Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại chi nhánh công ty TNHH
3.2.2. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại chi nhánh công
Môi trường và Công nghệ Xanh Việt
3.2.2.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Thông qua công tác hoạch định nhân lực, công ty dự kiến nhu cầu về nhân lực để tiến hành việc sắp xếp, đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng nhân lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Hiện nay công ty không có bộ phận chuyên môn trong công tác hoạch định nhân sự mà công tác hoạch định do phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị đảm nhận; sau khi có sự tham mưu, đề xuất tuyển dụng của trưởng các phòng, đơn vị, Giám đốc xem xét rồi ra quyết định.
Việc hoạch định nguồn nhân lực của Công ty được thực hiện theo quy trình được thể hiện qua hình dưới đây.
Hình 3.7: Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại chi nhánh Công ty TNHH Môi trường và Công nghệ Xanh Việt
(Nguồn: Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị)
Bước 1: Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị căn cứ vào chương trình hoạch định nhân sự hàng năm của công ty, xây dựng phương án hoạch định nhân sự của công ty và gửi cho các phòng, trung tâm. Phương án gồm: mẫu bảng định biên lao động, số lượng lao động đề xuất tối đa, chuyên môn được ưu tiên, thời gian hoàn thành.
Bước 2: Trưởng các phòng, trung tâm căn cứ vào hướng dẫn của Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị, số lượng nhân sự hiện có, kế hoạch thực hiện công việc để đề xuất nhu cầu nhân sự.
Bước 3: Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị căn cứ vào đề xuất của các phòng, trung tâm tổng hợp nhu cầu nhân sự của công ty và trình Ban Giám đốc công ty xem xét.
Bước 4: Ban Giám đốc công ty căn cứ vào đề xuất của các phòng, số lượng nhân sự hiện có, kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công ty để ra Quyết định về định biên lao động cho công ty.
Bước 5: Lập kế hoạch thực hiện gồm các vấn đề: tuyển dụng, sắp xếp đào tạo nhân sự.
Xây dựng phương án hoạch định nhân sự
Xác định nhu cầu nhân sự của từng bộ phận
BAN GIÁM ĐỐC
Định biên lao động
Bảng 3.5: Nhu cầu và định biên lao động của Công ty giai đoạn 2015 - 2017 STT Các bộ phận STT Các bộ phận 2015 2016 2017 Nhu cầu Định biên Nhu cầu Định biên Nhu cầu Định biên 1 Ban Giám đốc 3 3 3 3 3 3 2 Phòng Kỹ thuật Công nghệ 32 29 38 35 53 48 3 Phòng Kỹ thuật tư vấn môi trường 20 19 22 22 26 26 4 Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị 12 12 15 15 16 18 5
Trung tâm Khoa học và kỹ thuật môi trường
8 7 10 10 11 15
Tổng số 75 70 88 85 109 110
(Nguồn: Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị)
* Kết quả khảo sát về công tác hoạch định nguồn nhân lực tại chi nhánh Công ty TNHH Môi trường và Công nghệ Xanh Việt
Để đánh giá công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Chi nhánh Công ty TNHH
Môi trường và Công nghệ Xanh Việt, có 04 tiêu chí được đưa ra đánh giá: 1) Công tác
hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện dựa trên các căn cứ khoa học; 2) Công tác hoạch định nguồn nhân lực có sự tham gia của các bên có liên quan; 3) Công tác quy hoạch nguồn nhân lực có mục tiêu dài hạn; 4) Công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty là phù hợp và mang lại hiệu quả;
Bảng 3.6: Kết quả khảo sát đối với hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty
STT Tiêu chí Điểm TB Ý nghĩa
1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực được
thực hiện dựa trên các căn cứ khoa học 2,86
Bình thường
2 Công tác hoạch định nguồn nhân lực có sự
tham gia của các bên có liên quan 3,34
Bình thường
3 Công tác quy hoạch nguồn nhân lực có mục
tiêu dài hạn 3,05
Bình thường
4 Công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công
ty là phù hợp và mang lại hiệu quả 2,71
Bình thường
Hình 3.8: Kết quả khảo sát công tác hoạch định nhân sự tại Công ty
(Nguồn: Tổng hợp từ bảng 3.5)
Kết quả khảo sát cho thấy, công tác hoạch định nguồn nhân lực tại chi nhánh Công ty TNHH Môi trường và Công nghệ Xanh Việt không được đánh giá cao. Tất cả 04 tiêu chí đưa ra đánh giá đều chỉ đạt mức bình thường. Cụ thể như sau:
Tiêu chí “Công tác hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện dựa trên các
căn cứ khoa học” chỉ được đánh giá với mức điểm trung bình là 2,86 điểm. Nhiều ý kiến khảo sát cho rằng, công tác hoạch định nguồn nhân lực của công ty hiện nay chủ yếu dựa trên thực trạng nhân sự hiện có, kế hoạch SXKD để hoạch định mà chưa phân tích nhu cầu và dự báo nguồn nhân lực trong thời gian trước mắt cũng như lâu dài, chưa căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, công việc chuyển giao từ năm trước sang. Bên cạnh đó, công ty cũng không thực hiện việc đánh giá công tác hoạch định nguồn nhân lực của từng năm để rút kinh nghiệm cho công tác hoạch định năm tiếp theo.
Tiếu chí “Công tác hoạch định nguồn nhân lực có sự tham gia của các bên
có liên quan” cũng chỉ được đánh giá với mức điểm trung bình là 3,34 điểm do nhiều ý kiến khảo sát cho rằng, Công ty không có bộ phận chuyên môn làm công tác hoạch định, việc hoạch định chủ yếu do phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị tổng hợp từ đề xuất của các trưởng bộ phận do đó thiếu sự phân tích, đánh giá thực tế; hoạch định mang tính chủ quan, cảm tính.
Đối với tiêu chí “Công tác quy hoạch nguồn nhân lực có mục tiêu dài hạn” , phần lớn ý kiến khảo sát cho rằng công tác quy hoạch nguồn nhân lực tại Công ty hiện nay chủ yếu hướng tới mục tiêu ngắn hạn trước mắt mà chưa quan tâm đến các mục tiêu dài hạn. Kết quả là công ty luôn bị động trong triển khai, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.
Khi được hỏi về tiêu chí “Công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty
là phù hợp và mang lại hiệu quả”, các ý kiến được hỏi cũng chủ yếu đánh giá ở mức độ bình thường. Có thể thấy, tiêu chí này được đánh giá không cao cũng dễ hiểu, do việc hoạch định nguồn nhân lực của công ty không được thực hiện dựa trên những căn cứ khoa học, mang tính chủ quan, cảm tính cao của trưởng các bộ phận và chưa quan tâm đến các mục tiêu dài hạn nên công tác hoạch định nguồn nhân lực chưa phù hợp và mang lại hiệu quả.
Nói chung, công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty chưa thực sự tốt cho nên trong thời gian tới, lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn nữa tới công tác hoạch định nguồn nhân lực và có giải pháp để công tác này mang lại hiệu quả tốt hơn.
3.2.2.2. Phân tích công việc
Phân tích công việc là một hoạt động rất quan trọng, nó giúp cho người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với người lao động, và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó, và nhờ đó người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Công ty TNHH Môi trường và Công nghệ Xanh Việt đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính thức thành lập và đi vào hoạt động.
Công tác phân tích công việc tại công ty được thực hiện như sau:
- Ban lãnh đạo công ty chỉ đạo phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị tổ chức phối hợp với bộ phận khác trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao
- Các trưởng phòng, trung tâm chủ yếu bằng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của công ty, một phần kết hợp trao đổi với người lao động để bổ sung thông tin vê những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao… từ đó các trưởng phòng, bộ phận trực tiếp ra các văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc chuyển cho phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị của công ty để phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị tổng hợp trình Giám đốc công ty duyệt.
Sau khi được thông qua, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
được gửi tới các phòng ban và lưu lại phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị. Mỗi
vị trí công việc công ty có bản mô tả công việc gồm yêu cầu công việc đối với người thực hiện và tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng. Trong bản mô tả này công ty tập trung 1 số nội dung như sau:
+ Phần xác định công việc gồm chức danh công việc, người quản lý trực tiếp. + Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc.
+ Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện như trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc đó.
- Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị căn cứ mô tả công việc để tuyển dụng nhân lực cho Công ty.
* Kết quả khảo sát về công tác phân tích công việc tại chi nhánh Công ty TNHH Môi trường và Công nghệ Xanh Việt
Để đánh giá công tác phân tích công việc tại chi nhánh Công ty TNHH Môi
trường và Công nghệ Xanh Việt, có 05 tiêu chí được đưa ra đánh giá: 1) Người lao
động nắm rõ được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của mình; 2) Nắm rõ được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các nhân viên khác trong Công ty;3) Bản mô tả công việc là chi tiết, dễ hiểu; 4) Hệ thống các tiêu chuẩn thực hiện công việc được quy định đầy đủ, rõ ràng;
Bảng 3.7: Kết quả khảo sát đối với công tác phân tích công việc tại Công ty
STT Tiêu chí Điểm TB Ý nghĩa
1
NLĐ nắm rõ được công việc, trách nhiệm,
quyền hạn của mình 3,95 Đồng ý
2
NLĐ nắm rõ được công việc, trách nhiệm,
quyền hạn của các nhân viên khác trong Công ty 3,48 Đồng ý
3 Bản mô tả công việc là chi tiết, dễ hiểu 3,57 Đồng ý
4
Hệ thống các tiêu chuẩn thực hiện công việc
được quy định đầy đủ, rõ ràng 2,83
Bình thường
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Hình 3.9: Kết quả khảo sát công tác phân tích công việc tại Công ty
(Nguồn: Tổng hợp từ bảng 3.6)
Kết quả khảo sát cho thấy, công tác phân tích công việc được công ty thực hiện khá tốt và được đánh giá tương đối cao. Cụ thể:
Trong số 04 tiêu chí đưa ra đánh giá thì có tới 03 tiêu chí được đánh giá ở
khác trong Công ty” và tiêu chí “Bản mô tả công việc là chi tiết, dễ hiểu” với mức điểm lần lượt là 3,95 điểm, 3,48 điểm và 3,57 điểm. Có thể thấy rằng, việc phân tích công việc được phân giao cho trưởng các đơn vị là hợp lý vì họ là những người có kiến thức chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực làm việc của đơn vị do đó việc phân tích công việc sẽ đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực nhất.
Tuy nhiên, đối với tiêu chí “Hệ thống các tiêu chuẩn thực hiện công việc được quy định đầy đủ, rõ ràng” chỉ được đánh giá ở mức bình thường với 2,83 điểm. Điều này cho thấy công ty cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu công việc một cách chi tiết, cụ thể hơn để cho NLĐ nắm được những tiêu chuẩn họ cần có để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ, công việc của họ.
3.2.2.3. Tuyển dụng nguồn nhân lực
Chính sách tuyển dụng, thu hút nhân lực tại chi nhánh công ty TNHH Môi trường và Công nghệ Xanh Việt được thực hiện căn cứ vào kế hoạch nhân lực và nhu cầu thực tế hàng năm của công ty.
* Tiêu chuẩn tuyển dụng
Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn được đánh giá cao nhất, kế tiếp là tuổi, sức khỏe, đạo đức, các kỹ năm mềm khác tuyển theo yêu cầu công việc…
Đối tượng tuyển dụng là tất cả những người có trình độ chuyên môn, nghề nghiệp phù hợp với yêu cầu công việc cần tuyển của Công ty.
* Nguồn tuyển dụng:
Công ty tuyển dụng lao động từ hai nguồn: nội bộ Công ty và bên ngoài Công ty
Nguồn lao động trong nội bộ: Thông báo cho toàn thể nhân viên biết về yêu cầu, tiêu chuẩn công việc cần tuyển. Lao động giới thiệu người thân, quen của các đồng nghiệp trong Công ty.
Nguồn lao động bên ngoài: Thông báo nội bộ, đăng báo quảng cáo, đăng tuyển dụng tại các trường chuyên nghiệp, thông qua trung tâm giới thiệu việc làm.
* Lập kế hoạch tuyển dụng
Các phòng ban căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch được giao và kế hoạch nhân sự của công ty xác định nhu cầu tuyển nhân viên.
Hàng năm, trưởng các phòng, trung tâm lập phiếu yêu cầu tuyển dụng của bộ phận mình chuyển cho phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị để tổng hợp. Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị căn cứ phiếu yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban, trung tâm, lập biểu tổng hợp kế hoạch tuyển dụng tháng, quý, năm, rồi trình lên Giám đốc Công ty phê duyệt.
Có thể thấy, sau khi nhận được phản hồi về yêu cầu tuyển dụng từ phía trưởng các phòng, trung tâm, phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị đã tổng hợp ngay để trình lên Giám đốc phê duyệt mà không xem xét xem nhu cầu tuyển dụng của các phòng, trung tâm đó có hợp lý hay không, có phù hợp với hoạch định nhân sự của công ty hay không, điều này có thể gây ra tình trạng tuyển dụng thừa hoặc hiếu nhân sự trong công ty, ảnh hưởng đến kế hoạch SXKD.
* Tiến hành tuyển dụng:
Căn cứ kế hoạch tuyển dụng đã được Giám đốc Công ty phê duyệt, Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị đăng thông báo tuyển dụng trên Website của Công ty và các nguồn tuyển dụng khác, đồng thời công ty thành lập Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng này sau đó sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng đối tượng tuyển chọn. Cơ cấu Hội đồng gồm:
- Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc hoặc người được ủy quyền
- Thường trực Hội đồng: Trưởng Phòng Hành chính- Kế toán - Quản trị - Các ủy viên: Trưởng phòng ban hoặc trung tâm trực thuộc đang có nhu cầu được bố trí thêm lao động, cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng đào tạo.
Việc tuyển dụng lao động được thực hiện theo quy định của Bộ luật lao động và quy chế tuyển dụng lao động của công ty. Quy trình tuyển dụng cụ thể như sau:
Hình 3.10: Quy trình tuyển dụng của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị)
Chấp nhận Không chấp
nhận Phê duyệt
Nhu cầu tuyển dụng
Phê duyệt
Nhận hồ sơ, sơ tuyển hồ sơ Xét tuyển
Phê duyệt
Thông báo tiếp nhận Ký HĐLĐ Đào tạo lại (nếu có)
Thử việc Báo cáo thử việc
- Sơ tuyển hồ sơ:
Sau khi đã thông báo yêu cầu tuyển nhân sự, phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ. Phần sơ tuyển hồ sơ chủ yếu là kiểm tra tính đầy đủ, tính sát thực của hồ sơ và dựa vào các yêu cầu cụ thể trong thông báo tuyển dụng để lựa chọn hồ sơ phù hợp. Phòng Hành chính - Kế toán - Quản trị lên danh sách các ứng viên đạt tiêu chuẩn sơ tuyển trình chủ tịch Hội đồng tuyển dụng để lên lịch phỏng phấn trực tiếp, sau đó cán bộ phụ trách tuyển dụng liên hệ với các ứng viên để đặt lịch phỏng vấn trực tiếp.
- Xét tuyển:
Hội đồng tuyển dụng tiến hành xét tuyển, phỏng vấn về chuyên môn, các kỹ năng mềm (nếu cần). Kết thúc phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ họp thống nhất các ứng viên trúng tuyển và lập danh sách trình Giám đốc phê duyệt.