DOANH NGHIỆP
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội, Nghị định của Chính phủ và các thơng tu huớng dẫn của Bộ Tài chính quy định cụ thể các nội dung cơ bản liên quan đến tổ chức bộ máy kế toán nhu sau: “Bộ máy kế toán là tập hợp những nguời làm kế toán tại tại đơn vị cùng với các phuơng tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế tốn tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị”.
Tổ chức bộ máy kế tốn chính là tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế tốn của đơn vị. Do đó, tổ chức nhân sự nhu thế nào để từng nguời phát huy đuợc cao nhất sở truờng của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc nguời khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào quy mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý cũng nhu vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức bộ máy kế tốn bao gồm: hình thức tổ chức phân cơng bổ nhiệm, kế hoạch
cơng tác và vai trị kế tốn trưởng. Tùy theo quy mô, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo 3 hình thức: tổ chức bộ máy kế toán tập trung, tổ chức bộ máy kế toán phân tán và tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
1.3.1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mơ vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời. Theo hình thức này chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm, tất cả các cơng việc kế tốn như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thơng tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phịng Kế tốn của đơn vị. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và đơn vị.
Ưu điểm: hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và
chặt chẽ trong việc chỉ đạo cơng tác kế tốn giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chun mơn hố cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính tốn hiện đại có hiệu quả.
Nhược điểm: không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực
thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.
Có thể mơ tả hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung theo sơ đồ sau đây:
1.3.1.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Đối với những đơn vị có quy mơ sản xuất kinh doanh lớn có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm chỉ huy, trong truờng hợp này, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh ở cơ sở, mặt khác đảm bảo việc cập nhật sổ sách kế tốn trong tồn đơn vị, sự cần thiết khách quan là tại các đơn vị phụ thuộc hình thành tổ chức kế tốn hay nói cách khác nguời lãnh đạo đơn vị phải phân cấp việc hạch toán kế toán cho các đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc. Tức là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự thanh tốn và hạch tốn khơng phải gửi chứng từ về phịng kế toán trung tâm nhu những đơn vị chua đuợc phân cấp hạch toán kế toán. Quan hệ giữa phịng kế tốn cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thơng tin thơng qua chế độ báo cáo kế tốn do đơn vị quy định. Tuỳ theo trình độ và điều kiện cụ thể, đơn vị có thể giao vốn (vốn cố định, vốn luu động) cho đơn vị phụ thuộc đuợc mở tài khoản tiền gửi ngân hàng và uỷ quyền cho đơn vị phụ thuộc đuợc vay vốn ngân hàng phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh.
Nhu vậy cơng việc ở phịng kế tốn doanh nghiệp chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra
báo cáo ở các đơn vị phụ thuộc gửi lên và chỉ trực tiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế tốn của những đơn vị trực thuộc khơng có tổ chức hạch tốn kế tốn.
Có thể mơ tả hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán theo sơ đồ sau:
ưu điểm: Theo mơ hình tổ chức bộ máy phân tán, tạo điều kiện cho việc kiểm
tra, chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh về cơng tác kế tốn của đơn bị trực thuộc nhanh chóng, phát huy được vai trị của kế tốn ở các đơn vị, bộ phận trực thuộc.
Nhược điểm: Chưa đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin tổng hợp cho
đơn vị cấp trên vì phải qua bộ máy kế tốn cấp dưới cồng kềnh.
1.3.1.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán (hỗn hợp)
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn này là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên. Bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm: Phịng kế tốn trung tâm và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc.
Phịng kế tốn trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và một số đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung không tiến hành cơng tác kế tốn. Đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán có tổ chức kế tốn gửi đến để lập báo cáo chung và hướng dẫn kiểm tra tồn bộ CTKT, kiểm tra kế tốn toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các đơn vị trực thuộc thực hiện CTKT tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế tốn phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân cơng của phịng kế tốn trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có quy mơ lớn, hoạt động tập trung trên một địa bàn, nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện cơng tác quản lý theo sự phân cơng đó.
ưu điểm: Khắc phục được những hạn chế của hai hình thức tập trung và
phân tán, tạo điều kiện tăng cường cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc lớn cũng như toàn bộ doanh nghiệp phù hợp với việc phân công kế toán và phân cấp quản lý tài chính.
Nhược điểm: nhược điểm của hình thức này là bộ máy cồng kềnh. Khó
kiểm sốt.
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kế tốn hỗn hợp
Tùy vào điều kiện cụ thể các doanh nghiệp phải lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với quy mơ và tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời để thực hiện chức năng của mình, bộ máy kế tốn của doanh nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chun mơn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp.
1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội, Nghị định của Chính phủ và các thơng tư hướng dẫn của Bộ Tài chính: “Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn và cơng tác hạch tốn ban đầu là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó”.
Thu nhận thơng tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị là cơng việc khởi đầu của tổ chức cơng tác kế tốn, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm sốt hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ đã được ban hành, quy định các mẫu biểu chứng từ sử dụng tại đơn vị. Tổ chức cơng tác hạch tốn ban đầu là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị ở tất cả các bộ phận, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Đồng thời, tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc thời gian luân chuyển ngắn nhất, không trùng lặp, khơng bỏ sót các bộ phận chứng từ đã phát sinh.
Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thực sự hồn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc đều phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Hoặc chứng từ kế toán thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thơng hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Nội dung các chứng từ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu sau: - Tên gọi của chứng từ: hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ. - Số hiệu chứng từ
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu (nếu có) của đơn vị.
- Nội dung tóm tắt của hoạt động kinh tế tài chính phát sinh.
- Các đơn vị đo lường cần thiết tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Họ tên và chữ ký người lập, người thực hiện, người kiểm soát, người duyệt. Ở các đơn vị, kế toán trưởng, trưởng phịng tài chính kế tốn hay phụ trách kế tốn là người chịu trách nhiệm chính trước của thủ trưởng đơn vị, cũng như trước Nhà nước về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đủ số liên theo quy định, giữa các liên phải giống nhau.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng nội dung quy định.
Nội dung ghi chép chứng từ kế tốn, khơng đuợc viết tắt, khơng đuợc tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết lên phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải đuợc gạch chéo.Trình tự xử lý và ln chuyển chứng từ kế tốn
ở các đơn vị do kế tốn truởng, truởng phịng tài chính kế tốn, phụ trách kế tốn quy
định, để đáp ứng yêu cầu quản lý kế tốn, tài chính của đơn vị thì q trình xử lý và luân chuyển chứng từ, phải thực hiện qua các buớc công việc cơ bản sau đây:
* Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đuợc chứng từ kế toán, cán bộ nhân viên kế toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của các hoạt động kinh tế, ghi trong chứng từ kế tốn, đúng chế độ chính sách Nhà nuớc quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, các yếu tố của chứng từ kế toán, những chứng từ kế tốn khi kiểm tra phát hiện khơng đảm bảo nội dung trên phải báo cáo cho kế toán truởng và thủ truởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo đuợc các nội dung trên, không vi phạm chế độ tài chính kế tốn mới sử dụng để ghi sổ kế tốn.
* Hồn chỉnh chứng từ: Là việc tập hợp và phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến tài sản mà chua ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo luờng, đơn vị tiền tệ, kế tốn cần phải tính tốn chính xác đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo luờng cần thiết sau đó phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán, phục vụ ghi sổ kế toán.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi đã kiểm tra và hoàn chỉnh cần đuợc tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế tốn các thơng tin kinh tế, việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải tuân thủ quy định của kế toán truởng đơn vị về thứ tự, thời gian, trên cơ sở nhu cầu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin của bộ phận đơn vị, cá nhân do kế toán truởng quy định.
hoạt động kinh tế tài chính phát sinh nó thực sự hồn thành, chứng minh cho số liệu ghi
sổ kế tốn và thơng tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử dụng chứng từ kế tốn cần được bảo
quản và lưu trữ theo Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế tốn phải lưu trữ,
thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật kế
toán năm 2015, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế tốn lưu trữ.
Nội dung cơng việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu theo Căn cứ Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, bao gồm:
- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp
vụ kinh tế - tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ, chính xác nội dung thơng tin về các nghiệp vụ đó phù hợp với u cầu thu nhận thơng tin kế toán.
- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận; hướng dẫn cách ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu nhằm đảm bảo ghi đúng và ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để có thể kiểm tra, kiểm sốt được nội dung các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ.
- Phân cơng kế tốn viên chịu trách nhiệm thu nhận và kiểm tra các chứng từ ban đầu để phịng kế tốn đơn vị nhận được tồn bộ thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh phản ánh trong đơn vị.
- Kiểm tra tính trung thực của thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh phản ánh trong các chứng từ ban đầu có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực của số liệu kế tốn vì vậy ở các đơn vị cần tổ chức tốt hạch toán ban đầu nhằm đảm bảo ghi nhận được thông tin trung thực về các nghiệp vụ ban đầu.
1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Tài khoản kế toán là một phương pháp dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế