1.3.1 .Tổ chức bộ máy kế toán
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần
góp phần hồn thiện hệ thống kế tốn do Nhà nước ban hành. Thực hiện chức năng này không những thực hiện chức năng quản lý, giám sát của Nhà nước về tổ chức kế tốn mà cịn đảm bảo cho Công ty đáp ứng được các yêu cầu của đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn cung cấp.
Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần Than Cao Sơn- Vinacomin phải phù hợp với đặc điểm SXKD, trình độ và yêu cầu quản lý.
Nguyên tắc kế thừa
Q trình hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin phải có sự tiếp thu vận dụng có chọn lọc nhưng đồng thời phải kế thừa những nội dung quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam sao cho phù hợp với đặc điểm loại hình doanh nghiệp mình nhưng khơng rập khn, áp đặt theo một khn mẫu nhất định.
3.2. Các giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phầnThan Cao Sơn-Vinacomin Than Cao Sơn-Vinacomin
Trước đòi hỏi của thực tiễn và tầm quan trọng của cơng tác kế tốn, trước thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin, tác giả đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin.
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Hạn chế về đội ngũ nhân viên kế tốn có trình độ chun mơn nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, và việc sắp xếp bố trí cơng việc tại phịng kế tốn chưa khoa học tác giả đề xuất giải pháp sau:
Đội ngũ cán bộ kế tốn là một bộ phận quan trọng và khơng thể thiếu của bộ máy kế tốn nói chung và cơng tác quản lý tài chính nói riêng. Các sai phạm xảy ra nguyên nhân chủ yếu vẫn là do con người, tổ chức bộ máy kế tốn chưa hiệu quả, phân cơng công việc chưa hợp lý, năng lực làm việc của đội ngũ cán bộ kế tốn
cũng như cơng tác kiểm tra, kiểm soát chưa chặt chẽ sẽ quyết định chất lượng và hiệu quả của cơng tác kế tốn. Do đó phải khơng ngừng nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kế toán là yêu cầu tất yếu đối với bất kỳ đơn vị nào.
Về tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty mới chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTTC, chưa quan tâm đến công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT:
Công ty Thực trạng tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin chưa được chun mơn hóa, KTQT chưa được quan tâm đúng mức, vì vậy theo tác giả tổ chức cơng tác kế tốn nên theo mơ hình hỗn hợp giữa KTTC và KTQT. Để thực hiện được điều này Công ty cần giải quyết tốt một số vấn đề cơ bản như xác định khối lượng cơng việc kế tốn cần thực hiện, xác định số lượng bộ phận (phần hành) kế toán hợp lý, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng bộ phận tương ứng và tổ chức phân công, phân định nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán một cách khoa học nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị.
Mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT trong bộ máy kế tốn của Cơng ty có thể bố trí thành các bộ phận chủ yếu sau:
- Bộ phận kế tốn tiền và cơng nợ: bộ phận này có thể kết hợp giữa KTTC và KTQT về các loại vốn bằng tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản công nợ (bao gồm công nợ với khách hàng, công nợ với nhà cung cấp và các khoản công nợ khác). Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản thu, chi tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản cơng nợ, người làm kế tốn tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ tiến hành ghi sổ KTTC và KTQT để cung cấp thông tin cho việc lập BCTC và BCQT cho việc điều hành, quản lý các loại tiền, tương đương tiền và các khoản công nợ.
- Bộ phận kế tốn TSCĐ: do tính chất phát sinh khơng thường xun của các giao dịch về TSCĐ mà bộ phận này có thể kết hợp thực hiện giữa KTTC và KTQT các loại TSCĐ. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về tăng giảm khấu hao TSCĐ, nhân viên kế tốn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, phân loại chứng từ phục vụ việc ghi chép KTTC và KTQT cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập BCTC và BCQT về TSCĐ.
- Bộ phận kế tốn hàng tồn kho: Bộ phận này có thể tách rời hoặc kết hợp giữa thực hiện KTTC và KTQT các loại hàng tồn kho. Trên cơ sở phát sinh các chứng từ nhập, xuất các loại hàng tồn kho kiểm tra tính hợp lý, hợp phát và phân loại chứng từ phục vụ việc ghi sổ KTTC và KTQT. Bộ phận này cần xác định được lãi hoặc lỗ chưa thực hiện trong giá trị hàng tồn kho phát sinh từ các giao dịch bán hàng trong kỳ.
trọng của phần hành này nên có thể thực hiện tách biệt giữa KTTC và KTQT. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung liên quan đến giá thành sản xuất sản phẩm, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến toàn bộ giá thành của sản phẩm tiêu thụ để kiểm tra, phân loại, tính tốn, phân bổ chi phí cho từng đối tượng và tính giá thành của từng loại sản phẩm theo yêu cầu quản trị. Đồng thời thực hiện việc ghi sổ KTTC, KTQT nhằm cung cấp thông tin cho việc lập BCTC và BCQT chi phí giá thành.
- Bộ phận kế tốn doanh thu và kết quả kinh doanh: thơng thường bộ phận này có thể được thực hiện tách biệt giữa KTTC và KTQT. Trên cơ sở các chứng từ kế toán phát sinh về các khoản doanh thu các loại kết quả kinh doanh của đơn vị, nhân viên kế toán kiểm tra phân loại chứng từ, tính tốn các khoản doanh thu và kết quả kinh doanh theo từng hoạt động, xác định các loại thuế phải nộp Nhà nước, ghi sổ KTTC và KTQT theo từng loại doanh thu và kết quả kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thực hiện việc lập BCTC, thông tin về KTQT phục vụ cho việc điều hành hoạt động bán hàng, thực hiện dịch vụ và lập BCQT của đơn vị.
- Bộ phận kế toán nguồn vốn đầu tư: bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện KTTC và KTQT các khoản đầu tư nguồn vốn, các loại đầu tư tài chính. Trên cơ sở các loại chứng từ chứng minh nguồn vốn, các khoản đầu tư phát sinh, tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ KTTC và KTQT theo yêu cầu quản trị từng loại nguồn vốn, từng khoản đầu tư nhằm cung cấp thông tin để lập BCTC và BCQT các khoản đầu tư liên quan đến nguồn vốn, khoản đầu tư.
- Bộ phận kế toán tổng hợp: bộ phận này ngoài việc thực hiện các phần hành KTTC và KTQT cịn lại, cịn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu KTTC, KTQT của các bộ phận khác để lập BCTC, tổng hợp thông tin KTQT để lập BCQT theo yêu cầu của nhà quản trị trong từng thời kỳ, từng khoảng thời gian cụ thể. Tổ chức cung cấp thông tin KTQT để tư vấn cho nhà quản trị ra các quyết định quản lý phù hợp, kịp thời.
Trên đây là những phần việc cơ bản trong từng bộ phận của phịng kế tốn cần thực hiện theo mơ hình hỗn hợp giữa KTTC và KTQT. Tuy nhiên sự phân công công việc cho từng bộ phận, từng nhân viên kế tốn có thể khác nhau. Kế tốn
trưởng cần căn cứ trình độ, năng lực, kinh nghiệm nghề nghiệp của từng nhân viên kế toán cũng như yêu cầu quản lý trong từng thời gian cụ thể mà phân công công việc KTTC, KTQT cho từng nhân viên cụ thể. Trên cơ sở đó đảm bảo cơng tác kế tốn được trơi chảy và cung cấp kịp thời thông tin đáng tin cậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Ngồi ra cũng cần nâng cao trình độ cho đội ngũ người làm cơng tác kế toán bằng cách tổ chức các lớp tập huấn cập nhật chế độ kế tốn, bổ sung kiến thức về cơng tác kế tốn. Các hội nghị tập huấn nghiệp vụ trao đổi kinh nghiệm, hướng dẫn thực hiện các văn bản, chế độ chính sách tài chính và các kiến thức mới trong quản lý kinh tế. Cần nâng cao nhận thức về trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ kế toán, rèn luyện tác phong chuyên nghiệp nhất là đối với những cán bộ kế tốn mới được tuyển dụng hoặc chưa có kinh nghiệm. Tăng cường đào tạo, hướng dẫn cho người làm kế tốn ứng dụng thành thạo cơng nghệ thơng tin vào công tác kế tốn.
3.2.2. Hồn thiện tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu
Hệ thống chứng từ kế tốn giữ vai trị quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra kiểm sốt, đơn đốc cá nhân và tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, chấp hành chế độ kế tốn và các chế độ chính sách khác của Nhà nước. Hệ thống chứng từ nhằm đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp. Vì vậy, cần phải hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn, gắn liền theo các hạn chế là các giải pháp cụ thể như sau:
Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn ban đầu để phục vụ thu nhận thông tin KTTC và KTQT trong Công ty Cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin cần được hoàn thiện ở các nội dung cơ bản sau:
Thực tế công ty chưa ban hành quy định lập và luân chuyển chứng từ dưới dạng văn bản, công tác kiểm tra chứng từ chưa được thực hiện thường xuyên, các chứng từ cịn thiếu thơng tin:
- Công ty cần ban hành quy định luân chuyển chứng từ kế toán. Quy định này cần đưa ra bằng văn bản, mô tả rõ ràng quy trình cho các nhóm chứng từ trong hoạt động SXKD.
- Để chặt chẽ quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần được lập theo dạng văn bản dưới dạng sơ đồ đồng thời đính kèm tất cả các biểu mẫu liên quan đến quy trình đó. Sơ đồ ln chuyển chứng từ dùng để theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ,
mơ tả q trình từ khi lập chứng từ cho đến cuối quá trình khi chứng từ được xử lý. - Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế tốn nếu thực hiện tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong q trình tra cứu, kiểm tra, kiểm sốt thơng tin. Do vậy Công ty cần phân loại chứng từ, tài liệu theo yêu cầu của Nhà nước cũng như yêu cầu quản trị nhằm thực hiện sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ một cách khoa học. Công ty cần thiết kế sổ theo dõi lưu trữ chứng từ, lập danh mục các chứng từ trong thời gian lữu trữ, hết thời gian lữu trữ lên kế hoạch hủy bỏ chứng từ theo quy định. Đối với các chứng từ điện tử điều quan trọng và khác biệt cơ bản với chứng từ bằng giấy là tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong q trình sử dụng và lưu trữ. Khi sử dụng chứng từ điện tử cần quản lý, kiểm tra chống các hình thức khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ không đúng quy định.
- Đối với các chứng từ kế tốn phục vụ cho KTQT, để đảm bảo thơng tin trên chứng từ được cung cấp kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao thì cần thiết phải hồn thiện và xây dựng hệ thống chứng từ theo các yêu cầu như: xây dựng danh mục và mã chứng từ cho từng bộ phận nội bộ, quy định biểu mẫu và phương pháp ghi chép của từng loại chứng từ nội bộ, xác định các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ nội bộ, quy định thời điểm lập chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp và phân tích, cung cấp thơng tin giữa các bộ phận trong đơn vị.
Về cơ bản hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty là khá đầy đủ phù hợp với đặc điểm hoat động của DN và quy định của chế độ kế tốn hiện hành. Với tính chất tổng hợp quá khứ, KTTC căn cứ vào chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh để cập nhật vào phần mềm kế tốn. Trên thực tế có những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh nhưng các chứng từ thanh toán chậm sẽ chưa được cập nhật. Khi đó tính thời sự của thơng tin khơng được đảm bảo. Với yêu cầu cập nhật thông tin phục vụ cho quản trị DN, theo Học viên khi có các nghiệp vụ phát sinh chi phí, kế tốn nên lập Bảng kê chi phí phát sinh chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí và gửi báo cáo hàng ngày về văn phịng kế tốn Cơng ty để nhân viên chịu trách nhiệm kế tốn chi phí cập nhật thơng tin. Học viên đề xuất thiết kế mẫu Bảng kê chi tiết chi phí theo cơng trường như sau:
Bảng 3.1: Bảng kê chi tiết chi phíBẢNG KÊ CHI TIẾT CHI PHÍ BẢNG KÊ CHI TIẾT CHI PHÍ
Ngày … tháng…năm…
Đơn vị tính: VNĐ
STT NỘI DUNG ĐVT Kế hoạchKHỐI LƯỢNGThực tế Kế hoạchĐƠN GIÁThực tế Kế hoạch THÀNH TIỀNThực tế Chênh lệch
1 2 3 4 5 …. TỔNG CỘNG X X X X X X X
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Hồn thiện hệ thống tài khoản kế toán theo hướng vận dụng đúng các quy định trong chế độ kế tốn ban hành tại Thơng tư 200/2014/TT- BTC áp dụng từ năm 2015, đáp ứng yêu cầu của cơng tác hạch tốn, lập báo cáo tài chính và cung cấp thơng tin phục vụ quản lý của đơn vị. Việc xây dưng hệ thống tài khoản chi tiết chưa hợp lý về cấp độ quản lý chi tiết với yêu cầu quản lý, các tài khoản chi tiết này mới chỉ phục vụ công tác KTTC chưa thực sự phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế tốn sử dụng vẫn chưa hồn toàn đáp ứng được yêu cầu hệ thống hóa thơng tin để lập một số chỉ tiêu trên BCQT tác giả đề xuất giải pháp như sau:
Cần xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn để hệ thống hóa thơng tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị phục vụ cho việc lập BCTC và BCQT. Tại Công ty Cổ phần Than Cao Sơn-Vinacomin hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn và tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đáp ứng yêu cầu của KTTC và KTQT là một trong những nội dung quan trọng nhất, cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, đảm bảo đầy đủ tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết phục vụ cho công tác KTTC và KTQT.
- Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng phù hợp với các văn bản pháp quy về quản lý kinh tế tài chính, quản lý thuế và phù hợp với các thơng lệ, chuẩn mực kế toán.
- Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng phù hợp với nguyên tắc đơn giản, dễ làm, dễ vận dụng và phải phù hợp với trình độ đội ngũ những người làm kế tốn và cán bộ quản lý kinh tế của Cơng ty.
Căn cứ vào hệ thống tài khoản đã được ban hành để lựa chọn các tài khoản cấp 2, cấp 3...cho phù hợp đồng thời chi tiết hóa các tài khoản này nhằm phục vụ cho việc lập BCTC, BCQT cụ thể như sau: