1.3.5 .Người dùng tin khiếm thị thỏa mãn nhu cầu thông tin/tài liệu
2.1.3. Hoạt động lưu trữ và bảo quản thông tin/tài liệu
2.1.3.1. Hoạt động lưu trữ thông tin/tài liệu
Tùy vào đặc thù của mỗi cơ quan mà việc lưu trữ và bảo quản tài liệu có sự khác nhau. Nhưng bên cạnh đấy, 03 đơn vị khảo sát vẫn áp dụng sắp xếp, bố trí và bảo quản theo Hướng dẫn lưu trữ văn bản nhà nước do Cục Lưu trữ nhà nước ban hành năm 1995 [34]
Tổ chức kho tài liệu
Sắp xếp tài liệu
Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi cơ quan mà việc sắp xếp tài liệu trong kho có sự khác nhau
Thƣ viện Trƣờng PTCS Nguyễn Đình Chiểu Hà Nội
Với đặc thù nguồn tài liệu còn ít và chủ yếu là sách giáo khoa chữ nổi nên Thư viện bố trí tài liệu theo các môn học: Toán, Tiếng Việt, Tiếng Anh… Ngoài ra Thư viện còn có tranh truyện được sắp theo số đăng ký cá biệt
Thƣ viện Trung tâm ĐTCB & PHCN cho ngƣời mù
CBTTTV sắp xếp tài liệu theo nội dung bao quát của tài liệu. Mỗi nội dung được sắp xếp ở các giá sách khác nhau và có nhãn giá chia theo từng khu vực.
Thƣ viện Hà Nội
Tài liệu của thư viện được sắp xếp theo bảng phân loại DDC. Bảng phân loại DDC chia tài liệu thành 10 lĩnh vực chính, ký hiệu từ lớp 000 đến 999, trong mỗi môn loại tài liệu lại tiếp tục được chia thành các nhóm nhỏ chi tiết hơn.
Tài liệu được sắp xếp trên giá bởi ký hiệu xếp giá hay nhãn tài liệu
Các ký hiệu xếp giá gồm có: ký hiệu kho; chỉ số phân loại tài liệu; ký hiệu tên tác giả hoặc ký hiệu tên tài liệu.
Sự khác nhau về ký hiệu xếp giá ở các kho giúp cán bộ và NDT dễ dàng trong việc tìm tài liệu cùng một ngôn ngữ, cùng một môn loại, đồng thời tạo điều kiện sắp xếp tài liệu nhanh chóng, tiện lợi cho.
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu :
từ số nhỏ tới số lớn hơn.
- Nếu các tài liệu giống nhau về chỉ số phân loại thì được sắp xếp theo vần của 3 chữ cái trong ký hiệu xếp giá.
2.1.3.2. Hoạt động bảo quản tài liệu
Ngay từ khi thành lập, lãnh đạo và cán bộ thư viện đã rất quan tâm trong vấn đề bảo quản tài nhiều, nhằm giữ gìn và bảo quản tài liệu lâu dài, mang lại hiệu quả phục vụ NDT một cách tốt nhất. Để làm tốt công tác bảo quản tài liệu, lãnh đạo và CBTTTV của 03 đơn vị khảo sát đã chú trọng các lĩnh vực sau: Bảo quản kho, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho, thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản, tu bổ phục chế tài liệu.
Xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu
Thư viện Trường PTCS Nguyễn Đình Chiểu Hà Nội và Trung tâm PHCN cho người mù
Tại 03 đơn vị khảo sát, trong công tác xây dựng kế hoạch bảo quản, lãnh đạo và CBTTTV đã căn cứ vào nhu cầu bảo quản tài liệu của thư viện và các yêu cầu về kỹ thuật bảo quản. Nhằm làm tốt công tác này, cán bộ phụ trách công tác lập kế hoạch đã có những khảo sát cụ thể trước khi tiến hành lập kế hoạch bảo quản tài liệu thư viện, các khảo sát bao gồm:
- Khảo sát nhu cầu bảo quản tài liệu: khảo sát ý kiến NDT và cán bộ phục vụ về tài liệu thư viện. Nếu tài liệu quan trọng, được NDT sử dụng nhiều thì tài liệu đó cần được bảo quản.
- Khảo sát điều kiện bảo quản: các điều kiện để tiến hành bảo quản ảnh hưởng lớn tới công tác bảo quản tài liệu, bao gồm: điều kiện về ngân sách; về chất lượng tài liệu; về số lượng cán bộ tham gia bảo quản tài liệu; về diện tích các kho; …
- Khảo sát môi trường bảo quản: cán bộ tiến hành nghiên cứu về độ ẩm của môi trường, nhiệt độ, ánh sáng,…để làm căn cứ nghiên cứu môi trường xung quanh tài liệu cần bảo quản.
- Khảo sát hệ thống bảo vệ: CBTTTV xem xét về hệ thống phòng cháy chữa cháy, cổng từ,… tại các kho tài liệu.
- Khảo sát ý thức của lãnh đạo, nhân viên: khảo sát về tinh thần, trách nhiệm của lãnh đạo và nhân viên TV trong việc giữ gìn, bảo quản tài liệu của chính TV mình, từ đó lấy căn cứ để tiến hành thực hiện kế hoạch bảo quản tài liệu.
Thƣ viện Hà Nội
Với đặc thù của mình, Thư viện Hà Nội hàng ngày tiếp đón hàng trăm lượt người dùng tin đến thư viện. Vì thế, công tác bảo quản tài liệu diễn ra thường xuyên hơn so với 02 đơn vị còn lại.
Sau khi tiến hành khảo sát, thư viện Hà Nội đã xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu: thứ 5 tuần 1 và tuần 3 của tháng tiến hành vệ sinh kho sách. Hoạt động này diễn ra thường xuyên vì thế đem lại hiệu quả cao trong hoạt động thông tin – thư viện tại đơn vị góp phần nâng cao “tuổi thọ” của tài liệu cũng như đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin.
Xây dựng các quy định cụ thể trong bảo quản tài liệu
Bên cạnh việc lập kế hoạch cho công tác bảo quản tài liệu, CBTTTV đã cụ thể hóa các hoạt động bảo quản tài liệu bằng các quy định cụ thể. Dựa trên tình hình hoạt động thực tế của thư viện mà lãnh đạo thư viện đã có những quy định phù hợp với công tác bảo quản tài liệu:
-Quy định bảo quản tài liệu đối với CBTTTV và NDT: CBTTTV và NDT phải có trách nhiệm trong việc sử dụng tài liệu, giữ gìn tài liệu, không được làm hư hỏng tài liệu TV; trường hợp vi phạm sẽ bị xử phạt theo quy định.
-Hệ thống phòng chống cháy nổ: tất cả kho tài liệu trong TV đều được trang bị các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy. Các dụng cụ và biện pháp thông thường như: bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy bằng nước, …
Đảm bảo tiêu chuẩn trong xây dựng và sắp xếp kho tài liệu
Nhận thức được tầm quan trọng trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu, tại 03 đơn vị khảo sát đã thực hiện theo Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục Lưu
trữ nhà nước năm 1995 [34]
Kho tài liệu được bố trí ở nơi khô ráo, môi trường trong lành, địa chất công trình ổn định, thuận lợi cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy-phòng lũ lụt. Diện tích
Lối đi trong kho: lối đi chính rộng từ 1m20-1m50; lối đi xung quanh kho rộng từ 800cm-1m20; lối đi giữa các hàng giá rộng từ 700cm - 800cm. Lối đi trong kho đã đảm bảo thuận lợi cho công tác phục vụ và bảo quản tài liệu, ngoài ra còn đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận kho khi có sự cố.
Tường kho: chịu được nhiệt độ cao và chịu được lửa theo quy định của Nhà nước, không bị sập đổ sau 4 giờ có hỏa hoạn. Tường đảm bảo cách nhiệt, chống thấm nước, chống ẩm.
Cửa kho: cửa kho chắc chắn, có khóa tốt, cửa kho được mở theo hướng từ trong ra ngoài, chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu, chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho.
Hệ thống điện trong kho: TV lắp đặt 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện trong và hệ thống điện ngoài kho, có cầu dao chung cho từng kho và cho cả TV. Đèn chiếu sáng có công tắc riêng. Dây dẫn điện làm bằng cáp chì và đi ngầm trong tường kho.
Chế độ nhiệt độ; ánh sáng; thông gió: CBTTTV luôn duy trì mức nhiệt độ- độ ẩm cân bằng trong 24h; hạn chế tối đa ánh sáng chiếu vào tài liệu.
Tổ chức tài liệu trong kho
- Tài liệu trước khi nhập kho đều được CBTTTV khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
- Mỗi kho lưu trữ đều có hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho và sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu trong kho.
- Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, CBTTTV đều kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
- Hàng năm, TV đều tiến hành kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra đều được ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu. Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, CBTTTV thống kê thành văn bản để kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao tài liệu.
Bên cạnh các công tác trên, cán bộ làm công tác bảo quản tài liệu còn quan tâm đến vấn đề giáo dục CBTTTV và NDT về ý thức xây dựng và bảo quản vốn tài liệu, coi tài liệu như tài sản quốc gia. Giáo dục tinh thần trách nhiệm của CBTTTV trong việc bảo quản tài liệu của cơ quan mình. Đối với những trường hợp vi phạm, thư viện đã có những biện pháp xử lý những cá nhân gây thiệt hại cho tài liệu TV. Bên cạnh đó, CBTTTV giáo dục NDT về trách nhiệm đối với tài liệu, ý thức giữ gìn tài liệu trong quá trình sử dụng.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của 03 đơn vị khảo sát đã đáp ứng được yêu cầu chung của tiêu chuẩn bảo quản tài liệu đối với các thư viện hiện nay, hỗ trợ công tác phục vụ NDT đạt kết quả tốt nhất, góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động thư viện.