1.3.5 .Người dùng tin khiếm thị thỏa mãn nhu cầu thông tin/tài liệu
2.1.2. Tổ chức hoạt động xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu hay còn có tên gọi khác là xử lý thông tin. Khái niệm xử lý thông tin hoặc xử lý tài liệu được hiểu là: “quá trình biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin”.
Xử lý tài liệu được tiến hành nhằm đáp ứng hoạt động lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Các công tác xử lý tài liệu gồm: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận.
Tuy nhiên, hiện nay tại 03 đơn vị khảo sát đang tiến hành xử lý tài liệu mới thực hiện 02 công đoạn: xử lý hình thức/mô tả hình thức tài liệu và xử lý nội dung của tài liệu/thông tin mới chỉ dừng ở phân loại tài liệu.
2.1.2.1. Hoạt động xử lý hình thức/môt tả hình thức tài liệu
Công tác xử lý tài liệu phục vụ người khiếm thị tại 03 đơn vị chủ yếu thực hiện thủ công
Về Mô tả tài liệu/xử lý hình thức tài liệu
Các cơ sở phục vụ người khiếm thị tiến hành mô tả tài liệu như sau:
Trường PTCS Nguyễn Đình Chiểu Hà Nội và Trung tâm ĐTCB và PHCN cho người mù tiến hành mô tả tài liệu trên máy tính dưới dạng word hoặc excel.
CBTTTV ghi lại các thông tin: tên sách, tác giả, nhà xuất bản, số lượng,…chưa sử dụng sổ đăng ký cá biệt. Tại Trung tâm ĐTCB và PHCN cho người mù không tiến hành làm nhãn cho tài liệu. Tài liệu sau khi được ghi lại thông tin sẽ được chuyển lên giá sách.
Tại Thư viện Hà Nội, khi tài liệu nhập về thư viện, CBTV mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn mô tả ISBD và sử dụng sổ đăng ký cá biệt. Sau khi mô tả thông tin tài liệu, CBTV tiến hành đóng dấu, dán nhãn và chuyển sang bước phân loại tài liệu.
Công tác mô tả tài liệu phục vụ người khiếm thị tại 03 đơn vị còn khá đơn điệu, mang tính thủ công cao. Tại đây, công tác xử lý tài liệu chưa được ứng dụng các phần mềm quản lý thư viện, cũng như chưa mô tả tài liệu theo đúng tiêu chuẩn quốc tế ISBD.
2.1.2.2. Hoạt động xử lý nội dung tài liệu
Về xử lý nội dung của tài liệuhiện nay các cơ sở phục vụ NKT tại Hà Nội mới chỉ tiến hành phân loại tài liệu.
Phân loại tài liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động TT-TV. Kết quả sau phân loại tài liệu chính là các ký hiệu phân loại.
Các ký hiệu phân loại này sẽ được sử dụng là điểm truy cập tìm tin hữu dụng theo lĩnh vực tri thức mà tài liệu chứa đựng các thông tin tri thức đó.
Ký hiệu phân loại sẽ được tổ chức mục lục phân loại để tìm tin theo nội dung tri thức thuận lợi và đầy đủ nhất
Ký hiệu phân loại sẽ được tổ chức các Thư mục theo chuyên đề
Ký hiệu phân loại sẽ được tổ chức thành ký hiệu xếp gia trong kho tổ chức theo nội dung tri thức mà tài liệu chứa đựng
Ký hiệu phân loại sẽ được sử dụng để tìm tài liệu nhanh chóng nhất, đầy đủ nhất khi tổ chức triển lãm sách theo chủ
Ký hiệu phân loại sẽ phản ánh đầy đủ nội dun kho sách thông qua Mục lục phân loại để cán bộ TT-TV xem xét chính xác diện bổ xung. Trên cơ sở đó điều chỉnh chính sách bổ sung tài liệu cho phù hợp
Ký hiệu phân loại sẽ được tổ chức tìm tin trực tuyến hữu hiệu khi kết hợp với từ khóa và các toán tử And; Or; Not khi tra cứu tìm tài liệu.
Như vậy, phân loại tài liệu có ý nghĩa quan trọng đề góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin không chỉ trong phạm vi cơ quan TT-TV mà còn trên phạm vi quốc gia và quốc tế.
Phân loại tài liệu của các cơ sở sở phục vụ người khiếm thị tổ chức phân loại tài liệu như sau:
Thƣ viện Trƣờng PTCS Nguyễn Đình Chiểu Hà Nội
Về công cụ phân loại: Vốn tài liệu của thư viện chủ yếu là sách giáo khoa chữ
nổi và tranh truyện nên việc phân loại tài liệu cũng không gặp nhiều khó khăn. Hiện tại, Thư viện Trường PTCS Nguyễn Đình Chiểu Hà Nội đang sử dụng Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn
Về quy trình tổ chức phân loại: CBTV đã tuân thủ quy trình theo trật tự:
- Phân tích nội dung tài liệu để xác định nội dung chính cho tài liệu;
- Tiến hành xác định vị ký hiệu phân loại tương ứng nội dung mà tài liệu đang chứa đựng trong Bảng phân loại 19 lớp. Sau khi xác định được môn loại tri thức chính của tài liệu, CBTTTV phân loại tiếp tục tra cứu các lớp, các đề mục phân loại trong khung chính của Bảng phân loại để xác định chính xác các tiểu đề mục phù hợp nhất với nội dung mà tài liệu đã đề cập để định ký hiệu phân loại cho nội dung mà tài liệu đề cập.
- Tiến hành định ký hiệu phân loại cho nội dung tài liệu và ghi các ký hiệu phân loại đó vào tài liệu và phiếu mục lục.
Thƣ viện Hà Nội
Về công cụ phân loại: Hiện tại, Thư viện Hà Nội đang sử dụng bảng phân loại
DDC 14 cho việc phân loại tài liệu
Về quy trình tổ chức phân loại: CBTTTV đã tuân thủ quy trình theo trật tự nhất
định. Trong quá trình phân tích nội dung tài liệu, cán bộ phân loại của thư viện tiến hành phân loại tài liệu theo các bước:
- Phân tích tài liệu để xác định nội dung chính: Căn cứ vào tên tài liệu, phụ đề tài liệu, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo… để xác định tài liệu đó thuộc lĩnh vực tri thức nào.
phân loại xác định ký hiệu phân loại khoa học mà tài liệu đó đề cập tới rồi định ký hiệu phân loại cho tài liệu. Đâu tiên sử dụng Bảng tra chủ đề chữ cái của Bảng DDC, sau đó tiến hành tìm ký hiệu đầy đủ nhất, phù hợp nhất với nội dung tài liệu để xác định nội dung đó thuộc môn loại tri thức nào có vị trí ký hiệu ra sao trong các lớp chính và các đề mục, tiểu đề mục của Bảng phân loại DDC.
- Cuối cùng định ký hiệu phân loại cho tài liệu.
Ngoài ra, các cán bộ cũng sử dụng hệ thống các bảng phụ trợ như Bảng trợ lý hình thức; Bảng trợ lý địa lý; bảng trợ ký hiệu ngôn ngữ… để định ký hiệu phân loại chính xác, đầy đủ cho nội dung tài liệu đã đề cập.
Như vậy, công tác xử lý tài liệu được thực hiện theo quy trình và bằng sự kết hợp của CBTTTV ở từng giai đoạn, từng bộ phận. Khi tài liệu về đến thư viện, CBTTTV tiến hành biên mục tài liệu và xử lý nội dung theo đúng các chuẩn nghiệp vụ thư viện.
Thƣ viện Trung tâm ĐTCB và PHCN cho ngƣời mù
Về công cụ phân loại tài liệu:
Thư viện Trung tâm ĐTCB và PHCN cho người mù không sử dụng bảng phân loại. Phần lớn tài liệu của thư viện là tài liệu chuyên ngành thuộc lĩnh vực về quản lý và phục hồi chức năng nên việc phân loại tài liệu không gặp nhiều khó khăn.
Về quy trình phân loại tài liệu:
Thư viện tiến hành phân loại tài liệu theo nội dung bao quát của tài liệu. Để tiến độ công việc nhanh chóng và chính xác hơn, CBTTTV đã có sự hợp tác với các cán bộ, giảng viên của Trung tâm trong việc nghiên cứu, xác định nội dung của tài liệu. Việc này mang lại hiệu quả chính xác trước khi tiến hành phân loại tài liệu.
Như vậy, công tác xử lý tài liệu của 03 đơn vị khảo sát thì có 2/3 đơn vị có sử dụng công cụ phân loại tài liệu và đảm bảo các quy trình tổ chức phân loại tài liệu. Những cũng còn 1/3 đơn vị không sử dụng công cụ phân loại nên quy trình phân loại còn tự phát. Tuy nhiên, tại 02/03 đơn vị khảo sát sử dụng bảng phân loại khác nhau nên gây khó khăn trong việc trao đổi và học hỏi kinh nghiệm trong công tác phân loại