3.2.1. Sự cần thiết về u cầu hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán
Nen kinh tế Việt Nam là nền kinh tế phát triển theo xu hướng thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa , nhà nước quản lý nền kinh tế thơng qua các chính sách quản lý kinh tế vĩ mơ. Hiện nay chế độ kế tốn Việt Nam đã và đang sửa đổi cho phù hợp với các chuẩn mực kế toán quốc tế và đã tương đối hồn thiện. Do đó các doanh nghiệp cần chủ động vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với thực trạng của đơn vị mình. Trong xu hướng hội nhập với nền kinh tế thế giới, hệ thống kế tốn Việt Nam vẫn đang cịn trong giai đoạn chưa hồn chỉnh và cịn rất nhiều vấn đề trong thực tế cịn bất hợp lý với cơ chế tài chính cần phải được hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như phát triển nền kinh tế đất nước. Do đó u cầu đổi mới và hồn thiện cơng tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty phải thực hiện được một số yêu cầu sau đây:
- Thứ nhất, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty cổ phần phát triển phần mềm Asia cần phải dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách, chế độ về tài chính kế tốn như: Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp mình và các quy định khác hiện hành của Nhà nước. Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty phải đúng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp theo thơng tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính ban hành và các văn bản hướng dẫn chế độ kế tốn Nhà nước hiện hành.
- Thứ hai, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn phải đi đơi với việc hồn thiện cơ
chế tài chính, phát huy vai trị quan trọng của kế tốn và tổ chức cơng tác kế tốn ở cả
tầm vĩ mơ và vi mơ. Phải tính đến tính hiệu quả kinh tế đem lại, nghĩa là mang lại lợi ích nhiêu hơn so với chi phí bỏ ra để hồn thiện.Vì suy cho cùng mục đích chính của
việc hồn thiện là phải mang lại lợi ích và hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. - Thứ ba, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của công ty nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với trình độ chun mơn nghiệp vụ của cán bộ làm cơng tác kế tốn, trình độ trang thiết bị, cơng nghệ và kỹ thuật tính tốn xử lý thơng tin của doanh nghiệp. Đây là một trong những yếu tố cơ bản định huớng cho cơng tác hồn thiện tạo ra một bộ máy kế tốn, hình thức kế tốn, phuơng pháp ghi chép kế tốn hiệu quả để trở thành cơng cụ quản lý đắc lực cho các nhà lãnh đạo Công ty.
- Phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thơng tin kế tốn phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ. Mỗi đơn vị có một đặc thù khác nhau, để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn của đơn vị phải tìm hiểu rõ đặc điểm của đơn vị mình để đua ra các giải pháp phù hợp, có tính hiệu quả và đặc biệt là tiết kiệm chi phí.
Cuối cùng, để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty phải tính đến điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin. Với xu huớng phát triển thời đại 4.0, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản lý nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng là một nhu cầu tất yếu. Với điều kiện thuận lợi từ việc sử dụng chính sản phẩm do cơng ty tạo ra trong việc ứng dụng phần mềm kế tốn, Asia có sự chủ động trong việc cập nhật thông tu nghị định hay quản lý chứng từ, nhập liệu, đua ra báo cáo,.. trở thành công cụ đắc lực cho công tác quản lý của cơng ty nói chung và bộ phận kế tốn nói riêng.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
Để cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng tiền hữu ích, đầy đủ và kịp thời cho các đối tuợng sử dụng thơng tin thì ngun tắc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn cần phải tn theo hệ thống chuẩn mực chung, đảm bảo tính thống nhất:
- Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn phải tn thủ theo các nguyên tắc của chuẩn mực kế toán, Luật kế toán và các văn bản pháp luật liên quan khác.
quy mô của Cơng ty: thích ứng với điều kiện về quy mơ, đặc điểm tổ chức sản xuất
kinh doanh. Tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, gắn với đặc thù của hạch tốn kế tốn để đảm bảo tính linh hoạt, hiệu quả, đồng bộ. Dựa trên cơ sở thực trạng của Cơng ty có tính đến các nhân tố liên quan nhu định huớng phát triển trong thời gian tới, năng lực, trình độ quản lý và bộ máy kế tốn Cơng ty.
- Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn phải dựa trên nguyên tăc tiết kiệm và hiệu quả. Thực hiện tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phân công phân nhiệm hợp lý đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý, từ đó giảm chi phí, giảm nhẹ cơng việc nhung vẫn đảm bảo tính khoa học.
Ngồi ra những ngun tắc khách quan khác có thể dựa theo tình hình hoạt động của mỗi công ty để điều huớng và thay đổi cơng tác tổ chức kế tốn sao cho vừa chấp hành đúng quy định, nghị định của Bộ tài chính, vừa đáp ứng đuợc mục tiêu quản lý của công ty.
3.3 NỘI DUNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA
3.3.1 Hồn thiện về tổ chức bộ máy kế tốn
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực trạng của công ty hiện tại, tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty cổ phần phát triển phần mềm Asia cần hoàn thiện phù hợp với các tiêu chí và điều kiện của cơng ty. Nhằm mục đích tiếp nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời và trung thực phục vụ cho việc điều hành quản lý doanh nghiệp. Theo đó, tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty cần tuơng ứng với quy mô công tác kế tốn và khối luợng cơng việc kế tốn cần thực hiện cũng nhu số luợng và chất luợng của đội ngũ cán bộ kế tốn. Đối với cơng ty hiện nay nên tổ chức bộ máy kế toán kết hợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị trong các thành phần của bộ máy kế tốn. Vậy, để hồn thiện bộ máy kế tốn của công ty cũng nhu cải tiến một số vấn đề cịn tồn đọng trong cơng tác kế tốn đã nêu ở chuơng 2 thì Cơng ty cần làm tốt các vấn đề sau:
* Hoàn thiện bộ máy kế tốn theo hướng kết hợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị:
một cách khoa học hơn. Cơng ty có thể xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết dựa trên khối lượng cơng việc của từng mảng kế tốn của doanh nghiệp, xác định đúng công việc phù hợp với từng bộ phận kế toán được giao nhằm phát huy được sở trường riêng của từng cá nhân nhân sự kế tốn. Số lượng phần hành kế tốn trong Cơng ty cần được xác định phù hợp nhằm đảm bảo mối quan hệ giữa các phần hành kế toán của bộ máy kế tốn để có sự phối hợp, phân cơng trách nhiệm hợp lý, linh động trong việc thu nhận, xử lý phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ cơng tác quản trị.
Bộ phận kế tốn quản trị là vơ cùng quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược của các cơng ty nói chung. Vì vậy kế tốn quản trị đóng vai trị là đầu mối cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị về tình hình chi phí, doanh thu, hiệu quả của từng bộ phận; cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin thực hiện, chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực tế; phục vụ cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, điều hành và ra quyết định giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình. Báo cáo quản trị giúp cho nhà quản lý thấy được tình trạng đơn vị mình đang hoạt động đạt đến mức độ nào, có đáp ứng kỳ vọng hay khơng để đưa ra các quyết định kinh doanh. Để tổ chức bộ máy kế tốn quản trị tốt thì việc tổ chức phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với mức độ phân cấp quản trị kinh tế - tài chính. Ngồi ra cần chú trọng yếu tố phù hợp với mức độ phân cấp quản trị kinh tế - tài chính. Bộ máy kế tốn phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của Cơng ty. Theo tình hình thực tế tại cơng ty cổ phần phát triển phần mềm Asia, công ty nên tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kết hợp.
Mơ hình kết hợp là mơ hình gắn kết hệ thống kế tốn quản trị với hệ thống kế tốn tài chính theo từng phần hành kế toán. Kế toán viên theo phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị của phần hành đó. Ngồi ra, cần phải bố trí người thực hiện các nội dung kế tốn quản trị chung khác. Mơ hình này sẽ tiết kiệm chi phí tổ chức vận hành bộ máy kế tốn.
đội ngũ kế tốn:
Đào tạo khơng chỉ là phương pháp giúp nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng mà còn là cách tạo dựng niềm đam mê để nhân viên gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. Do đó, cơng ty phải nhận thức được vai trị của cơng tác kế tốn và có sự đầu tư, tạo điều kiện cho nhân viên kế tốn nâng cao trình độ chun mơn cũng như trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin, cập nhật thơng tin về lĩnh vực kế tốn cho kế tốn viên dưới các hình thức như: mở lớp tập huấn, đào tạo nâng cao kết hợp với việc tổ chức phân công nhiệm vụ của từng phần hành kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm bảo đảm việc thu nhận, phân tích, xử lý và cung cấp thơng tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản lý. Đối với những nhân viên giàu tiềm năng, có thể trở thành nhà quản trị tốt thì nên tổ chức riêng cho họ những khóa học đặc biệt, chuyên sâu hơn. Nếu nhân viên thích bàn về các vấn đề vừa học được, hãy khuyến khích họ. Nếu họ muốn thử nghiệm điều mới học vào công việc, hãy tạo điều kiện thuận lợi cho họ. Đó chính là cách giúp họ biết được những trách nhiệm mới, những đòi hỏi mới và cả những quyền hạn, quyền lợi mới và họ sẽ ra sức cố gắng để vươn lên.
Ngồi ra, Cơng ty có thể áp dụng việc ln chuyển cơng việc giữa các kế tốn phần hành sau mỗi thời gian nhất định để nâng cao sự hiểu biết, đồng thời có thể hỗ trợ nhau trong quá trình xử lý cơng việc. Con người cùng với tri thức ln đóng vai trị quyết định trong mọi lĩnh vực, Ngồi những trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại tiên tiến mà con người vẫn cần có đủ trình độ và sự tận tâm để vận hành và sử dụng một cách thơng mình thì mọi mục tiêu đều có thể đạt hiệu quả.
3.3.2 Hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn.
Chứng từ kế tốn chính là đầu vào ban đầu cho mọi phần hành kế toán, hệ thống chứng từ kế tốn có ý nghĩa rất quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế tài chính. Các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị được theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể. Hỗ trợ việc kiểm tra, kiểm sốt tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những biểu hiện tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Tại công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia, do khối lượng công việc nhiều, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đa dạng và phong phú nên khâu kiểm tra trong quá trình hoạt động đơi khi vẫn cịn thiếu sót. Việc lập và ghi chép số liệu chưa đúng với thời gian phát sinh. Quy định nội bộ các phần hành và quy trình luân chuyển cho mỗi loại chứng từ chưa được cụ thể hóa bằng văn bản, chưa có cơng cụ xác nhận các cơng việc được giao của các cá nhân dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện, bàn giao, hỗ trợ và đào tạo nhân viên mới, ln chuyển các vị trí cơng việc.
Để khắc phục phần nào các vấn đề nêu trên, hệ thống chứng từ kế toán cần lưu ý tập trung vào các nội dung sau:
- Hồn thiện về việc kiểm tra chứng từ: Cơng ty cần lập ra bộ phận kiểm tra nội bộ, xây dựng có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh các hiện tượng gian lận , cố ý gây sai sót trong khâu lập chứng từ, bộ phận kiểm tra này nên là bộ phận tách biết với phịng kế tốn.
- Văn bản hóa quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn: Kế tốn trưởng Cơng ty cần văn bản hóa quy trình ln chuyển chứng từ đối với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, trong đó chỉ rõ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sử dụng chứng từ nào để phản ánh, mẫu chứng từ như thế nào, bộ phận nào thực hiện công tác lập chứng từ ban đầu, các yếu tố trên chứng từ được ghi chép như thế nào, chứng từ được lập thủ công hay trên máy tính, chứng từ lập xong được chuyển qua bộ phận nào để kiểm tra và ký duyệt, sau khi chứng từ được kiểm tra, ký duyệt chuyển tiếp tới bộ phận nào để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán hoặc thực hiện thao tác nào để dữ liệu đẩy vào cơ sở dữ liệu của kế tốn, sau đó chứng từ sẽ chuyển cho bộ phận nào để đưa vào lưu trữ.. Ngồi ra cơng ty có thể ứng dụng chính giải pháp quản lý tài liệu, cơng việc trên phần mềm Quản lý tổng thể để việc luân chuyển chứng từ được thống nhất theo từng bước, có cơng cụ hỗ trợ và giám sát khi nhân viên thực hiện sai quy trình, bỏ sót cơng việc.
- Hồn thiện về cơng tác lưu trữ chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ ở Công ty cần được sắp xếp khoa học, hợp lý đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này; và chứng từ cần phải được bảo quản tốt tránh ẩm
Số SỐ HIỆU TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ T T Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 ɪ 28 2 131 3 131H M 4 131HM G 131HM V 5 Phải thu khách hàng
Phải thu KH chi nhánh HCM Phải thu công ty Giấy miền Nam Phải thu công ty Vilacera
Phải thu chi nhánh Suzuki HCM
6
mốc, mối mọt, thất lạc,... bằng cách phải đầu tư cơ sở vật chất phù hợp như giá đựng, kệ tủ bằng sắt để lưu trữ chứng từ. Ngồi ra việc sử dụng phần mềm cũng có thể là cơng cụ lưu trữ. Tuy nhiên, do công cụ thông tin cần đảm bảo về dung lượng lưu trữ và độ an toàn bảo mật dữ liệu, bởi thơng tin kế tốn là những thơng tin quan