1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
1.3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể. Tài khoản kế tốn phản ánh các thơng tin về tài sản, nguồn vốn, cơng nợ, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Trong một doanh nghiệp có rất nhiều đối tượng kế toán khác nhau nên cần thiết phải sử dụng các tài khoản kế toán khác nhau để thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ u cầu quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho đơn vị kế tốn. Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là hướng tới hệ thống hóa thơng tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần quan tâm đến khả năng đáp ứng của các tài khoản đối với các yêu cầu hệ thống hóa và cung cấp thông tin tổng quát, thông tin chi tiết phục vụ cho cơng tác quản lý hay khơng. Vì vậy xây dựng hệ thống tài khoản kế toán được coi là khâu quan trọng và có ý nghĩa to lớn trong tổ chức cơng tác kế tốn ở các công ty cổ phần.
Đối với cơng tác kế tốn tài chính
Dựa trên những quy định chung của quốc gia, các đơn vị lựa chọn áp dụng một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý cũng như đặc điểm SXKD, lĩnh vực hoạt động của đơn vị.
Đơn vị cũng có thể đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 đối với các tài khoản chưa có trong hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh tại đơn vị và chỉ được thực hiện sau khi Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản
Đối với cơng tác kế tốn quản trị
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, cơng ty cổ phần có thể bổ sung thêm tài khoản cấp 3, cấp 4… phục vụ cho KTQT nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng. Việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể nội dung của đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thơng tin cho các đối tượng sử dụng.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin:
Phải đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp với kế tốn chi tiết. Các thơng tin kế toán do phần mềm kế toán cung cấp vừa phải đảm bảo số liệu để lập BCTC vừa phải cung cấp thông tin để lập các báo cáo KTQT. Để đáp ứng yêu cầu của KTQT, các đơn vị cần xây dựng hệ thống tài khoản KTQT để quản lý đến từng loại vật tư, tài sản, chi phí, dự tốn chi phí. Các tài khoản kế tốn cần được mã hóa, hệ thống hóa một cách thống nhất. Việc mã hóa các tài khoản kế tốn cũng cần phải thuận tiện trong trường hợp thêm, bớt hoặc sửa đổi khi cần thiết.
1.3.4. Tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn và hệ thống sổ kế tốn
Mỗi doanh nghiệp đều tổ chức lựa chọn một hình thức kế tốn nhất định căn cứ trên đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Từ đó việc triển khai ghi sổ kế tốn sẽ hồn tồn phụ thuộc vào hình thức kế tốn đã được lựa chọn. Các hình thức kế tốn được áp dụng tại doanh nghiệp hiện nay bao gồm:
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ kế toán đều được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn
- Nhược điểm: Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, vì vậy cung cấp thơng tin thường chậm.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho những DN có quy mơ vừa, quy mơ lớn, sử dụng nhiều lao động kế toán và số lượng lớn các tài khoản kế toán được sử dụng.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.4 1.3.4.2. Hình thức kế tốn nhật ký chung
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dụng kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện. Thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn. Được dùng phổ biến, thận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn. Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi nơi mọi thời điểm trên Sổ Nhật ký chung. Cung cấp thông tin kịp thời.
- Nhược điểm:
- Điều kiện áp dụng:
Sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp: Sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây dựng có quy mơ vừa và nhỏ.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng:
- Sổ nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.5
1.3.4.3. Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung:
Các nghiệp vụ kinh tế phát inh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Ưu điểm:
Sổ lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký – Sổ cái.
- Nhược điểm:
Khó thực hiện việc phân cơng lao động kế tốn (chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp – Nhật ký sổ cái). Khó thực hiện đối với DN có quy mơ vừa và lớn, phát sinh nhiều tài khoản.
- Điều kiện áp dụng:
Sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, sử dụng ít các tài khoản kế toán.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng:
- Nhật ký – Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.6
1.3.4.4. Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ
Nội dung, ưu điểm, hạn chế và điều kiện áp dụng
- Nội dung:
Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán được phân loại và ghi sổ Nhật ký – chứng từ theo bên Có tài khoản liên quan đối ứng với Nợ các tài khoản khác. Căn cứ vào sổ Nhật ký – chứng từ để vào Sổ Cái.
- Ưu điểm:
Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời.
- Hạn chế:
Mẫu sổ kế tốn phức tạp, u cầu trình độ cao với mỗi kế tốn viên. Khơng thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào sổ kế toán.
- Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho DN có quy mơ lớn, số lượng kế tốn nhiều với trình độ chun mơn cao Hệ thống sổ kế toán áp dụng: - Sổ nhật ký – chứng từ - Sổ Cái Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.7 1.3.4.5. Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Quy trình ghi sổ: Phụ lục 1.8
1.3.5. Tổ chức lập, phân tích báo cáokế tốn
1.3.5.1. Tổ chức lập báo cáo kế toán
tượng sử dụng thơng tin. Hệ thống báo cáo kế tốn của doanh nghiệp bao gồm báo cáo KTTC và báo cáo KTQT.
Tổ chức lập và cơng khai báo cáo tài chính
Hệ thống BCTC là báo cáo bắt buộc, phản ánh tổng quát và có hệ thống những thơng tin kinh tế tài chính chủ yếu của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống biểu mẫu quy định thống nhất. BCTC phản ánh theo một cấu trúc chặt chẽ với hệ thống số liệu được tổng hợp từ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của doanh nghiệp cùng với những thuyết minh cần thiết bằng văn bản về những số liệu đó. BCTC phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình hoạt động kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp. Để đảm bảo yêu cầu này BCTC phải được lập và trình bày trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định hiện hành có liên quan. Việc thuyết minh BCTC phải căn cứ vào yêu cầu trình bày thơng tin trong các chuẩn mực kế tốn. Các thơng tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Với đối tượng sử dụng thông tin trên BCTC của doanh nghiệp chủ yếu là các đối tượng bên ngoài như các cơ quan quản lý nhà nước và các đối tượng khác, thông tin trên BCTC thường được trình bày cơng khai minh bạch theo quy định chung nhất và thông lệ phổ biến nhằm kiểm tra, đánh giá tình hình tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của đơn vị theo các văn bản pháp quy hiện hành.
Hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống BCTC bao gồm hệ thống BCTC năm, đối với các công ty cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ, cịn các doanh nghiệp khác được khuyến khích lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ hoặc tóm lược.
Hệ thống BCTC năm bao gồm: - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Hệ thống BCTC giữa niên độ bao gồm: - Bảng cân đối kế toán giữa niên độ
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ
- Bản thuyết minh BCTC giữa niên độ Công việc trước khi lập BCTC bao gồm:
- Thu nhận đầy đủ chứng từ kế tốn tính đến thời điểm lập BCTC, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế đã được ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống vào sổ kế tốn.
- Đối chiếu, so sánh thông tin liên quan đến các đối tượng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…
- Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết.
- Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh như các nghiệp vụ phân bổ, kết chuyển nhằm xác định đúng đắn kết quả hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tính chính xác với các sổ kế toán tổng hợp và bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính trung thực của tài liệu kế toán.
Căn cứ để lập BCTC: là số liệu từ BCTC năm trước và số liệu tại thời điểm báo cáo từ các sổ kế toán tổng hợp hoặc sổ kế toán chi tiết của doanh nghiệp. BCTC phải tuân thủ các yêu cầu:
- Trung thực và hợp lý
- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế tốn phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế tốn nhằm đảm bảo cung cấp thơng tin thích hợp với nhu cầu ra các quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy.
Khi lập BCTC, cán bộ kế tốn được phân cơng cần kiểm tra tính hợp lý của từng chỉ tiêu trong báo cáo nhằm tránh nhầm lẫn và các sai phạm xảy ra, đồng thời tuân thủ thời gian theo tiến độ quy định.
Sau khi lập BCTC kế toán trưởng và người quản lý doanh nghiệp phải kiểm tra thơng tin trên BCTC ở các khía cạnh trọng yếu. BCTC hồn thành phải được tổ chức công khai theo quy định hiện hành. Nội dung hình thức và thời hạn công khai BCTC của doanh nghiệp phải tuân thủ theo pháp luật hiện hành về kế toán.
Đối với công ty cổ phầncông bố BCTC theo thông tư 155/2015/TT-BTC về cơng bố thơng tin trên thị trường chứng khốn. BCTC phải là BCTC dạng đầy đủ bao gồm các báo cáo, phụ lục thuyết minh theo quy định pháp luật về kế tốn doanh nghiệp. Thời hạn cơng bố BCTC:
- Cơng bố BCTC năm đã được kiểm toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo, nhưng không vượt quá 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Cơng bố báo cáo tài chínhbán niênđã được soát xét trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo sốt xét nhưng khơng được vượt q 45 ngày kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính.
- Cơng bố BCTC quý trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý, BCTC q được sốt xét (nếu có) trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo soát xét.
Tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị:
BCQT là những báo cáo kế toán được lập nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ. Đối với BCQT căn cứ vào yêu cầu cụ thể để lập theo biểu mẫu và theo thời điểm thích hợp nhằm đáp ứng u cầu thơng tin phục vụ quản trị nội bộ. Báo cáo KTQT cũng có thể được lập định kỳ hoặc thường xuyên. Nội dung thông tin cần báo cáo và kết cấu, mẫu biểu báo cáo KTQT rất đa dạng, gồm nhiều loại phù hợp với yêu cầu quản lý nội bộ từng bộ phận trong đơn vị.
- Các báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị tài sản. Đó là các báo cáo phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng loại vốn kinh doanh, từng loại nguồn vốn kinh doanh cụ thể nhằm cung cấp thông tin giúp nhà quản lý nắm chắc và quản lý chặt chẽ tài sản, kiểm tra, giám sát được tình hình sử dụng vốn kinh doanh và nguồn vốn kinh doanh của đơn vị. Thuộc loại báo cáo này gồm các báo cáo tăng giảm TSCĐ, báo cáo vật tư, thành phẩm, hàng hóa, báo cáo tình hình cơng nợ theo tình hình phản ánh từng tài khoản công nợ, thời hạn nợ, khách nợ, chủ nợ và khả năng thu nợ, báo cáo về các khoản đầu tư tài chính theo từng hình thức đầu tư, báo cáo