1.3 NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN TRONG DOANH
1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán
Theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội, Nghị định của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính: “Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó”.
Thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị là công việc khởi đầu của tổ chức công tác kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ đã được ban hành, quy định các mẫu biểu chứng từ sử dụng tại đơn vị. Tổ chức công tác hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị ở tất cả các bộ phận, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Đồng thời, tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc thời gian luân chuyển ngắn nhất, không trùng lặp, không bỏ sót các bộ phận chứng từ đã phát sinh.
Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc đều phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Hoặc chứng từ kế toán thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Nội dung các chứng từ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu sau: - Tên gọi của chứng từ: hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ. - Số hiệu chứng từ
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu (nếu có) của đơn vị.
- Nội dung tóm tắt của hoạt động kinh tế tài chính phát sinh.
- Các đơn vị đo lường cần thiết tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Họ tên và chữ ký người lập, người thực hiện, người kiểm soát, người duyệt. Ở các đơn vị, kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán hay phụ trách kế toán là người chịu trách nhiệm chính trước của thủ trưởng đơn vị, cũng như trước Nhà nước về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đủ số liên theo quy định, giữa các liên phải giống nhau.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng nội dung quy định.
Nội dung ghi chép chứng từ kế toán, không đuợc viết tắt, không đuợc tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết lên phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải đuợc gạch chéo.Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán
ở các đơn vị do kế toán truởng, truởng phòng tài chính kế toán, phụ trách kế toán quy
định, để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán, tài chính của đơn vị thì quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ, phải thực hiện qua các buớc công việc cơ bản sau đây:
* Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đuợc chứng từ kế toán, cán bộ nhân viên kế toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của các hoạt động kinh tế, ghi trong chứng từ kế toán, đúng chế độ chính sách Nhà nuớc quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, các yếu tố của chứng từ kế toán, những chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo nội dung trên phải báo cáo cho kế toán truởng và thủ truởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo đuợc các nội dung trên, không vi phạm chế độ tài chính kế toán mới sử dụng để ghi sổ kế toán.
* Hoàn chỉnh chứng từ: Là việc tập hợp và phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến tài sản mà chua ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo luờng, đơn vị tiền tệ, kế toán cần phải tính toán chính xác đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo luờng cần thiết sau đó phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán, phục vụ ghi sổ kế toán.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi đã kiểm tra và hoàn chỉnh cần đuợc tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán các thông tin kinh tế, việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải tuân thủ quy định của kế toán truởng đơn vị về thứ tự, thời gian, trên cơ sở nhu cầu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin của bộ phận đơn vị, cá nhân do kế toán truởng quy định.
hoạt động kinh tế tài chính phát sinh nó thực sự hoàn thành, chứng minh cho số liệu ghi
sổ kế toán và thông tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử dụng chứng từ kế toán cần được bảo
quản và lưu trữ theo Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ,
thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật kế
toán năm 2015, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
Nội dung công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu theo Căn cứ Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, bao gồm:
- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp
vụ kinh tế - tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ, chính xác nội dung thông tin về các nghiệp vụ đó phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán.
- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận; hướng dẫn cách ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu nhằm đảm bảo ghi đúng và ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để có thể kiểm tra, kiểm soát được nội dung các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ.
- Phân công kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận và kiểm tra các chứng từ ban đầu để phòng kế toán đơn vị nhận được toàn bộ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh phản ánh trong đơn vị.
- Kiểm tra tính trung thực của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh phản ánh trong các chứng từ ban đầu có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực của số liệu kế toán vì vậy ở các đơn vị cần tổ chức tốt hạch toán ban đầu nhằm đảm bảo ghi nhận được thông tin trung thực về các nghiệp vụ ban đầu.