CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA
3.2.1. Sự cần thiết về yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Nen kinh tế Việt Nam là nền kinh tế phát triển theo xu hướng thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa , nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua các chính sách quản lý kinh tế vĩ mô. Hiện nay chế độ kế toán Việt Nam đã và đang sửa đổi cho phù hợp với các chuẩn mực kế toán quốc tế và đã tương đối hoàn thiện. Do đó các doanh nghiệp cần chủ động vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với thực trạng của đơn vị mình. Trong xu hướng hội nhập với nền kinh tế thế giới, hệ thống kế toán Việt Nam vẫn đang còn trong giai đoạn chưa hoàn chỉnh và còn rất nhiều vấn đề trong thực tế còn bất hợp lý với cơ chế tài chính cần phải được hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như phát triển nền kinh tế đất nước. Do đó yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty phải thực hiện được một số yêu cầu sau đây:
- Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia cần phải dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách, chế độ về tài chính kế toán như: Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp mình và các quy định khác hiện hành của Nhà nước. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty phải đúng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính ban hành và các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán Nhà nước hiện hành.
- Thứ hai, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đi đôi với việc hoàn thiện cơ
chế tài chính, phát huy vai trò quan trọng của kế toán và tổ chức công tác kế toán ở cả
tầm vĩ mô và vi mô. Phải tính đến tính hiệu quả kinh tế đem lại, nghĩa là mang lại lợi ích nhiêu hơn so với chi phí bỏ ra để hoàn thiện.Vì suy cho cùng mục đích chính của
việc hoàn thiện là phải mang lại lợi ích và hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. - Thứ ba, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở công ty phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của công ty nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán, trình độ trang thiết bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp. Đây là một trong những yếu tố cơ bản định huớng cho công tác hoàn thiện tạo ra một bộ máy kế toán, hình thức kế toán, phuơng pháp ghi chép kế toán hiệu quả để trở thành công cụ quản lý đắc lực cho các nhà lãnh đạo Công ty.
- Phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ. Mỗi đơn vị có một đặc thù khác nhau, để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải tìm hiểu rõ đặc điểm của đơn vị mình để đua ra các giải pháp phù hợp, có tính hiệu quả và đặc biệt là tiết kiệm chi phí.
Cuối cùng, để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty phải tính đến điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Với xu huớng phát triển thời đại 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu. Với điều kiện thuận lợi từ việc sử dụng chính sản phẩm do công ty tạo ra trong việc ứng dụng phần mềm kế toán, Asia có sự chủ động trong việc cập nhật thông tu nghị định hay quản lý chứng từ, nhập liệu, đua ra báo cáo,.. trở thành công cụ đắc lực cho công tác quản lý của công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng tiền hữu ích, đầy đủ và kịp thời cho các đối tuợng sử dụng thông tin thì nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần phải tuân theo hệ thống chuẩn mực chung, đảm bảo tính thống nhất:
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc của chuẩn mực kế toán, Luật kế toán và các văn bản pháp luật liên quan khác.
quy mô của Công ty: thích ứng với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, gắn với đặc thù của hạch toán kế toán để đảm bảo tính linh hoạt, hiệu quả, đồng bộ. Dựa trên cơ sở thực trạng của Công ty có tính đến các nhân tố liên quan nhu định huớng phát triển trong thời gian tới, năng lực, trình độ quản lý và bộ máy kế toán Công ty.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải dựa trên nguyên tăc tiết kiệm và hiệu quả. Thực hiện tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phân công phân nhiệm hợp lý đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý, từ đó giảm chi phí, giảm nhẹ công việc nhung vẫn đảm bảo tính khoa học.
Ngoài ra những nguyên tắc khách quan khác có thể dựa theo tình hình hoạt động của mỗi công ty để điều huớng và thay đổi công tác tổ chức kế toán sao cho vừa chấp hành đúng quy định, nghị định của Bộ tài chính, vừa đáp ứng đuợc mục tiêu quản lý của công ty.
3.3 NỘI DUNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠICÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA
3.3.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực trạng của công ty hiện tại, tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia cần hoàn thiện phù hợp với các tiêu chí và điều kiện của công ty. Nhằm mục đích tiếp nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và trung thực phục vụ cho việc điều hành quản lý doanh nghiệp. Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cần tuơng ứng với quy mô công tác kế toán và khối luợng công việc kế toán cần thực hiện cũng nhu số luợng và chất luợng của đội ngũ cán bộ kế toán. Đối với công ty hiện nay nên tổ chức bộ máy kế toán kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các thành phần của bộ máy kế toán. Vậy, để hoàn thiện bộ máy kế toán của công ty cũng nhu cải tiến một số vấn đề còn tồn đọng trong công tác kế toán đã nêu ở chuơng 2 thì Công ty cần làm tốt các vấn đề sau:
* Hoàn thiện bộ máy kế toán theo hướng kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị:
một cách khoa học hơn. Công ty có thể xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết dựa trên khối lượng công việc của từng mảng kế toán của doanh nghiệp, xác định đúng công việc phù hợp với từng bộ phận kế toán được giao nhằm phát huy được sở trường riêng của từng cá nhân nhân sự kế toán. Số lượng phần hành kế toán trong Công ty cần được xác định phù hợp nhằm đảm bảo mối quan hệ giữa các phần hành kế toán của bộ máy kế toán để có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý, linh động trong việc thu nhận, xử lý phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị.
Bộ phận kế toán quản trị là vô cùng quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược của các công ty nói chung. Vì vậy kế toán quản trị đóng vai trò là đầu mối cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị về tình hình chi phí, doanh thu, hiệu quả của từng bộ phận; cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin thực hiện, chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực tế; phục vụ cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, điều hành và ra quyết định giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình. Báo cáo quản trị giúp cho nhà quản lý thấy được tình trạng đơn vị mình đang hoạt động đạt đến mức độ nào, có đáp ứng kỳ vọng hay không để đưa ra các quyết định kinh doanh. Để tổ chức bộ máy kế toán quản trị tốt thì việc tổ chức phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với mức độ phân cấp quản trị kinh tế - tài chính. Ngoài ra cần chú trọng yếu tố phù hợp với mức độ phân cấp quản trị kinh tế - tài chính. Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của Công ty. Theo tình hình thực tế tại công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia, công ty nên tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp.
Mô hình kết hợp là mô hình gắn kết hệ thống kế toán quản trị với hệ thống kế toán tài chính theo từng phần hành kế toán. Kế toán viên theo phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị của phần hành đó. Ngoài ra, cần phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác. Mô hình này sẽ tiết kiệm chi phí tổ chức vận hành bộ máy kế toán.
đội ngũ kế toán:
Đào tạo không chỉ là phương pháp giúp nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng mà còn là cách tạo dựng niềm đam mê để nhân viên gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. Do đó, công ty phải nhận thức được vai trò của công tác kế toán và có sự đầu tư, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, cập nhật thông tin về lĩnh vực kế toán cho kế toán viên dưới các hình thức như: mở lớp tập huấn, đào tạo nâng cao kết hợp với việc tổ chức phân công nhiệm vụ của từng phần hành kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm bảo đảm việc thu nhận, phân tích, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản lý. Đối với những nhân viên giàu tiềm năng, có thể trở thành nhà quản trị tốt thì nên tổ chức riêng cho họ những khóa học đặc biệt, chuyên sâu hơn. Nếu nhân viên thích bàn về các vấn đề vừa học được, hãy khuyến khích họ. Nếu họ muốn thử nghiệm điều mới học vào công việc, hãy tạo điều kiện thuận lợi cho họ. Đó chính là cách giúp họ biết được những trách nhiệm mới, những đòi hỏi mới và cả những quyền hạn, quyền lợi mới và họ sẽ ra sức cố gắng để vươn lên.
Ngoài ra, Công ty có thể áp dụng việc luân chuyển công việc giữa các kế toán phần hành sau mỗi thời gian nhất định để nâng cao sự hiểu biết, đồng thời có thể hỗ trợ nhau trong quá trình xử lý công việc. Con người cùng với tri thức luôn đóng vai trò quyết định trong mọi lĩnh vực, Ngoài những trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại tiên tiến mà con người vẫn cần có đủ trình độ và sự tận tâm để vận hành và sử dụng một cách thông mình thì mọi mục tiêu đều có thể đạt hiệu quả.
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chính là đầu vào ban đầu cho mọi phần hành kế toán, hệ thống chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính. Các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị được theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể. Hỗ trợ việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những biểu hiện tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Tại công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia, do khối lượng công việc nhiều, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đa dạng và phong phú nên khâu kiểm tra trong quá trình hoạt động đôi khi vẫn còn thiếu sót. Việc lập và ghi chép số liệu chưa đúng với thời gian phát sinh. Quy định nội bộ các phần hành và quy trình luân chuyển cho mỗi loại chứng từ chưa được cụ thể hóa bằng văn bản, chưa có công cụ xác nhận các công việc được giao của các cá nhân dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện, bàn giao, hỗ trợ và đào tạo nhân viên mới, luân chuyển các vị trí công việc.
Để khắc phục phần nào các vấn đề nêu trên, hệ thống chứng từ kế toán cần lưu ý tập trung vào các nội dung sau:
- Hoàn thiện về việc kiểm tra chứng từ: Công ty cần lập ra bộ phận kiểm tra nội bộ, xây dựng có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh các hiện tượng gian lận , cố ý gây sai sót trong khâu lập chứng từ, bộ phận kiểm tra này nên là bộ phận tách biết với phòng kế toán.
- Văn bản hóa quy trình luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán trưởng Công ty cần văn bản hóa quy trình luân chuyển chứng từ đối với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, trong đó chỉ rõ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sử dụng chứng từ nào để phản ánh, mẫu chứng từ như thế nào, bộ phận nào thực hiện công tác lập chứng từ ban đầu, các yếu tố trên chứng từ được ghi chép như thế nào, chứng từ được lập thủ công hay trên máy tính, chứng từ lập xong được chuyển qua bộ phận nào để kiểm tra và ký duyệt, sau khi chứng từ được kiểm tra, ký duyệt chuyển tiếp tới bộ phận nào để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán hoặc thực hiện thao tác nào để dữ liệu đẩy vào cơ sở dữ liệu của kế toán, sau đó chứng từ sẽ chuyển cho bộ phận nào để đưa vào lưu trữ.. Ngoài ra công ty có thể ứng dụng chính giải pháp quản lý tài liệu, công việc trên phần mềm Quản lý tổng thể để việc luân chuyển chứng từ được thống nhất theo từng bước, có công cụ hỗ trợ và giám sát khi nhân viên thực hiện sai quy trình, bỏ sót công việc.
- Hoàn thiện về công tác lưu trữ chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ ở Công ty cần được sắp xếp khoa học, hợp lý đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này; và chứng từ cần phải được bảo quản tốt tránh ẩm
Số SỐ HIỆU TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ T T Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 ɪ 28 2 131 3 131H M 4 131HM G 131HM V 5 Phải thu khách hàng
Phải thu KH chi nhánh HCM Phải thu công ty Giấy miền Nam Phải thu công ty Vilacera
Phải thu chi nhánh Suzuki HCM
6
mốc, mối mọt, thất lạc,... bằng cách phải đầu tư cơ sở vật chất phù hợp như giá đựng, kệ tủ bằng sắt để lưu trữ chứng từ. Ngoài ra việc sử dụng phần mềm cũng có thể là công cụ lưu trữ. Tuy nhiên, do công cụ thông tin cần đảm bảo về dung lượng lưu trữ và độ an toàn bảo mật dữ liệu, bởi thông tin kế toán là những thông tin quan