Hiện nay, đa phần các cơ quan đã áp dụng các công nghệ thông tin, sử dụng trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác tổ chức hoạt động TT-TV của đơn vị. Cơ sở vật chất kỹ thuật đóng một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động nghiệp vụ. Chính vì vậy, sự ra đời, tồn tại và phát triển của các cơ quan thông tin- thư viện bào giờ cũng gắn liền với việc xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật. Cơ sở vật chất là yếu tố không thể thiếu để cấu thành nên một cơ quan thông tin-thư viện. Nó bao gồm trụ sở để tổ chức, sắp xếp tài liệu, tổ chức phục vụ NDT và các trang thiết bị để vận hành hoạt động nghiệp vụ. Việc tạo nên môi trường tiện nghi sẽ giúp khuyến khích quá trình sáng tạo, làm nảy sinh những điều kiện tối ưu cho lao động và nghỉ ngơi. Trong việc phục vụ người dùng tin khiếm thị, cơ sở vật chất của cơ quan thông tin-thư viện cũng cần tổ chức, sắp xếp lại cho phù hợp với môi trường hoạt động mới…
Cụ thể, trong quá trình tổ chức hoạt động, vai trò của công nghệ thông tin được đánh giá cao. Nó được áp dụng trong tất cả các khâu trong lĩnh vực thư viện. Công nghệ thông tin, trang thiết bị hiện đại tác động tớ tất cả các quá trình nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ thông tin. Nó giúp các nhà quản lý bao quát công việc, giúp cán bộ thư viện kiểm soát được vốn tài liệu, giúp người dùng tin rút ngắn thời gian cũng như chi phí trongviệc khai thác tài liệu…
Về ứng dụng công nghệ thông tin
Sự phát triển nhanh chóng của CNTT hiện nay đã và đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động TT-TV nói chung và hoạt động phục vụ NKT nói riêng. Các loại hình thông tin số như “cơ sở dữ liệu”/“siêu dữ liệu” hay các “thư viện điện tử”/“thư viện số”/“cổng giao tiếp điện tử”/“thư viện ảo”... đã trở nên quen thuộc với nhân lực TT- TV. Đây là một trong những yếu tố có ảnh hưởng mang tính quyết định đối với sự phát triển của hoạt động TT-TV phục vụ người khiếm thị. Ngày nay, hoạt động TT- TV khó có thể tách rời việc sử dụng máy tính điện tử, kết nối mạng nội bộ, mạng internet, khai thác thông tin/tài liệu trực tuyến…Các cơ quan TT-TV đã và đang được trang bị các thiết bị hiện đại để tự động hóa chu trình hoạt động nghiệp vụ, hỗ
trợ NDT như: phần mềm quản lý hoạt động thông tin-thư viện, các phương tiện nghe, nhìn, các công cụ để số hóa tài liệu, thuyết trình, đường truyền Internet …
Ứng dụng CNTT vào các khâu hoạt động của thư viện đã làm thay đổi về hình thức thu thập, xử lý, lưu trữ bảo quản và tìm kiếm thông tin. Khai thác thông tin qua máy tính, khả năng truy cập thông tin qua các CSDL trở nên đa dạng với nhiều điểm truy cập khác nhau và phong phú hơn nhiều so với các bộ máy tra cứu truyền thống. Ngoài việc tìm kiếm tài liệu/thông tin của chính cơ quan TT-TV đó còn được thực hiện thông qua khai thác tới nhiều CSDL của các đơn vị khác trong và ngoài nước nếu được kết nối Internet…Sự phát triển này cũng đã cho ra đời ngày càng nhiều các vật mang tin điện tử như đĩa từ, đĩa quang, băng từ,…giúp giảm tải các kho chứa tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao và phân phối thông tin/tài liệu. Sự gia tăng với số lượng lớn, trong thời gian ngắn các nguồn tin điện tử đã làm thay đổi nhanh chóng hoạt động TT-TV nói chung và phục vụ người khiếm thị nói riêng.
1.2.4. Nhu cầu tin của người khiếm thị
Người dùng tin và cơ quan thông tin-thư viện tương tác với nhau thông qua nhu cầu tin của người dùng tin khiếm thị. Nhu cầu tin của người dùng tin nói cbhung và người khiếm thị nói riêng phụ thuộc rất lớn vào những yếu tố như trình độ, nghề nghiệp, độ tuổi, điều kiện/môi trường sống, tâm lý, sức khỏe…Vì vậy nhu cầu tin của người dùng tin nói chung và người dùng tin khiếm thị nói riêng là khác nhau và luôn luôn thay đổi, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện. Tuỳ vào đối tượng người dùng tin mà các cơ quan thông tin-thư viện sẽ có các chính sách bổ sung, các hình thức xử lý tài liệu, và các chính sách phù hợp, đồng thời cũng có các sản phẩm và dịch vụ thông tin-thư viện hợp lý nhất với đối tượng người dùng tin mà cơ quan đó hướng tới, trong đó có người dùng tin khiếm thị.
1.2.5. Số lượng & chất lượng sản phẩm, dịch vụ thông tin-thư viện
Sản phẩm và dịch vụ thư viện là yếu tố quan trọng và không thể thiếu ở bất cứ cơ quan thông tin – thư viện nào.
Sản phẩm thông tin-thư viện là cầu nối giữa người dùng tin khiếm thị đến với nguồn tài nguyên thông tin. Đối với sản phẩm của NDT khiếm thị đôi khi còn chính là nguồn tài liệu cấp một được chuyển hóa thành sách nói, sách chữ nổi trên cơ sở sách/tài liệu gốc…
Nếu các sản phẩm và dịch vụ thông tin-thư viện đa dạng nhiều hình thức khác nhau và có chất lượng tốt, phù hợp và thuận tiện với người dùng tin khiếm thị...sẽ đem lại sự hài lòng và tăng sự thỏa mãn nhu cầu thông tin của người tin. Từ đây sẽ đem lại hiệu quả cao trong hoạt động thông tin – thư viện.
1.2.6. Vốn tài liệu phục vụ người khiếm thị
Vốn tài liệu phục vụ người khiếm thị có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện. Trong hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện, vốn tài liệu là yếu tố không thể thiếu và được xem là yếu tố vô cùng quan trọng.
Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành TT-TV. Vốn tài liệu của bất cứ cơ quan TT-TV nào nó được quy định và mang “mầu sắc” về nhu cầu thông tin/tài liệu của người dùng tin chiến lược của đơn vị đó.
Người dùng tin đến cơ quan thông tin-thư viện để khai thác và sử dụng thông tin/tài liệu để phục vụ cho mục đích của họ. Nhưng nếu cơ quan thông tin-thư viện không có tài liệu hoặc tài liệu không đầy đủ, không đa dạng và không có tính cập nhật, không phù hợp…thì người dùng thông tin/tài liệu có còn đến thư viện?. Từ đây dẫn tới hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin-thư viện sẽ không cao.
1.3. Các yêu cầu đối với hoạt động thông tin-thƣ viện
Hoạt động TT-TV có một vai trò quan trọng đối với NDT nói chung và người dùng tin khiếm thị nói riêng. Để đánh giá công tác tổ chức hoạt động TT-TV cần phải dựa vào các yêu cầu/tiêu chí sau: