12 Theo Đinh Thị Thúy Hằng,PR kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp, sđd, tr 67-69.
NHU CẦU AN TOÀN
có khả năng sẽ không mang lại hiệu quả, bởi vì những bước đi ban đầu chưa được giải quyết và những điều kiện cần thiết ban đầu vẫn chưa được tạo ra.
Thuyết Phổ biến vạch ra năm bước trong quá trình tiếp nhận ý tưởng mới-đó là: nhận thức, quan tâm, thử thách, đánh giá và chấp nhận. Thuyết này cho rằng bản thân một thông điệp chưa đủ đe làm thay đổi hành vi.
Trật tự Nhu cầu của Maslow cũng là một lý thuyết hữu ích trong việc giúp chúng ta hiểu được những ưu tiên của nhóm công chúng mục tiêu. Maslow đề ra một thứ tự động cơ nơi mà những nhu cầu ở một mức độ này phải được thỏa mãn ít nhất là một phần trước khi những nhu cầu ở mức tiếp theo trở thành những động cơ quan trọng để dẫn đến hành động. Ví dụ, trong một thông báo sát nhập công ty, một số nhân viên sẽ quan tâm đến việc liệu họ có còn tiếp tục có việc làm hay không (nhu cầu sinh lý và an toan), trong khi một số nhân viên khác sẽ quan tâm hơn đến việc liệu sự sát nhập đó có đem lại cho họ cơ hội phát triển và thăng tiến mới không (nhu cầu được tôn trọng và được tìm kiếm chính mình). Trong một chiến dịch tranh cử, một số người sẽ quan tâm hơn đến chính sách về an sinh xã hội, an ninh quốc phòng vốn những nhu cầu mang tính nền tảng cơ bản nhất, trong khi một số người khác lại quan tâm hơn đến vấn đề môi trường và thuế.
Những người nhận thông điệp cũng bị ảnh hưởng mạnh bởi những người xung quanh họ. Lý thuyết về dòng chảy hai bước chứng minh ảnh hưởng của những nhóm khác trong quá trình thông tin, ví dụ những người đứng đầu về mặt ý kiến của các nhóm, những phương tiện truyền thông đại chúng, bạn bè và gia đình. Thuyết này cho rằng một nhóm người- những người đứng đầu về mặt ý kiến các nhóm sẽ thu thập thông tin về một vấn đề từ các phương tiện truyền thông đại chúng và các nguồn khác. Họ suy nghĩ về nó, đánh giá nó, tóm tắt nó và nói chuyện về nó với mạng lưới bạn bè, gia đình và đồng nghiệp của họ. Nhóm thứ hai này sẽ bị ảnh hưởng mạnh bởi những người đứng đầu về ý tưởngnày.
Điều quan trọng đối với chúng ta là nhận ra rằng trong khi cá nhân có thể nhận được thông điệp một cách trực tiếp, và phán đoán, đánh giá về thông điệp đó trong mối quan hệ với kinh nghiệm của chính họ, họ cũng còn nhận được thông điệp thông qua quan điểm của những người xung quanh họ. Điều này có nghĩa là họ sẽ lắng nghe quan điểm của những người mà họ kính trọng, khâm phục và tin tưởng-những người có độ tin cậy cao trong mắt họ-và có khả năng chú ý nhiều hơn đến những quan điểm này hơn là nội dung của thông điệp được chuyển
tải đến họ. Chúng ta cũng cần nhớ rằng quan điểm của những người đứng đầu các nhóm(thủ lĩnh thông tin) cũng bị ảnh hưởng của màng lọc của người đó, và thể hiện cách nhìn nhận hiện thực của cá nhân chính con người đó.
Thuyết Định hướng vấn đề cần quan tâm (agenda setting) đề cập đến ảnh hưởng của truyền thông đại chúng, và cho rằng cách lựa chọn tin tức và cách thể hiện hiện thực thông qua tin bài sẽ giúp tạo nên mối quan tâm đối với những vấn đề nhất định, và giúp lôi kéo tập trung sự chú ý của khán giả vào những vấn đề đó. Thông qua đó, truyền thông đại chúng có thể tác động một cách khéo léo để hướng sự quan tâm của khán giả vào những vấn đề nhất định mà không cần phải nói rõ ràng và trực tiếp với khán giả rằng họ nên quan tâm suy nghĩ đến cái gì.
Khi người nhận phản đối thông điệp
Khi người nhận phản đối thông điệp, ta khó có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra, ngay cả khi ta đã tuân thủ đúng theo các bước trong quá trình giao tiếp. Các chương trình Quan hệ công chúng có thể đề ra nhiệm vụ làm biến đổi thái độ từ tiêu cực sang tích cực, song đây là một nhiệm vụ rất khó, đôi khi là không thể làm được. Theo nhà nghiên cứu Festinger, khi cá nhân ứng xử theo một cách không thống nhất với thái độ của họ, họ sẽ cố gắng giảm bớt sự không thống nhất này, có thể bằng cách thay đổi thái độ hoặc niềm tin. Sự thay đổi này chỉ xảy ra khi có một sự khích lệ tối thiểu.
Điều gì sẽ xảy ra khi một cá nhân với quan điểm vững chắc phải đối mặt với một quan điểm đối nghịch? Có thể họ sẽ có 2 hoặc nhiều hơn nữa các quan điểm đối nghịch. Với thời gian, dưới tác động của hoạt động truyền thông, giao tiếp, các quan điểm này sẽ thay đổi-quan điểm mới có thể sẽ trở nên mạnh hơn quan điểm cũ-và có thể cuối cùng quan điểm mới có thế thay thế hoàn toàn quan điếm cũ. Đế điều này xảy ra cần phải có thời gian và mô hình trật tự về hiệu quả thông tin cho thấy những thay đổi lớn về thái độ và hành vi cần phải được thực hiện dần dần mới có khả năng đem lại hiệu quả.
Con người chủ động chống lại những thông điệp mà họ không muốn nghe. Bằng cách sử dụng quá trình nghe có chọn lọc, người nghe sẽ có thế chỉ chọn lựa một phần của thông điệp, hoặc bỏ qua toàn bộ thông điệp.
Một số lý thuyết có thế giúp giải thích hiện tượng này. Thuyết học tập xã hộicho rằng học tập là một quá trình xã hội, trong đó chúng ta bắt chước những hành vi mà chúng ta thán phục.
Con người chú ý một hành vi nào đó, thán phục hành vi đó, quyết định rằng họ muốn làm giống như vậy, và rồi thử làm. Nếu họ được khen ngợi nhờ hành vi đó, có nhiều khả năng hơn là họ sẽ có cảm giác tích cực với nó và lặp lại hành vi đó. Qua thời gian, họ có thế thay đổi thái độ và hành động của bản thân đế phù hợp với thái độ và hành động mà những người khác thế hiện.
Thuyết Trao đổi Xã hội dựa trên sức mạnh của sự trao đổi giữa con người. Con người xây dựng và duy trì những mối quan hệ vì họ tin rằng lợi ích mà họ nhận được từ những mối quan hệ đó sẽ lớn hơn những gì mà họ phải bỏ ra. Thuyết này cho rằng con người không thích có cảm giác bắt buộc đối với người khác, và khi có sự bắt buộc, họ sẽ sẵn sàng thực hiện cuộc giao tiếp nếu họ thấy đó là cách đế đối phó với sự bắt buộc đó. Bạn có thế giải quyết nhiệm vụ khó khăn khi phải tạo ra cuộc đối thoại với những người chống lại tổ chức của bạn bằng cách đề nghị được nghe quan điếm của họ đế đáp lại việc được đưa ra quan điếm của bạn.
Mô hình Thay đổi Giá trị cho rằng một cách mà bạn có thế sử dụng đế đối phó với sự không thống nhất giữa một giá trị cốt lõi và các thái độ, giá trị, kiến thức khác, là liên hệ vấn đề bạn đặt ravới những giá trị cốt lõi của người nghe. Mô hình Phát triển khả năng cũng cho rằng bạn có nhiều cơ hội tạo được sự thay đổi thái độ nếu bạn có thế làm cho người nhận suy nghĩ về các vấn đề hoặc các lập luận liên quan.
Nhà nghiên cứu người Australia Hugh Mackay khẳng định sự đúng đắn của những điểm nêu trên trong cuốn “Tại sao người ta không nghe?”
Mười quy luật giao tiếp của con người do Hugh Mackay đưa ra:
1. Không phải là thông điệp của chúng ta tác động như thế nào đối với người nghe, mà là người nghe làm gì với thông điệp của chúng ta, mới quyết định thành công của chúng ta như là những người làm công việc giao tiếp.
2. Người nghe thường hiểu thông điệp theo cách làm cho họ cảm thấy dễ chịu và an toàn. 3. Khi thái độ của người ta bị tấn công trực tiếp, có khả năng họ sẽ tìm cách bảo vệ những
thái độ đó, và trong quá trình bảo vệ, họ sẽ củng cố chúng.
4. Con người chú ý nhiều nhất đến các thông điệp có liên quan đến hoàn cảnh và quan điểm của họ.
5. Những người cảm thấy bất an trong một mối quan hệ rất có khả năng không thể là những thính giả tốt.
6. Nếu bạn lắng nghe những điều người khác nói thì sẽ có nhiều khả năng hơn trong vịêc bạn cũng sẽ được người ta lắng nghe bạn.
7. Có nhiều khả năng con người sẽ thay đổi để phản ứng với sự kết hợp của kinh nghiệm mớivà sự giao tiếp hơn là chỉ phản ứng với riêng sự giao tiếp.
8. Có nhiều khả năng con người sẽ ủng hộ một sự thay đổi có gây ảnh hưởng đến họ nếu họ được tư vấn trước khi sự thay đổi xảy ra.
9. Thông điệp sẽ được người nghe phân tích dưới ánh sáng của các yếu tố : nó được nói như thế nào , nói ở đâu , nói khi nào và ai là người nói.
10.Sự thiếu hiểu biết về bản thân và sự không sẵn sang giải quyết những mâu thuẫn trong chính bản thân chúng ta khiến cho việc giao tiếp của chúng ta với những người khác trở nên khó khăn hơn.
Những nguyên tắc giao tiếp sau có thể giúp bạn giao tiếp có hiệu quả hơn: Sự tin tưởng: Người nghe phải có lòng tin đối với người nói.
Bối cảnh: Người nói phải tạo điều kiện cho người nghe tham gia và phản hồi. Người nghe phải khẳng định, không tạo sự mâu thuẫn.
Nội dung: Nội dung phải có ý nghĩa với người nghe. Nội dung phải cần thiết với người nghe.
Sự rõ ràng: Thông điệp phải được thể hiện bằng những từ ngữ đơn giản. Từ ngữ phải có ý nghĩa với người nghe giống như với người nói. Sự liên tục: Sự lặp lại giúp cho thông điệp thấm sâu vào người nghe.
Sự thống nhất: Thông điệp phải thống nhất.
Kênh chuyển tải: Người nói phải sử dụng các kênh mà người nghe có sử dụng và tôn trọng. Khả năng: Người nói phải hiểu được khả năng của người nghe.
Thông điệp càng dễ hiểu thì càng có hiệu quả .
Sự hoàn chỉnh: Thông điệp phải chứa đựng tất cả những chi tiết quan trọng.
Sự cụ thể: Nên sử dụng những từ và câu cụ thể hơn là những câu từ trừu tượng. Tính lịch sự: Hãy quan tâm đến người nghe và những phản ứng của họ với điều bạn