1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, do vậy về mẫu sổ kế toán tổng hợp theo đúng quy định trong Chế độ kế toán, song việc thiết kế các sổ kế toán chi tiết thực hiện chưa đầy đủ và đồng bộ cả về mẫu sổ và các chỉ tiêu phản ánh trên sổ. Giải pháp:
Việc hoàn thiện tổ chức vận dụng hế toán sổ sách kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT có vai trò quan trọng để theo dõi và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và dễ kiểm soát, theo dõi các đối tượng kế toán. Việc thường xuyên phải cập nhật những thay đổi về sổ sách kế toán theo chế độ hiện hành để cung cấp cho lập trình sửa đổi phần mềm kế toán đảm bảo các chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ đúng quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, thuận lợi cho việc lập và sử dụng vào công tác hạch toán. Để làm được điều này, tôi đưa ra một số giải pháp sau:
Nhìn chung hệ thống sổ kế toán sử dụng trong Công ty Cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin là thống nhất, nhằm đảm bảo xử lý, tổng hợp số liệu phục vụ lập BCTC, BCQT. Tuy nhiên việc thiết kế các sổ kế toán chi tiết cần được thực hiện đầy đủ và đồng bộ cả về mẫu sổ và các chỉ tiêu phản ánh trên sổ. Các sổ kế toán chi tiết được mở căn cứ vào các tài khoản kế toán chi tiết tương ứng nhằm quản lý chặt chẽ các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp.
Sau khi thiết kế được bảng hệ thống TK chi phí chi tiết theo chức năng của chi phí, theo cách ứng xử của chi phí và cập nhật vào phần mềm kế toán cho từng đối tượng tập hợp chi phí, hệ thống sẽ dễ dàng xử lý và cung cấp thông tin chi tiết nhất về tình hình các loại chi phí qua sổ chi tiết chi phí của DN. Từ đó, cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cụ thể, chính xác và kịp thời nhất về tình hình chi phí tại mọi thời điểm của Công ty.
Để thu nhận, hệ thống hóa thông tin KTQT cần thiết kế hệ thống sổ KTQT để theo dõi chi tiết theo từng tiêu thức mã hóa các tài khoản kế toán. Việc thiết kế hệ
thống sổ kế toán chi tiết phục vụ KTQT cần phải dựa vào yêu cầu về mức độ chi tiết thông tin của đối tượng quản lý, mức độ phân cấp quản lý.
Cần phải tổ chức tốt việc phản ánh thông tin vào các sổ KTQT. Kế toán trưởng cần chú ý đến việc thiết kế hệ thống bảng biểu báo cáo trên phần mềm kế toán cho phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức quản lý của đơn vị, đồng thời có biện pháp hướng dẫn và kiểm tra quá trình khai báo, nhập liệu của từng nhân viên kế toán để đảm bảo cập nhật đầy đủ các cột số liệu trên BCQT một cách đúng đắn.