3.3 NỘI DUNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾTỐN TẠI CƠNG
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế tốn chính là đầu vào ban đầu cho mọi phần hành kế toán, hệ thống chứng từ kế tốn có ý nghĩa rất quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính. Các chứng từ kế tốn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị được theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể. Hỗ trợ việc kiểm tra, kiểm sốt tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những biểu hiện tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Tại công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia, do khối lượng công việc nhiều, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đa dạng và phong phú nên khâu kiểm tra trong quá trình hoạt động đơi khi vẫn cịn thiếu sót. Việc lập và ghi chép số liệu chưa đúng với thời gian phát sinh. Quy định nội bộ các phần hành và quy trình luân chuyển cho mỗi loại chứng từ chưa được cụ thể hóa bằng văn bản, chưa có cơng cụ xác nhận các công việc được giao của các cá nhân dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện, bàn giao, hỗ trợ và đào tạo nhân viên mới, luân chuyển các vị trí cơng việc.
Để khắc phục phần nào các vấn đề nêu trên, hệ thống chứng từ kế toán cần lưu ý tập trung vào các nội dung sau:
- Hồn thiện về việc kiểm tra chứng từ: Cơng ty cần lập ra bộ phận kiểm tra nội bộ, xây dựng có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh các hiện tượng gian lận , cố ý gây sai sót trong khâu lập chứng từ, bộ phận kiểm tra này nên là bộ phận tách biết với phịng kế tốn.
- Văn bản hóa quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn: Kế tốn trưởng Cơng ty cần văn bản hóa quy trình ln chuyển chứng từ đối với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, trong đó chỉ rõ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sử dụng chứng từ nào để phản ánh, mẫu chứng từ như thế nào, bộ phận nào thực hiện công tác lập chứng từ ban đầu, các yếu tố trên chứng từ được ghi chép như thế nào, chứng từ được lập thủ cơng hay trên máy tính, chứng từ lập xong được chuyển qua bộ phận nào để kiểm tra và ký duyệt, sau khi chứng từ được kiểm tra, ký duyệt chuyển tiếp tới bộ phận nào để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán hoặc thực hiện thao tác nào để dữ liệu đẩy vào cơ sở dữ liệu của kế tốn, sau đó chứng từ sẽ chuyển cho bộ phận nào để đưa vào lưu trữ.. Ngồi ra cơng ty có thể ứng dụng chính giải pháp quản lý tài liệu, cơng việc trên phần mềm Quản lý tổng thể để việc luân chuyển chứng từ được thống nhất theo từng bước, có cơng cụ hỗ trợ và giám sát khi nhân viên thực hiện sai quy trình, bỏ sót cơng việc.
- Hồn thiện về cơng tác lưu trữ chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ ở Công ty cần được sắp xếp khoa học, hợp lý đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này; và chứng từ cần phải được bảo quản tốt tránh ẩm
Số SỐ HIỆU TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ T T Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 ɪ 28 2 131 3 131H M 4 131HM G 131HM V 5 Phải thu khách hàng
Phải thu KH chi nhánh HCM Phải thu công ty Giấy miền Nam Phải thu công ty Vilacera
Phải thu chi nhánh Suzuki HCM
6
mốc, mối mọt, thất lạc,... bằng cách phải đầu tư cơ sở vật chất phù hợp như giá đựng, kệ tủ bằng sắt để lưu trữ chứng từ. Ngoài ra việc sử dụng phần mềm cũng có thể là cơng cụ lưu trữ. Tuy nhiên, do công cụ thông tin cần đảm bảo về dung lượng lưu trữ và độ an toàn bảo mật dữ liệu, bởi thơng tin kế tốn là những thơng tin quan trọng và nhạy cảm của mỗi cá nhân, công ty.
Đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ “Yêu cầu tạm ứng”
Trách nhiệm thực hiện Lưu đồ theo quy ước Biểu mẫu áp dụng
Sơ đồ 3.1: Đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ “Yêu cầu tạm ứng”