8. Cấu trúc của luận văn
1.4. Quản lý công tác huy động cộng đồng tại các trƣờng mầm non
1.4.1. Xây dựng kế hoạch huy động cộng đồng
Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, các hoạt động nào cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu. Theo Harold Koontz trong cuốn sách “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” thì lập kế hoạch là “quyết định trƣớc xem phải làm cái gì, làm nhƣ thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó” (tr.34). Nhƣ vậy, quản lý việc xây dựng kế hoạch huy động nguồn lực là quá trình quản lý các mục tiêu và lựa chọn các nội dung, phƣơng thức để đạt đƣợc mục tiêu về huy động nguồn lực. Xây dựng kế hoạch là khâu khởi đầu quan trọng nhất trong quá trình huy động nguồn lực phát triển nhà trƣờng, giúp cho nhà trƣờng xác lập ý tƣởng rõ ràng về việc tổ chức và khai thác nguồn lực, là công cụ hữu hiệu để nhà trƣờng thực hiện đƣợc mục tiêu đề ra. Hệ thống các kế hoạch huy động nguồn lực đƣợc phân chia theo các góc độ sau:
Theo góc độ thời gian:
- Kế hoạch huy động nguồn lực dài hạn bao trùm lên khoảng thời gian dài chừng 10 năm.
- Kế hoạch huy động nguồn lực trung hạn cụ thể hóa những định hƣớng của kế hoạch dài hạn ra các khoảng thời gian ngắn hơn, thƣờng là 3 hoặc 5 năm.
- Kế hoạch huy động nguồn lực ngắn hạn thƣờng là các kế hoạch hằng năm và các kế hoạch tiến độ, hành động có thời hạn dƣới một năm nhƣ: kế hoạch quý, tháng… kế hoạch ngắn hạn bao gồm các phƣơng pháp cụ thể, cần thiết để đạt dƣợc mục tiêu trong kế hoạch trung và dài hạn.
Theo góc độ nội dung, tính chất hay cấp độ:
- Kế hoạch chiến lƣợc huy động nguồn lực là những định hƣớng lớn, những vấn đề rất quan trọng và những phƣơng pháp cơ bản để đạt đƣợc mục tiêu huy động nguồn
lực trog khoảng thơi gian dài. Lập kế hoạch chiến lƣợc huy động nguồn lực không phải từ những ƣớc mơ mà nhà trƣờng muốn đạt tới, mà là xuất phát từ khả năng thực tế của nhà trƣờng.
- Kế hoạch chiến thuật là phƣơng tiện để chuyển các hƣớng chiến lƣợc thành các chƣơng trình áp dụng cho các bộ phận đƣợc phân công trong khuôn khổ các hoạt động của nhà trƣờng, nhằm thực hiện đƣợc các mục tiêu của kế hoạch chiến lƣợc huy động nguồn lực. Kế hoạch chiến thuật đƣợc thể hiện cụ thể ở những bộ phận kế hoạch riêng biệt trong tổng thể hoạt động của nhà trƣờng.
Theo góc độ hình thức thể hiện: bao gồm chiến lƣợc, chính sách, thủ tục, quy tắc, chƣơng trình, ngân quỹ. Cách thức lập kế hoạch huy động nguồn lực bao gồm 06 bƣớc sau:
+ Bƣớc 1: Nghiên cứu và dự báo
Hiệu trƣởng thể hiện tầm nhìn và năng lực phân tích môi trƣờng xung quanh, đánh giá đúng năng lực đội ngũ giáo viên và các thành viên mời tham gia huy động nguồn lực xây dựng và phát triển nhà trƣờng.
+ Bƣớc 2: Thiết lập các mục tiêu
Ngƣời hiệu trƣởng quyết định và thể chế hóa các mục tiêu mà nhà trƣờng muốn đặt ra trong kế hoạch sẽ xây dựng nhƣ phát triển nguồn nhân lực hoặc đa dạng hóa các hình thức và có các chiến thuật thu hút giáo viên và tổ chức xã hội tham gia.
+ Bƣớc 3: Phát triển các tiền đề
Kế hoạch huy động nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất của nhà trƣờng phải đƣợc hiệu trƣởng cụ thể hóa từng hạng mục và giao trách nhiệm cho từng cá nhân, tổ chức tham gia, kế hoạch hóa hoạt động sử dụng bảo quản cơ sở vật chất, tài chính, coi đó là trách nhiệm của từng cán bộ, giáo viên trong nhà trƣờng, công việc này cần đƣợc thể hiện cụ thể trong kế hoạch mà hiệu trƣởng xây dựng.
+ Bƣớc 4: Xây dựng các phƣơng án
Kế hoạch xây dựng phải thể hiện cụ thể phƣơng án huy động từ những nguồn lực nào sẽ đem lại hiệu quả. Gắn trách nhiệm của gia đình, xã hội cùng với nhà trƣờng vào công tác chăm sóc giáo dục trẻ. Mọi ngƣời nhận thức đƣợc kết quả của công tác chăm sóc giáo dục trẻ sẽ đem lại lợi ích trực tiếp cho toàn xã hội, cũng nhƣ là cơ sở cho sự phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội của địa phƣơng.
+ Bƣớc 5: Đánh giá các phƣơng án
Các phƣơng án đƣa ra hiệu trƣởng cần phải thông qua các thành viên các bộ chủ chốt, các bộ phận có liên quan trong việc huy động nguồn lực trong các buổi hội họp, lấy ý kiến phản hồi từ mọi ngƣời về ƣu điểm, hạn chế của các phƣơng án. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch sẽ mang tính khả thi.
+ Bƣớc 6: Lựa chọn phƣơng án tốt nhất và ra quyết định
1.4.2. Tổ chức thực hiện việc huy động cộng đồng
Tổ chức thực hiện kế hoạch huy động các nguồn lực trong cộng đồng là tiến trình chuyển kế hoạch thành những hoạt động huy động cụ thể nhằm đạt các mục tiêu kế hoạch đã đề ra một cách có hiệu quả. Việc huy động các nguồn lực trong cộng đồng để phát triển GDMN cần đƣợc tổ chức thực hiện dƣới hình thức vận động các tổ chức xã hội, đoàn thể, chính quyền địa phƣơng, nhân dân cùng phối hợp với nhà trƣờng tham gia đóng góp xây dựng và phát triển giáo dục mầm non, đồng thời tạo điều kiện để trẻ em cùng thừa hƣởng quyền đƣợc chăm sóc, giáo dục ở bậc học mầm non. Các cấp chính quyền, đặc biệt là cơ quan quản lý trực tiếp về giáo dục cần mở rộng các nguồn đầu tƣ để phát triển giáo dục, khai thác triệt để tiềm năng của cộng đồng về nhân lực, vật lực, tài lực nhằm phát triển giáo dục mầm non. Kết hợp chặt chẽ giữa Đảng lãnh đạo, Nhà nƣớc chỉ đạo, quản lý nhân dân tham gia xây dựng phát triển giáo dục. Trong đó Nhà nƣớc luôn luôn giữ vai trò chủ đạo trong sự nghiệp phát triển giáo dục mầm non. Công tác tổ chức bao gồm:
+ Hiệu trƣởng cùng với Ban đại diện CMHS và những thành viên liên quan trong nhà trƣờng tổ chức thảo luận, phân tích mục tiêu mà nhà trƣờng muốn đạt đƣợc để thực hiện kế hoạch huy động.
+ Hiệu trƣởng cần xác định, phân loại các hoạt động cần thiết để triển khai trong Hội đồng sƣ phạm (HĐSP), ban đại diện CMHS cùng nhau thực hiện mục tiêu đề ra.
+Hiệu trƣởng phân công các thành viên trong trƣờng kết hợp với CMHS thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động (xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền, trách nhiệm và chi phí tài chính).
+ Xác định khuôn khổ cơ cấu và nhân sự cho quá trình triển khai kế hoạch.
1.4.3. Chỉ đạo thực hiện việc huy động cộng đồng
Chỉ đạo việc huy động cộng đồng là việc định ra chủ trƣơng, đƣờng lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của nhà trƣờng để huy động nguồn lực trong toàn dân. Tổ chức, chỉ đạo các hoạt động huy động cộng đồng cho biết việc huy động cộng đồng tham gia xây dựng phát triển trƣờng mầm non đƣợc quản lý nhƣ thế nào và trả lời các câu hỏi: Quản lý công tác huy động hoạt động cộng đồng tại các trƣờng mầm non có đƣợc thực hiện theo các hệ thống và tiêu chí không? Các quy trình có đƣợc thống nhất và đƣợc thực hiện không? Năng lực quản lý có phù hợp hay không?...Nội dung chỉ đạo bao gồm các nội dung cụ thể sau:
+ Hiểu rõ các thành viên trong nhà trƣờng + Đƣa ra các quyết định thích hợp
+ Xây dựng nhóm làm việc
+ Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt trong giao tiếp
1.4.4. Kiểm tra đánh giá công tác huy động cộng đồng
Kiểm tra là xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét, để chỉ đạo hoạt động của chủ thể tác động vào đối tƣợng kiểm tra. Kiểm tra là một trong những biện pháp quan trọng và là kỹ năng cần thiết của hiệu trƣởng để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc (Phan Thanh Dũng, 2014, tr.80). Việc tổ chức kiểm tra đánh giá huy động nguồn lực cộng đồng trong công tác phát triển cơ sở giáo dục mầm non là quá trình thu thập thông tin về các nguồn lực đóng góp một cách có hệ thống, phân tích và đối chiếu với mục tiêu của chƣơng trình huy động cộng đồng cho phát triển giáo dục mầm non, nhằm theo dõi đầy đủ các nguồn lực đầu tƣ từ cộng đồng và đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực cộng đồng phù hợp với mục tiêu giáo dục. Việc kiểm tra đánh giá công tác huy động cộng đồng là việc làm hết sức cần thiết. Từ đó, làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời phát hiện ra những sai sót để có biện pháp khắc phục đảm bảo cho hoạt động huy động cộng đồng thực hiện đúng hƣớng.
Nội dung của công tác kiểm tra hiệu quả huy động và sử dụng nguồn lực nhà trƣờng bao gồm các nội dung sau:
+ Về công tác tài chính, kiểm tra cách thức nhà trƣờng quản lý các nguồn tài chính bao gồm: Việc huy động và sử dụng các nguồn tài chính khác nhau; Thành phần nhân sự của trƣờng tham gia lập kế hoạch tài chính; Phân bổ nguồn vốn theo nhu cầu và những hạng mục ƣu tiên; Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ về tài chính; Chấp hành định mức quy định của Nhà nƣớc; Chất lƣợng, hiệu quả của công tác tài chính.
+ Về cơ sở vật chất, kiểm tra cách thức nhà trƣờng quản lý cơ sở vật chất nhằm cung cấp một môi trƣờng học tập và làm việc hiệu quả, bao gồm: Cách thức nhà trƣờng quản lý các phòng học, phòng chức năng, thiết bị và tài liệu: tự đánh giá (đánh giá trong) về việc sử dụng CSVC, mức độ đảm bảo, việc nâng cấp định kỳ đáp ứng nhu cầu, đánh giá ngoài, chất lƣợng quản lý CSVC...; Cách thức nhà trƣờng quản lý các nguồn dạy – học nhằm hỗ trợ mục tiêu tổng thể của nhà trƣờng: thu hút sự tham gia của giáo viên, nhân viên trong việc lựa chọn, mức độ đảm bảo khả năng tiếp cận và sự đầy đủ, mức độ đảm bảo việc sử dụng, hệ thống duy trì và thay thế, việc thu thập thông tin phản hồi từ ngƣời sử dụng và chất lƣợng quản lý các nguồn dạy – học.
+ Về thông tin: phân tích, kiểm tra cách thức nhà trƣờng lựa chọn, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu thế nào? Có sáng tạo để hỗ trợ nhà trƣờng trong việc thực hiện các kế hoạch hành động của nhà trƣờng không? Hiệu quả phụ thuộc: Việc tổ chức quản lý thông tin và dữ liệu cho việc lập kế hoạch và quản lý hành chính; Phƣơng pháp trƣờng lựa chọn và sử dụng các dữ liệu để thực hiện các hoạt động của nhà
trƣờng; Cách thức nhà trƣờng phân tích, sử dụng dữ liệu và thông tin nhằm hỗ trợ việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra quá trình thực hiện các kế hoạch hoạt động của nhà trƣờng; Cách thức nhà trƣờng thiết lập mối quan hệ hợp tác với các nguồn lực; Cách thức nhà trƣờng tạo mối quan hệ với CMHS; Công tác tham mƣu của nhà trƣờng trong khai thác sự hỗ trợ của các cấp QL (chính quyền địa phƣơng, cơ quan QLGD, doanh nghiệp, các tổ chức Hội, đoàn thể....); Công tác tổ chức và các quy trình hành chính của nhà trƣờng; Việc ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ các hoạt động của nhà