3.2.2 .Chú trọng các loại tài liệu phù hợp với người khiếm thị
3.3. Hoàn thiện tổ chức xử lý tài liệu phục vụ ngƣời khiếm thị
Việc xử lý tài liệu là rất quan trọng trong việc tổ chức hoạt động TT-TV. Khẳng định lại điều này Bộ Văn hóa Thể thao & Duc lịch đã ban hành Thông tư
“Quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện” Số: 18/2014/TT- BVHTTDL vào ngày 08 tháng12 năm 2014 đãghi rõ:
“Điều 5. Xử lý tài liệu
1. Tài liệu bổ sung vào thư viện được xử lý theo quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thư viện để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu và sử dụng.
2. Xử lý tài liệu bao gồm:
a) Xử lý kỹ thuật: đăng ký tài liệu vào sổ tài sản của thư viện (sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt); đóng dấu; tạo lập ký hiệu xếp giá; dán nhãn, chỉ từ, mã vạch, nhận dạng tần số, hoặc một số dạng thức khác;
b) Xử lý hình thức: Biên mục mô tả tài liệu;
c) Xử lý nội dung: định chỉ số phân loại; định chủ đề, từ khoá; chú giải; tóm tắt nội dung; tổng quan tài liệu.
3. Việc xử lý tài liệu phải tuân thủ theo các quy tắc, quy chuẩn của nghiệp vụ thư viện; tận dụng kết quả xử lý nội dung tài liệu của các thư viện lớn, đầu ngành để bảo đảm tính chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí của thư viện”.
3.3.1. Đối với xử lý hình thức
Hiện nay, công tác xử lý tài liệu chưa thực sự được chú trọng tại các đơn vị khảo sát. Công tác này vẫn mang tính chất thủ công cao và chưa có sự thống nhất giữa các đơn vị. Điều này gây khó khăn trong việc trao đổi chuyên môn giữa các đơn vị.
Để thực hiện việc thống nhất này, 03 đơn vị khảo sát cần thống nhất một số điểm sau: Mô tả tài liệu đúng chuẩn và có sự thống nhất trong việc sử dụng quy tắc mô tả. Trường PTCS Nguyễn Đình Chiểu Hà Nội và Trung tâm ĐTCB và PHCN cho người mù cần sử dụng sổ đăng ký cá biệt và quy tắc biên mục để thống nhất không chỉ với các đơn vị còn lại mà còn là sự thống nhất với các cơ quan trong nước. Việc thống nhất quy tắc biên mục còn giúp thống nhất trong việc sử dụng chung kết quả xử lý, xây dựng các lọai thư mục tài liệu khác nhau phục vụ cho NDT khiếm thị trong việc tra tìm tài liệu.
3.3.2. Đối với xử lý nội dung
Thống nhất trong việc xử lý nội dung tài liệu nói chung và phân loại tài liệu nói chung. Việc sử dụng bảng phân loại hiện này như trên đã phân tích ở chương 2, Thư viện Hà Nội sử dụng Bảng phân loại DDC để phân loại tài liệu. Thư viện Trường PTCS Nguyễn Đình Chiểu Hà Nội đang sử dụng bảng phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn. Thư viện Trung tâm ĐTCB và PHCN cho người mù không sử dụng bảng phân loại. Theo tác giả cần triển khai ngay việc sử dụng bảng phân loại để hoàn thiện công tác tổ chức trong lĩnh vực xử lý nội dung tài liệu. Bởi tổ chức hoạt động thông tin/tài liệu phục vụ cho người dùng tin khiếm thị tại Thư viện Trung tâm ĐTCB và PHCN là chủ yếu chứ không chỉ cho cán bộ của Trung tâm là chủ yếu. Và về cả hình thức và nội dung của tài liệu/thông tin phục vụ người dùng tin của Trung tâm nói chung và người khiếm thị nói riêng cũng rất cần nguồn tài nguyên phong phú, đa dạng. Vì vậy, rõ ràng cần phải sử dụng bảng phân loại tổ xử lý tài liệu, tổ chức mục lục phân loại, định ký hiệu xếp giá, xây dựng Thư mục theo chuyên đề…