2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTỐN TẠI CƠNG TY CỔ
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kếtốn tại Cơng ty cổ phần phát triển phần mềm
mềm Asia
2.2.2.1 Chế độ chứng từ áp dụng tại công ty
Căn cứ vào quy mơ và loại hình kinh doanh của cơng ty, các quy định cụ thể áp dụng dựa trên huớng dẫn của thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014. Căn cứ vào chế độ chứng từ đã đuợc huớng dẫn theo Thơng tu của Bộ Tài chính, tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối tuợng kế toán cũng nhu nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để vận dụng chế độ chứng từ phù hợp với đặc điểm của công ty và yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nuớc. Hóa đơn giá trị gia tăng của công ty do công ty tự in theo giấy phép đăng ký với cơ quan thuế. Hiện nay đã đuợc thay thế bằng hóa đơn điện tử A-invoice (mẫu hóa đơn trong Phụ lục) theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tu 32/2011/TT-BTC, Thông tu 39/2014/TT-BTC, cập nhật thông tu 68/2019/TT-BT huớng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Một số nội dung về hóa đơn điện tử:
Theo định nghĩa tại điều 3, thơng tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hố đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.
Điều kiện để doanh nghiệp làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự đủ trình độ. Đồng thời có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế tốn, có quy trình sao lưu, khơi phục, lưu trữ dữ liệu.
Quy trình thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử:
Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp trước khi tạo
lập hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi lên cơ quan quản lý Thuế của địa phương bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo mẫu của Bộ Tài chính.
Bước 2: Lập thơng báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần phải lập
thơng báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi cơ quan thuế theo mẫu có trong Thơng tư 32 của Bộ Tài chính.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu. Doanh nghiệp tiến hành ký số vào
hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng áp dụng cho người mua đến cơ quan quản lý thuế của địa phương theo đường điện tử.
Khảo sát việc tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn tại Cơng ty thấy rằng, Công ty
đã xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ cho từng loại trên cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ. Các chứng từ đuợc
lập đúng, lập đủ theo quy định. Trong quá trình luân chuyển đã xác định rõ đuờng đi, thời gian luu trữ chứng từ ở từng khâu, từng bộ phận. Quá trình luân chuyển và ghi hép chứng từ đuợc quy định và lập theo chuơng trình phần mềm kế toán.
Các chứng từ sau khi đuợc lập sẽ đuợc bộ phận kế toán kiểm tra và ghi sổ kế toán. Các loại chứng từ phản ánh trong công ty gồm 4 loại chính:
- Chừng từ lao động, tiền luơng: bảng chấm công, bảng theo dõi làm thêm giờ, bảng luơng, phiếu chi tiền luơng, chứng từ ngân hàng, ủy nhiệm chi, bảng trích tiền bảo hiểm trừ vào luơng, bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ, tiền thuởng, phụ cấp kèm theo,...
- Chừng từ bán hàng: theo dõi cơng nợ sau khi bán hàng, bán hàng, xuất hóa đơn, thu tiền hàng.
- Chứng từ tiền tệ: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền,...
- Chứng từ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,...
Tuy nhiên một số chứng từ, đặc biệt là chứng từ tiền tệ nhu: tạm ứng, thanh tốn,...tại cơng ty đơi khi chua đáp ứng chuẩn mực về thời gian phát sinh nghiệp vụ so với thời điểm ghi nhận vào sổ sách. Vấn đề này vẫn đang tồn đọng trong quá trình hoạt động của bộ phận kế toán, cần phải đuợc quy định chặt chẽ và thực hiện đúng.
2.2.2.2 Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn
Qua tìm hiểu, khảo sát tại cơng ty Asia khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh việc thực hiện lập, luân chuyển và luu trữ chứng từ theo trình tự nhu sau:
Thứ nhất: Lập chứng từ: Dựa trên nghiệp vụ phát sinh rồi lập chứng từ cho
phù hợp, đúng mẫu biểu quy định của chế độ kế toán hiện hành. Công ty áp dụng phần mềm kế tốn để hỗ trợ cơng tác kế tốn của cơng ty vì thế một số chứng từ kế toán. VD: phiếu thu, phiếu chi, phiếu đề nghị thanh tốn...đuợc lập ngay trên máy tính theo đúng mẫu biểu quy định, đảm bảo nhanh gọn, kịp thời chính xác thuận
tiện trong cơng việc kế tốn. Bên cạnh đó do sử dụng chính sản phẩm cơng ty tạo ra nên việc cập nhật dữ liệu và xử lý lỗi diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
Ví dụ: Nghiệp vụ xuất hóa đơn giá trị gia tăng: Thay vì phải xuất theo hóa đơn giấy như trước, hiện tại cơng ty đã áp dụng hóa đơn điện tử A-invoice phụ vụ cho việc xuất và lưu trữ chứng từ hóa đơn cho khách hàng. Cụ thể: kế tốn viên cập nhật thơng tin khách hàng theo hợp đồng trên mẫu hóa đơn của cơng ty, sau đó Kế tốn trưởng duyệt thơng tin xuất hóa đơn và tiến hành ký điện tử để phát hành hóa đơn.
Thứ hai: Kiểm tra chứng từ và ghi sổ kế toán: Kiểm tra lại chứng từ ghi đúng
nội dung, đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ quỹ, lãnh đạo đơn vị. Kiểm tra chứng từ là kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để ngăn chặn các sai phạm ngay từ đầu. Qua q trình khảo sát thực tế tại cơng ty cổ phần phát triển phần mềm Asia công tác kiểm tra chứng từ được thực hiện một cách cẩn trọng và nghiêm ngặt. Lợi thế khi sử dụng phần mềm kế tốn là việc cảnh báo và khơng cho cập nhật khi dữ liệu chứng từ ghi sai, ví dụ: sai dịng định khoản, chưa được xét duyệt, chưa điền đủ thông tin yêu cầu,...
Thứ ba: Phân loại, sắp xếp chứng từ: Căn cứ theo ngày tháng lập chứng từ kẹp
chứng từ vào file lưu (bản in trên phần mềm kế toán). Sắp xếp chứng từ theo ngày tháng phát sinh nghiệp vụ từ đầu tháng đến cuối tháng. Chứng từ của công ty được luân chuyển theo quy trình được xây dựng dựa trên quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Trong quá trình ln chuyển cơng ty đã xác định rõ đường đi, thời gian tối đa lưu lại ở từng khâu, từng bộ phận.
Thứ tư: Lưu trữ và bảo quản chứng từ: Lưu trữ chứng từ theo đúng phân hệ.
Bảo quản chứng từ trong tủ bảo quản của đơn vị. Các chứng từ của công ty Asia khi được đưa đến phịng kế tốn, nhân viên kế tốn sau khi kiểm tra, hạch toán chứng từ sẽ thực hiện đầy đủ và đảm bảo khâu lưu trữ chứng từ. Hàng tháng nhân viên kế toán thực hiện in sổ kế tốn, kiểm tra và đóng thành quyển ghi rõ ngày, tháng, lại sổ và lưu giữ cẩn thận nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra chứng từ sau này.
Ví dụ về nghiệp vụ luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng:
Khi có khách hàng có nhu cầu, bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm giới thiệu, tu vấn và báo giá về sản phẩm. Khách hàng đồng ý mua, nhân viên kinh doanh lập đơn hàng, kế toán kiểm tra đơn hàng, Duyệt và lập chứng từ bán hàng trên phần mềm đồng thời xuất phiếu thu và hóa đơn. Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm thu tiền và nộp cho Thủ quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm dựa vào phiếu thu để kiểm tra số tiền thực nhận so với số tiền trên chứng từ theo thực tế ngày thực hiện.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn tại Cơng ty CP phát triển
phần mềm Asia
Hiện nay, hệ thống tài khoản trong Công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia thực hiện theo Thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính và chi tiết theo từng ngành nghề kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty.
Công ty đang sử dụng 37 tài khoản cấp I trong bảng cân đối tài khoản. Trên cơ sở
xác định các tài khoản cấp I, Công ty đã tổ chức chi tiết các tài khoản cấp II, cấp III, cấp IV cho một số tài khoản sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán.
Bảng tài khoản của công ty thể hiện chi tiết theo Phụ lục Bảng 2.5 Hệ thống tài khoản của công ty (Phụ lục 03)
ưu điểm: Căn cứ vào hệ thống tài khoản đuợc quy định công ty đã tiến
hành nghiên cứu vận dụng để có một hệ thống tài khoản kế tốn từ tổng hợp đến chi tiết phù hợp với đặc điểm của công ty. Công ty mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty nhu: các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 của TK112- “Tiền gửi Ngân hàng” hay các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 của TK111 - “Quỹ tiền mặt”... Các tài khoản chi tiết đuợc mở phù hợp với nội dung, kết cấu và phuơng pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tuơng ứng. Việc mã hóa thơng tin kế tốn trên máy vi tính tại Cơng ty đuợc thực hiện một cách khoa học giúp nhà quản lý truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, tránh đuợc sự nhầm lẫn do các đối tuợng thông tin đuợc quản lý giống nhau về mặt số liệu cũng nhu tên gọi. Để phục vụ việc cung
cấp thông tin cho kế tốn chi tiết, mỗi tài khoản ngồi các thơng tin phục vụ kế tốn tổng hợp cịn lưu thêm danh mục mã đối tượng chi tiết. Việc mã hóa tài khoản kế tốn tại Cơng ty được thực hiện như sau:
- Mã hiệu tài khoản: dùng số hiệu tài khoản làm mã;
- Tên tài khoản: dùng tên theo số hiệu trong hệ thống tài khoản;
- Loại tài khoản: theo tính chất của tài khoản, có tài khoản Nợ và tài khoản Có;
- Địa chỉ danh mục mã đối tượng chi tiết: Mỗi mã tài khoản cần theo dõi chi tiết đều có một danh mục mã các đối tượng chi tiết.
Ví dụ: TK 112- TGNH ngồi việc chi tiết thành “1121- Tiền Việt” và “1122- Ngoại tệ” còn được mở chi tiết theo từng tài khoản mỗi ngân hàng:
Hạn chế: Nguồn thu chủ yếu của Công ty đều dựa vào việc cung cấp sản
phẩm dịch vụ, Công ty đã vận dụng khá linh hoạt nhóm tài khoản phản ánh thu - chi các hoạt động và phải thu-phải trả. Ngồi ra, bộ phận kế tốn cũng đã ghi chi tiết từng đối tượng vào tài khoản khi hạch tốn. Tuy nhiên cơng ty chưa theo dõi chi tiết các tài khoản doanh thu cấp 2, 3 theo từng chi nhánh hoặc loại hình sản phẩm dịch vụ, hay tài khoản chi phí của từng chi nhánh cũng như tại văn phịng chính vẫn chưa tách biệt số liệu rõ ràng gây khó khăn về việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh nói chung của tồn cơng ty.
2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn và hình thức kế tốn tại Công ty cổ phần
phát triển phần mềm Asia
Hiện nay tại Cơng ty Asia áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung và áp dụng vào chương trình phần mềm kế tốn do chính cơng ty xây dựng có tên phần mềm Asia Enterprise. Hình thức kế tốn này phù hợp với mơ hình tổ chức, quản lý của Công ty và phù hợp với điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn.
Căn cứ vào Danh mục sổ kế toán theo quy định. Công ty đã xây dựng đầy đủ các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán ghi sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế tốn, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi,... Căn cứ dữ liệu trên sổ Nhật ký chung kế toán lên sổ
cái cho từng khoản mục tài khoản theo trình tự thời gian. Danh mục hệ thống sổ kế toán đang được sử dụng trong Cơng ty:
- Hệ thống sổ kế tốn tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái. (Phụ lục 04) - Hệ thống sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết như: sổ chi tiết sản phẩm dịch vụ; Sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt:.. .(Phụ lục 05)
Nhìn chung thực tế việc sử dụng các loại sổ, đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế tốn trong Cơng ty đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước, tuân thủ theo quy định của hình thức kế tốn Nhật Ký Chung, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trên Sổ Nhật ký chung sau đó được phản ánh vào Sổ cái kế toán phù hợp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung”:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung” (Phụ lục 06)
Mọi cơng việc đều thực hiện trên máy tính từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại, tính tốn, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính. Sử dụng phần mềm hỗ trợ đã đáp ứng cho việc cung cấp thơng tin nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác, giảm chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu.
2.2.5 Tổ chức BCTC tại Công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty gồm có Báo cáo tài chính năm. Trong đó:
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Phụ lục 06)
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Phụ lục 07)
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Cơng ty cổ phẩn Asia có cơ sở lập Báo cáo tài chính được lập tuân theo quy định của chế độ kế toán và hệ thống 29 chuẩn mực kế toán Việt Nam. Do sử dụng phần mềm kế tốn nên hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty đã được thiết lập sẵn trong phần mềm kế toán, hằng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được nhân viên kế toán định khoản và ghi nhận vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động đưa ra các số liệu kế tốn theo u cầu đã lập trình sẵn.