay vốn, trả nợ vay ngân hàng theo quy định của ngân hàng và mục đích của từng lần vay.
- Theo dõi hạch toán các khoản tạm ứng. Lập báo cáo chi tiết số dư tạm ứng tài khoản 141.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ
Kế tốn doanh thu, cơng nợ
- Căn cứ lệnh xuất than, hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ viết hóa đơn cho khách hàng và hạch tốn doanh thu đồng thời ghi nhận cơng nợ phải thu của khách hàng.
- Theo dõi hạch toán các khoản phải trả khác. Lập báo cáo chi tiết số dư các khoản phải trả khác tài khoản 338.
- Lập biên bản đối chiếu cơng nợ.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, hóa đơn hàng hóa, dịch vụ đầu vào hạch tốn cơng nợ phải trả khách hàng.
- Theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng theo đối tượng phát sinh cơng nợ, thời hạn thanh tốn, tính tuổi nợ.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ.
Thủ quỹ
Là người bảo quản giữ gìn tiền mặt. Là người duy nhất giữ chìa khóa két và mở két khi cần thiết. Thủ quỹ phải kiểm kê đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quỹ theo sổ kế toán và số tồn thực tế trong ngày.
Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản cố định
- Tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về tình hình thanh quyết tốn vốn đầu tư cơng trình hồn thành và đưa vào sử dụng.
- Tính tốn chi phí xây dựng và mua sắm tài sản cố định.
- Kiểm tra việc chấp hành dự tốn chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ và chất lượng cơng trình liên quan đến xây dựng, sửa chữa TSCĐ.
- Lập báo cáo đầu tư xây dựng cơ bản.
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư.
- Tham gia nghiệm thu và thanh quyết tốn các cơng trình xây dựng cơ bản hồn thành.
- Tổ chức kế toán ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố định, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định.
- Kế tốn tính tốn và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí SXKD theo mức độ hao mịn của tài sản cố định và chế độ qui định.
- Tham gia lập dự toán, quyết toán sửa chữa lớn tài sản cố định, giám sát việc sửa chữa tài sản cố định.
lập các báo cáo về tài sản cố định của Cơng ty.
Kế tốn ngun liệu, vật liệu
- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình ln chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Tính tốn đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thơng tin kịp thời chính xác phục vụ cho u cầu lập BCTC và quản lý doanh nghiệp.
- Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu.
Kế tốn tiền lương
- Có nhiệm vụ hạch tốn các chi phí quản lý, tính và phân bổ tiền lương, theo dõi và thanh toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
- Thực hiện tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, năng suất lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí lao động theo các đối tượng sử dụng lao động.
- Hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các nhân viên hạch tốn kế tốn ở các cơng trường, phân xưởng, các phịng ban thực hiện đầy đủ các chừng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Theo dõi tình hình trả - tạm ứng tiền lương, tiền thưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động.
- Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, theo định kỳ tiến hành phân tích điều chỉnh tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương, cung cấp các thơng tin chi tiết chính xác về lao động tiền lương cho bộ phận quản lý.
Kế toán tổng hợp
- Kế toán các tài khoản 228, 229, 242, 244, 421,711, 811, 821,911 - Kiểm tra giám sát các khoản chi phí, doanh thu của Cơng ty.
- Lập các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối phát sinh, BCTC theo chế độ quy định.
- Tập hợp tồn bộ chi chí sản xuất của Cơng ty. Lập báo cáo giá thành sản xuất, BCQT theo quy định của Cơng ty và của Tập đồn.
- Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc Cơng ty và Kế tốn trưởng giao.
2.2.2. Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu
2.2.2.1. Về phương diện kế tốn tài chính
Qua khảo sát, Cơng ty Cổ phần Than Cao Sơn - Vinacomin áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Căn cứ vào chế độ chứng từ đã được ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, Cơng ty đã nghiên cứu đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm về đối tượng kế tốn cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thơng tin để xây dựng và vận dụng chứng từ cho phù hợp với thực tế hoạt động và yêu cầu quản lý đồng thời đảm bảo thực hiện đúng quy định của Luật kế toán. Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính chứng từ kế tốn đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời dễ kiểm tra, kiểm sốt và đối chiếu. Trường hợp khơng tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng cơng ty thì có thể áp dụng theo biểu mẫu hướng dẫn của thông tư này.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống biểu mẫu theo hướng dẫn của thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Hệ thống chứng từ kế tốn áp dụng tại Công ty Cổ phần Than Cao Sơn- Vinacomin được thể hiện tại Phụ lục 2.2
Ngồi ra cơng ty còn sử dụng thêm một số chứng từ phục vụ việc thu nhận những thông tin kinh tế đặc thù của ngành than như: lệnh xuất than, giấy chứng nhận giám định chất lượng than, bảng chia lương cá nhân...
Thực trạng về tổ chức hạch tốn ban đầu
Qua khảo sát thực thế cho thấy Cơng ty cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin thực hiện tốt việc vận dụng chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT/BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh doanh, dịch vụ của Công ty được nhân viên lập chứng từ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó kiểm tra chứng từ cả về nội dung và hình thức. Một số lỗi khi lập chứng từ như nội dung ghi trên chứng từ còn viết tắt, chưa ghi đầy đủ ngày tháng, hóa đơn đầu vào khơng ghi tên người mua hàng chỉ ghi tên công ty, người mua hàng chưa ký vào hóa đơn. Những lỗi này đã được kiểm tra và khắc phục ngay. Tuy nhiên, một số kế tốn phần hành khơng phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nên công việc dồn vào những ngày cuối tháng.
Chứng từ KTQT sử dụng chung nguồn đầu vào của KTTC, dựa vào hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn sử dụng trong KTTC để thu thập thông tin thực hiện chi tiết theo yêu cầu của KTQT.
Thực trạng về tổ chức kiểm tra chứng từ kế tốn
Cơng tác kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác kiểm tra kế tốn đặc biệt là đối với cơng ty có khối lượng đầu vào lớn nên việc kiểm tra chứng từ địi hỏi tính cẩn thận đối với nhân viên kế toán. Các chứng từ kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ nhằm ngăn ngừa những sai phạm ngay từ khi lập chứng từ. Công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra các yếu tố ghi trên chứng từ, nội dung ghi chép trên chứng từ.
Qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin công tác kiểm tra chứng từ được thực hiện qua từng phần hành kế toán: Đầu tiên do kế toán phần hành phụ trách bộ phận nghiệp vụ nào thì có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ liên quan đến nghiệp vụ đó và kế tốn tổng hợp sẽ kiểm tra lại, khi phát hiện sai sót sẽ xử lý kịp thời.
Cơng tác kiểm tra chứng từ lần đầu khi lập chứng từ cịn thiếu sót ở một số