2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTỐN TẠI CƠNG TY CỔ
2.2.7 Thực trạng tình hình áp dụng tin học vào cơng tác kếtốn
Hiện nay cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy, chuơng trình phần mềm kế tốn sử dụng có tên Asia Enterprise cho chính cơng ty xây dựng nên và là một trong các sản phẩm dịch vụ đã và đang cung ứng trên thị truờng.
Phần mềm kế toán Asia Enterprise của công ty đuợc thiết kế và cập nhật dựa trên Thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính ban hành chế độ kế tốn doanh nghiệp. Một số đặc điểm của phần mềm:
- Tự động tạo các bút tốn phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu và chi phí cuối kỳ.
- Cho phép xem số liệu duới các dạng biểu đồ khác nhau.
- Có thể thay đổi nhiều kiểu xem khác nhau, nhóm số liệu theo nhiều kiểu khác nhau khi đang xem báo cáo.
- Cho phép nguời sử dụng tự khai báo các chỉ tiêu của các báo cáo tài chính. - Cho phép kết xuất số liệu ra Excel theo đúng mẫu báo cáo.
- Kết xuất duới mọi định dạng : PDF, Word....
- Cho phép khai báo năm tài chính bắt đầu từ một ngày bất kỳ.
- Khi lấy số liệu cho phép in ra nhiều kiểu báo cáo khác nhau tuỳ theo nhu cầu của nguời dùng.
- Song ngữ Anh-Việt.
Màn hình chủ: Màn hình làm việc chính cho phép nguời dùng tùy chỉnh khai báo các chức năng thuờng sử dụng, hiển thị các thơng tin chính về tình hình tài chính, sản xuất - kinh doanh của đơn vị.
Quản lý số liệu liên năm: cho phép in báo cáo với số liệu của nhiều năm liên tục, việc quản lý số liệu liên năm có ý nghĩa đặc biệt với các báo cáo quản lý chi phí, doanh thu của các dự án cơng trình, các báo cáo cơng nợ...
Sổ sách kế toán: Asia Enterprise cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định mới nhất của Bộ tài chính, bao gồm: các báo cáo tài chính, sổ sách kế tốn (tổng hợp và chi tiết) theo hình thức ghi chép mà nguời sử dụng lựa chọn: chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, nhật ký chứng từ.
Kế toán quản trị: Asia Enterprise cho phép quản lý các hợp đồng, đề án và cơng trình; theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo đơn vị, bộ phận; phân tích chi phí theo khoản mục, và yếu tố; theo dõi cơng nợ theo khách hàng, hố đơn, thời hạn thanh tốn; tính tốn doanh thu theo mặt hàng, nhóm hàng, bộ phận/nhân viên bán hàng; quản lý đa ngoại tệ; tính giá thành sản phẩm và cơng trình;... Ngồi ra Asia Enterprise cịn cung cấp một loạt các báo cáo thống kê, các báo cáo nhanh đặc thù cho từng ngành nghề.
Các báo cáo so sánh nhiều kỳ và so sánh giữa các công ty con, bộ phận: bổ sung một số báo cáo theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh có thể so sánh số liệu giữa nhiều kỳ, mỗi kỳ thể hiện trên một cột, việc định nghĩa các kỳ theo tuần, tháng, quý, năm do nguời sử dụng lựa chọn. Tuơng tự sẽ có một số báo cáo so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa các cơng ty con/bộ phận.
Tính bảo mật: Phân quyền cho từng nguời dùng đến từng thao tác: nhập mới, sửa, xoá, thực hiện.
Chức năng luu vết: luu vết mọi dữ liệu (bản ghi) với các thông tin truớc khi xoá, sửa và nguời đã thực hiện các thao tác đó.
Tính mềm dẻo: Asia Enterprise cho phép nhiều lựa chọn khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp: lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn phuơng pháp kiểm kê hàng tồn kho (theo kê khai thuờng xuyên hoặc kiểm kê định kỳ), lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho (giá trung bình tháng, giá đích danh, giá nhập truớc xuất truớc)... Ngồi ra, Asia Enterprise đã đuợc thiết kế để có thể dễ dàng sửa đổi và mở rộng mỗi khi doanh nghiệp có sự thay đổi về quy
mơ, cách thức quản lý, mơ hình kinh doanh hoặc cách thức hạch tốn...
Khả năng mở rộng: Các phân hệ nghiệp vụ của Asia Enterprise được tổ chức rất thuận tiện cho việc triển khai khơng chỉ giới hạn trong phịng kế tốn mà có thể mở rộng ra cho phòng kinh doanh, phòng vật tư, bộ phận kho, xưởng và chúng có thể hoạt động riêng biệt hoặc liên kết số liệu thành một hệ thống nhất. Đặc biệt, Asia Enterprise cho phép quản lý độc lập số liệu của từng đơn vị cấp dưới và tổng hợp chúng thành một báo cáo chung cho tồn cơng ty.
Mặc dù việc áp dụng phần mềm kế toán thay cho sổ sách kế toán trên giấy tờ đã hỗ trợ phần nào thời gian thực hiện cũng như tính chính xác, bảo mật của chứng từ kế tốn tại cơng ty Asia. Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm vẫn gây ra một số nhược điểm nhất định như: trong những trường hợp phát sinh lỗi do phần mềm dẫn đến tình trạng luồng cơng việc kế tốn bị chậm chễ, phụ thuộc vào quá trình xử lý của kỹ thuật phần mềm mới có thể tiếp tục sử dụng. Hay việc ứng dụng công nghệ không phải tất cả nhân viên đều thành thạo, với mỗi nhân sự mới để thực hiện được công việc nhập liệu và kiểm tra chứng từ khi làm việc tại công ty cần phải đào tạo bài bản, chi tiết không chỉ nghiệp vụ mà cả thao tác thực hiện trên máy tính.