1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần
3.2.6. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là một nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán. Công tác kiểm tra kế toán góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện đúng Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, thông tư, chính sách kế toán và quy trình thực hiện công việc kế toán. Kiểm tra kế toán giúp phát hiện, ngăn ngừa kịp thời các hiện tượng tiêu cực trong quản lý kinh tế và sửa chữa, bổ sung những sai sót trong quá
trình thực hiện các nội dung của tổ chức công tác kế toán.
Việc công tác kiểm tra kế toán không được thực hiện thường xuyên thường được kiểm tra vào cuối quý, cuối năm nên khi phát hiện sai sót không phát hiện kịp thời dẫn đến những sai sót tại Công ty Cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin tác giả đề xuất những giải pháp sau đây:
- Dựa trên những quy định của Nhà nước về công tác kiểm tra kế toán công ty nên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng cho bộ phận thực hiện công việc này; có những quy chế, quy định cụ thể về việc thực hiện kiểm tra kế toán, để mỗi nhân viên có thể nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm tra kế toán.
- Hoàn thiện bộ phận kiểm tra nội bộ nhằm phát hiện những sai phạm để có biện pháp ngăn ngừa phát hiện và giải quyết kịp thời những thiếu sót, sơ hở trong quản lý tài chính góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. Thường xuyên áp dụng kiểm tra đột xuất, về mặt bản chất, kiểm tra đột xuất không phải là kiểm tra định kỳ nhưng có thể là kiểm tra tại chỗ hoặc kiểm soát từ xa. Đặc trưng của công tác kiểm tra đột xuất là bí mật hơn kiểm tra định kỳ, giúp nắm được những thông tin chính xác, khách quan hơn tình hình thực tế. Do vậy hoạt động này cần phải tăng cường hơn nhằm phát hiện ngăn ngừa sai phạm để có biện pháp quản lý đúng đắn.
Ngoài ra, nâng cao vai trò của người đứng đầu đơn vị và kế toán trưởng trong việc thực hiện chức năng này công ty cần xây dựng kế hoạch kiểm tra ngay từ đầu năm, phải xác định rõ trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc liên quan đến công tác kế toán: Kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc chấp hành chế độ ghi chép ban đầu và ghi chép trên sổ kế toán, kiểm tra việc lập báo cáo kế toán, kiểm tra việc thực hiện các định mức chi theo quy định chung của Nhà nước và các quy định của công ty; đối tượng kiểm tra, nội dung, phương pháp và thời gian kiểm tra.
Trường hợp thông qua công tác kiểm tra nội bộ nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, kế toán phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định hiện hành.
Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng theo quy định thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu bổ sung thủ tục và điều chỉnh khớp đúng, sau đó mới tiến hành ghi sổ kế toán.