2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kếtoán và hình thức kếtoán tại Công ty cổ phần phát
phát triển phần mềm Asia
Hiện nay tại Công ty Asia áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và áp dụng vào chương trình phần mềm kế toán do chính công ty xây dựng có tên phần mềm Asia Enterprise. Hình thức kế toán này phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của Công ty và phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Căn cứ vào Danh mục sổ kế toán theo quy định. Công ty đã xây dựng đầy đủ các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán ghi sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi,... Căn cứ dữ liệu trên sổ Nhật ký chung kế toán lên sổ
cái cho từng khoản mục tài khoản theo trình tự thời gian. Danh mục hệ thống sổ kế toán đang được sử dụng trong Công ty:
- Hệ thống sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái. (Phụ lục 04) - Hệ thống sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết như: sổ chi tiết sản phẩm dịch vụ; Sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt:.. .(Phụ lục 05)
Nhìn chung thực tế việc sử dụng các loại sổ, đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán trong Công ty đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước, tuân thủ theo quy định của hình thức kế toán Nhật Ký Chung, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trên Sổ Nhật ký chung sau đó được phản ánh vào Sổ cái kế toán phù hợp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung”:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung” (Phụ lục 06)
Mọi công việc đều thực hiện trên máy tính từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại, tính toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Sử dụng phần mềm hỗ trợ đã đáp ứng cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác, giảm chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu.