8. Kết cấu luận văn
3.2.4. Xây dựng hệ thống thông tin đa chiều, minh bạch và hiệu quả trong nhà
riêng rẽ. Tuy nhiên để kết nối mật thiết và hiệu quả các ban, tổ, đoàn thể với nhau, nhà trường cần:
- Giải thích và bảo đảm những kế hoạch, mục tiêu đề ra cho nhóm đều được các thành viên hoàn toàn hiểu, nắm rõ và tán thành.
- Nâng cao nhận thức cho đội ngũ về vai trò và tầm quan trọng của công tác hợp tác, làm việc nhóm trong việc phát triển cá nhân và nhà trường.
- Xác định vị trí, vai trò và thẩm quyền của từng ban, tổ đoàn thể trong nhà trường.
- Hướng dẫn, đinh hướng cách thức tiến hành cho các ban, tổ, đội nhóm trong nhà trường để trong quá trình làm việc có sự tác động qua lại và bổ trợ cho nhau, cùng giúp nhau khơi gợi ý tưởng mới trong học tập và làm việc.
- Tổ chức phân công và giao nhiệm vụ cho từng ban, tổ, đoàn thể một cách rõ ràng, không để sót hay chồng chéo công việc lẫn nhau. Đáp lại sự nhất trí và tận tâm của nhóm bằng cách tạo điều kiện tối đa hoặc trao quyền cho họ trong một số quyền tự quyết trong cộng việc.
- Cố gắng thiết lập mội quan hệ tố giữa các đội nhóm, phá tan mọi rào cản và vướng mắc giữa các bên nếu có.
- Tạo cơ hội cho các tổ, nhóm....xích lại gần nhau hơn bằng cách tổ chức các hoạt động, sự kiện cho mọi người cùng tham gia. Giúp họ có nhiều cơ hội giao tiếp với nhau.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết cho công tác học tập, làm việc nhóm để từng thành viên trong tổ, đội nhóm xác định rõ trách nhiệm của cá nhân trong công tác tự học.
3.2.4. Xây dựng hệ thống thông tin đa chiều, minh bạch và hiệu quả trong nhà trường trường
a. Mục đích của biện pháp
Đảm bảo cho mỗi người trong trường đều có thể có được những thông tin cần thiết để cải thiện công tác.
Một hệ thống thông tin tốt sẽ là cơ sở để quá trình công tác luôn năng động, linh hoạt và kịp thời, không để xảy ra vấn đề hoặc kịp thời xử lý vấn đề phát sinh, tạo niềm tin và sự tôn trọng của mọi thành viên trong nhà trường.
Sự công khai, minh bạch các thông tin trong quản lý tạo ra động lực để nhà trường khẳng định mình với cộng đồng dân cư trong địa bàn, với toàn xã hội, tạo niềm tin và sự tôn trọng của nhân dân địa phương.
Theo thông tư 36/2017/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 12 năm 2016 ban hành quy chế thực hiện công khai đối với các cơ sở giáo dục quốc dân, theo đó nhà trường cần phải thực hiện nghiệm túc 3 công khai: công khai chất lượng đào tạo, công khai các điều kiện về cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, công khai thu chi tài chính.
Ba nội dung công khai theo yêu cầu đã khái quát các vấn đề cơ bản, cốt lõi của nhà trường mà toàn thể đội ngũ phải được nắm bắt thường xuyên, kịp thời. Điều đó đòi hỏi vai trò của việc xây dựng hệ thống thông tin để nhà trường có thể cung cấp cho đội ngũ.
Thông tin trong nhà trường rất phong phú, đa dạng và đến từ nhiều đối tượng khác nhau, do đó cần thực hiện tối đa các hình thức thông tin:
+ Thông tin truyền thông trên xuống là luồng thông tin chính thức rõ ràng nhất và quen thuộc nhất trong nhà trường. Đó là các thông điệp, thông tin từ lãnh đạo nhà trường gửi tới các cấp dưới, bao gồm: Các mục tiêu và chiến lược chỉ thị thực hiện nhiệm vụ, các quy tắc, quy phạm, những thông tin biểu dương những cá nhân tổ nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao,...Với những thông tin trên xuống người lãnh đạo cần lưu ý không để xảy ra hiện tượng sai lạc thất thoát thông tin.
+ Thông tin dưới lên bao gồm những thông tin của giáo viên, nhân viên lên Ban giám hiệu nhà trường, Công đoàn... Có thể đó là những bất bình hoặc phàn nàn, cần báo cáo sự tiến bộ của mình, phản hồi công việc của mình lên cấp trên.
Cần hình thành các luồng thông tin dưới lên bằng các hình thức như hộp thư góp ý, thăm dò ý kiến, hình thành hệ thống thông tin tiếp nhận báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh đặc biệt là những cuộc đối thoại trực tiếp giữa người lãnh đạo và cấp dưới.
+ Thông tin theo chiều ngang là sự trao đổi thông tin giữa những người ngang bằng về vị trí công tác trong nhà trường, xảy ra trong một đơn vị hoặc giữa các đơn vị với nhau. Mục đích của thông tin theo chiều ngang không chỉ là sự thông báo mà còn là yêu cầu trợ giúp và phối hợp hoạt động.Trong nhà trường đó là những thông tin giữa giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn, giữa các tổ nhóm chuyên môn, các tổ chức đoàn thể… liên quan đến việc hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, thông tin giữa các nhà trường phối hợp về công tác tuyển sinh, đổi mới phương pháp, chương trình sách giáo khoa,...
Cần kết hợp chặt chẽ, có hiệu quả các luồng thông tin trên xuống và dưới lên để đảm bảo chu trình thông tin thông suốt, hoàn hảo. Bên cạnh các luồng tin chính thức, Ban giám hiệu cần chú ý đến các kênh không chính thức. Ban giám hiệu cần hòa mình với cấp dưới, hình thành mối quan hệ mật thiết với họ và trực tiếp nhận biết những thông tin về bộ phận nơi họ làm việc. Nếu Ban giám hiệu thất bại trong việc sử dụng kênh này họ sẽ bị cô lập, bị cấp dưới xa lánh, thờ ơ lạnh nhạt.
Để thông tin thực sự có giá trị hiệu quả cần phải đảm bảo về chất lượng, tính phù hợp, số lượng và tính kịp thời.