2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA
2.1.4 Đặc điểm của tổ chức quản lý tại Công ty CP phát triển phần mềm Asia
2.1.4.1 Đặc điểm về nguồn nhân lực
Với quá trình hình thành và phát triển của công ty suốt 18 năm qua, việc mở rộng thị trường đi đôi với công cuộc phát triển nguồn nhân lực vững mạnh, đáp ứng được yêu cầu thiết yếu trong quá trình vận hành. Với điểm xuất phát cương vị là doanh nghiệp nhỏ, quy mơ ban đầu của cơng ty chỉ có 30 thành viên. Qua q trình phát triển, cơng ty đã có tổng số lượng cán bộ cơng nhân viên lên đến 200 người. Trong đó có 15 cán bộ quản lý cấp cao với trình độ đại học và sau đại học nắm giữ những chức vụ quan trọng trong Ban giám đốc và trưởng các phịng ban trong Cơng ty. Cơ cấu lao động được thể hiện qua bảng sau:
Cơ cấu lao động theo giới tính:
Đại học 151 786
Cao đẳng 24 125
Trung cấp 8 42
Lao động phổ thông 4 22
Tổng 192 100
(Nguồn: Hồ sơ năng lực cơng ty Asia năm 2019) Cơ cấu lao động theo trình độ:
Asia cần phải ln ln có được những ý tưởng mới. Từ sự không ngừng hoch hỏi, trau dồi tri thức hay những kinh nghiệm trong cuộc sống thường ngày đến những khao khát đem giá trị cống hiến cho cộng đồng, các thành viên phải khơng ngừng sáng tạo để có thể đưa ra được những sản phẩm trí tuệ độc đáo, hỗ trợ tốt nhất có thể cho khách hàng đồng thời có tính ứng dụng thực tiễn cao, tn thủ theo quy định của Bộ tài chính. Nhận thức được tầm quan trọng của đội ngũ nhân sự gắn liền với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty Asia luôn chú trọng việc hỗ trợ đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên theo chu kỳ hàng quý. Liên tục tổ chức các lớp học chia sẻ kinh nghiệm về cả tri thức và kỹ năng. Bên cạnh đó cơng ty cũng ln chú trọng đến việc quan tâm đến đời sống của nhân sự như: tổ chức chương trình tri ân gia đình, chính sách hỗ trợ thăm hỏi,.. nhằm có sự hỗ trợ tốt nhất để nhân sự có thể an tâm làm việc tại cơng ty. Tất cả vì một mục tiêu mở rộng cùng phát triển.
2.1.4.2 Đặc điểm cơ cấu bộ máy và tổ chức hoạt động
Bộ máy tổ chức của Công ty được đề ra khoa học và chặt chẽ theo mơ hình quản lý các cấp phù hợp với điều lệ cũng như đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi bộ phận đều được phân công chức năng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể. Các chi nhánh sẽ cùng trao đổi và đưa ra ý kiến trước khi quyết định một vấn đề ảnh hưởng đến sự vận hành của tồn cơng ty.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức công tyChức năng nhiệm vụ của từng bộ phận nhự sau: Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận nhự sau:
* Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của cơng ty, có đầy đủ quyền hạn để thay mặt công ty quyết định các vấn đề liên quan đến mục tiêu và lợi ích của công ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
* Ban giám đốc
Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và các phó giám đốc (giám đốc chi nhánh), do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty, chịu trách nhiệm về doanh số tại trụ sở Hà Nội cùng hỗ trợ đua ra huớng phát triển cho công ty cùng hai Phó giám đốc chi nhánh, là đại diện pháp nhân của công ty truớc pháp luật, chịu trách nhiệm truớc Hội đồng quản trị và các cơ quan hữu quan về bảo toàn phát triển vốn của cơng ty. Cơng ty có 2 phó giám đốc:
- Phó giám đốc 1: Chịu trách nhiệm truớc Giám đốc và Hội đồng quản trị về kết quả kinh doanh tại chi nhánh Hồ Chí Minh, kế hoạch phát triển thị truờng tại khu vực miền Nam, phát triển nguồn nhân lực chi nhánh Hồ Chí Minh. Xây dựng kế hoạch đầu tu phát triển tồn cơng ty, tham gia chỉ đạo triển khai các dự án lớn (trên 1 tỷ VND), quản lý theo dõi tài sản, xe, máy chi nhánh Hồ Chí Minh.
- Phó giám đốc 2: Chịu trách nhiệm truớc Giám đốc về kết quả kinh doanh tại chi nhánh Đà Nằng, tổ chức, chỉ đạo điều hành nhân sự và phát triển thị truờng miền Trung, xây dựng kế hoạch phát triển, nâng cấp sản phẩm. Phụ trách trực tiếp phịng kỹ thuật tồn cơng ty.
* Các phịng ban:
Phịng hành chính-nhân sự: Tham muu cho Giám đốc về chủ truơng đuờng lối, các vấn đề về công tác tổ chức nhân sự, tổ chức bộ máy, sắp xếp điều động cán bộ cơng nhân viên trong tồn công ty. Thực hiện và xây dựng các chế độ tiền luơng, khen thuởng, xử phạt, xây dựng kế hoạch đào tạo bồi duỡng cán bộ và quy hoạch cán bộ.
ty thực hiện công tác tài chính kế tốn gồm: Ke tốn trưởng và các kế tốn viên; Phịng Sales và Marketing: Là bộ phận rất quan trọng giúp thúc đẩy doanh thu cho công ty. Các nhân viên Sales sẽ tiếp xúc với khách hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại. Giới thiệu sản phẩm dịch vụ đến với khách hàng đồng thời nắm bắt các nhu cầu để có thể tư vấn và đưa ra các lựa chọn phù hợp cho khách hàng, thúc đẩy hành vi mua hàng của khách.
Phòng Kỹ thuật: Là phòng ban trực tiếp xây dựng các gói sản phẩm của cơng ty, chịu trách nhiệm trong việc cung cấp đầy đủ tính năng của sản phẩm theo mục tiêu để ra khi xây dựng.
Phòng triển khai: Là bộ phận trực tiếp đưa sản phẩm đến tay khách hàng và hỗ trợ khách hàng vận hành sản phẩm đặc biệt là sản phẩm chỉnh sửa theo yêu cầu. Thu thập thông tin về yêu cầu, phản hồi của khách hàng đồng thời góp phần phát triển các tính năng mới của sản phẩm.
Phòng phát triển sản phẩm: Xây dựng quy trình quản lý vận hành các sản phẩm đang kinh doanh, lập kế hoạch phát triển các sản phẩm mới, cải tiến hiệu năng của phần mềm. Lập định mức chi phí cho các nghiên cứu, phát minh mới, phối hợp các bộ phận khác trong quá trình làm việc. Cụ thể:
Bộ phận Kiểm thử: Là bộ phận chịu trách nhiệm thử nghiệm sản phẩm, đánh giá để đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng kịp thời yêu cầu và tiến độ vận hành của khách hàng:
Phịng bảo hành (chăm sóc khách hàng): Là bộ phận phụ trách quản lý và hỗ trợ, chăm sóc khách hàng sau khi khách đã sử dụng sản phẩm, chuyên tổng hợp các thông tin về khách hàng của doanh nghiệp, thu thập các dữ liệu về khách hàng và chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và đem lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp. Hay còn gọi là bộ phận giữ chân khách hàng:
Tất cả các các phòng ban trên tại các chi nhánh đều chịu sự điều hướng và theo sát quy trình của trụ sở chính của cơng ty. Tuy nhiên để đảm bảo tính linh hoạt và chủ
động, Ban giám đốc quyết định quy trình trình tại các chi nhánh có thể linh hoạt phù hợp với điều kiện có thể chấp nhận được. Hàng năm cơng ty thường tổ chức 04 cuộc
họp cổ đông để trao đổi và nắm bắt tình hình kinh doanh, đồng thời nếu có những vấn
đề xảy ra tại mỗi đơn vị đều nhanh chóng đuợc xử lý theo quy định.
2.1.5 Đặc điểm chung của tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty CP phát triển
phần mềm Asia
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán là đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phuơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam theo tỉ giá thực tế trong ngày do Ngân hàng Vietcombank công bố.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Phuơng pháp tính khấu hao tài sản cố định: Phuơng pháp đuờng thẳng.
Hình thức kế tốn: áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán - phần mềm kế toán Asiasoft.
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔPHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở cơng ty đều đuợc ghi sổ kế tốn theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Quy mô hoạt động kinh doanh của cơng ty gồm cả 02 chí nhánh và các dịch vụ kinh doanh rất đa dạng nên cơng ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Phịng tài chính kế tốn của Cơng ty: Cán bộ nhân viên đều có trình độ chun mơn vững vàng và dày dặn kinh nghiệm, phịng có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thơng tin kế tốn thống kê trong phạm vi Cơng ty. Trên cơ sở đó phân tích và lập các báo cáo tài chính giúp cho Ban giám đốc có những phuơng huớng và quyết định chỉ đạo hoạt động kinh doanh. Phịng tài chính kế tốn của Cơng ty đứng đầu là kế tốn truởng, phó phịng kế tốn và các bộ phận kế tốn cơng nợ, tiền luơng, thủ quỹ,...
Kế toán truởng: 01 nguời
- Điều hành phịng Tài chính - Kế tốn và xử lý các cơng việc thuộc phạm vi phòng và nhiệm vụ của ban giám đốc
- Lập sổ sách, báo cáo kế toán và báo cáo quản trị.
- Tham muu cho giám đốc, kế tốn truởng có quyết định xử lý tài chính kịp thời thơng qua báo cáo phân tích tình hình tài chính định kỳ.
Kế tốn thu chi và cơng nợ: 01 nguời
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp.
- Cung cấp các thơng tin kế tốn phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả kinh doanh.
Kế toán tiền luơng và BHXH: 01 nguời
- Theo dõi, quản lý kiểm soát, hạch toán các khoản tiền vay và tiền gửi ngân hàng nhằm đảm bảo nguồn vốn trả nợ và sản xuất kinh doanh.
- Kiểm tra, hạch tốn tiền luơng và các khoản trích theo luơng đảm bảo đúng quy định, chế độ Công ty.
Thủ quỹ: 01 nguời
- Theo dõi, thực hiện thu chi quỹ tiền mặt, giấy tờ có giá, hố đơn Giá trị gia tăng đầu ra và các tài liệu quan trọng theo yêu cầu của kế tốn truởng.
Ngồi ra cơng ty cịn có b ộ phận kế toán viên tại các chi nhánh thu thập chứng từ. Trong phịng Tài chính k ế tốn, tuy mỗi nhân viên kế toán đuợc giao
nhiệm vụ quản lý một phần hành khác nhau nhung có mối quan hệ móc xích liên kết chặt chẽ với nhau, do đó tất cả các nhân viên kế tốn phải có sự đồn kết, phối hợp cùng nhau mới hoàn thành đuợc nhiệm vụ của mình nói tiêng và của tồn Cơng ty nói chung.
ưu điểm: Nhìn chung bộ máy kế tốn của cơng ty đuợc xây dựng rõ ràng, cụ
thể từng chức năng nhiệm vụ và tinh gọn, không cồng kềnh. Đáp ứng đặc thù cho đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ. Bên cạnh đó bộ máy kế tốn thể hiện đuợc quy trình thực hiện về các nghiệp vụ kế toán theo từng bộ phận kế tốn trong bộ máy của cơng ty, hỗ trợ trong q trình vận hành đuợc đảm bảo tính chính xác và kịp thời về thơng tin kế tốn.
Nhược điểm: Bên cạnh những uu điểm thì bộ máy kế tốn tại cơng ty Asia
chua thực sự chặt chẽ, ví dụ nhu chua có bộ phận phụ trách thu chi riêng biệt, chua có kế tốn tổng hợp quản lý các chi nhánh nên đôi khi công việc bị chồng chéo dễ gặp phải nhung sai sót khơng đáng có. Khi sai sót xảy ra khó kịp thời sửa chữa và quy trách nhiệm cụ thể.
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn tại Cơng ty cổ phần phát triển phầnmềm Asia mềm Asia
2.2.2.1 Chế độ chứng từ áp dụng tại cơng ty
Căn cứ vào quy mơ và loại hình kinh doanh của cơng ty, các quy định cụ thể áp dụng dựa trên huớng dẫn của thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014. Căn cứ vào chế độ chứng từ đã đuợc huớng dẫn theo Thông tu của Bộ Tài chính, tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối tuợng kế toán cũng nhu nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để vận dụng chế độ chứng từ phù hợp với đặc điểm của công ty và yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nuớc. Hóa đơn giá trị gia tăng của công ty do công ty tự in theo giấy phép đăng ký với cơ quan thuế. Hiện nay đã đuợc thay thế bằng hóa đơn điện tử A-invoice (mẫu hóa đơn trong Phụ lục) theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tu 32/2011/TT-BTC, Thông tu 39/2014/TT-BTC, cập nhật thông tu 68/2019/TT-BT huớng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Một số nội dung về hóa đơn điện tử:
Theo định nghĩa tại điều 3, thơng tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hố đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.
Điều kiện để doanh nghiệp làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự đủ trình độ. Đồng thời có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế tốn, có quy trình sao lưu, khơi phục, lưu trữ dữ liệu.
Quy trình thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử:
Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp trước khi tạo
lập hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi lên cơ quan quản lý Thuế của địa phương bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo mẫu của Bộ Tài chính.
Bước 2: Lập thơng báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần phải lập
thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi cơ quan thuế theo mẫu có trong Thơng tư 32 của Bộ Tài chính.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu. Doanh nghiệp tiến hành ký số vào
hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng áp dụng cho người mua đến cơ quan quản lý thuế của địa phương theo đường điện tử.
Khảo sát việc tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn tại Cơng ty thấy rằng, Cơng ty
đã xây dựng q trình ln chuyển chứng từ cho từng loại trên cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ. Các chứng từ đuợc
lập đúng, lập đủ theo quy định. Trong quá trình luân chuyển đã xác định rõ đuờng đi, thời gian luu trữ chứng từ ở từng khâu, từng bộ phận. Quá trình luân chuyển và ghi