3.3 NỘI DUNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN TẠI CÔNG
3.3.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kếtoán
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực trạng của công ty hiện tại, tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia cần hoàn thiện phù hợp với các tiêu chí và điều kiện của công ty. Nhằm mục đích tiếp nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và trung thực phục vụ cho việc điều hành quản lý doanh nghiệp. Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cần tuơng ứng với quy mô công tác kế toán và khối luợng công việc kế toán cần thực hiện cũng nhu số luợng và chất luợng của đội ngũ cán bộ kế toán. Đối với công ty hiện nay nên tổ chức bộ máy kế toán kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các thành phần của bộ máy kế toán. Vậy, để hoàn thiện bộ máy kế toán của công ty cũng nhu cải tiến một số vấn đề còn tồn đọng trong công tác kế toán đã nêu ở chuơng 2 thì Công ty cần làm tốt các vấn đề sau:
* Hoàn thiện bộ máy kế toán theo hướng kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị:
một cách khoa học hơn. Công ty có thể xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết dựa trên khối lượng công việc của từng mảng kế toán của doanh nghiệp, xác định đúng công việc phù hợp với từng bộ phận kế toán được giao nhằm phát huy được sở trường riêng của từng cá nhân nhân sự kế toán. Số lượng phần hành kế toán trong Công ty cần được xác định phù hợp nhằm đảm bảo mối quan hệ giữa các phần hành kế toán của bộ máy kế toán để có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý, linh động trong việc thu nhận, xử lý phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị.
Bộ phận kế toán quản trị là vô cùng quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược của các công ty nói chung. Vì vậy kế toán quản trị đóng vai trò là đầu mối cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị về tình hình chi phí, doanh thu, hiệu quả của từng bộ phận; cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin thực hiện, chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực tế; phục vụ cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, điều hành và ra quyết định giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình. Báo cáo quản trị giúp cho nhà quản lý thấy được tình trạng đơn vị mình đang hoạt động đạt đến mức độ nào, có đáp ứng kỳ vọng hay không để đưa ra các quyết định kinh doanh. Để tổ chức bộ máy kế toán quản trị tốt thì việc tổ chức phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với mức độ phân cấp quản trị kinh tế - tài chính. Ngoài ra cần chú trọng yếu tố phù hợp với mức độ phân cấp quản trị kinh tế - tài chính. Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của Công ty. Theo tình hình thực tế tại công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia, công ty nên tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp.
Mô hình kết hợp là mô hình gắn kết hệ thống kế toán quản trị với hệ thống kế toán tài chính theo từng phần hành kế toán. Kế toán viên theo phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị của phần hành đó. Ngoài ra, cần phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác. Mô hình này sẽ tiết kiệm chi phí tổ chức vận hành bộ máy kế toán.
đội ngũ kế toán:
Đào tạo không chỉ là phương pháp giúp nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng mà còn là cách tạo dựng niềm đam mê để nhân viên gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. Do đó, công ty phải nhận thức được vai trò của công tác kế toán và có sự đầu tư, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, cập nhật thông tin về lĩnh vực kế toán cho kế toán viên dưới các hình thức như: mở lớp tập huấn, đào tạo nâng cao kết hợp với việc tổ chức phân công nhiệm vụ của từng phần hành kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm bảo đảm việc thu nhận, phân tích, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản lý. Đối với những nhân viên giàu tiềm năng, có thể trở thành nhà quản trị tốt thì nên tổ chức riêng cho họ những khóa học đặc biệt, chuyên sâu hơn. Nếu nhân viên thích bàn về các vấn đề vừa học được, hãy khuyến khích họ. Nếu họ muốn thử nghiệm điều mới học vào công việc, hãy tạo điều kiện thuận lợi cho họ. Đó chính là cách giúp họ biết được những trách nhiệm mới, những đòi hỏi mới và cả những quyền hạn, quyền lợi mới và họ sẽ ra sức cố gắng để vươn lên.
Ngoài ra, Công ty có thể áp dụng việc luân chuyển công việc giữa các kế toán phần hành sau mỗi thời gian nhất định để nâng cao sự hiểu biết, đồng thời có thể hỗ trợ nhau trong quá trình xử lý công việc. Con người cùng với tri thức luôn đóng vai trò quyết định trong mọi lĩnh vực, Ngoài những trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại tiên tiến mà con người vẫn cần có đủ trình độ và sự tận tâm để vận hành và sử dụng một cách thông mình thì mọi mục tiêu đều có thể đạt hiệu quả.
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chính là đầu vào ban đầu cho mọi phần hành kế toán, hệ thống chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính. Các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị được theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể. Hỗ trợ việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những biểu hiện tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Tại công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia, do khối lượng công việc nhiều, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đa dạng và phong phú nên khâu kiểm tra trong quá trình hoạt động đôi khi vẫn còn thiếu sót. Việc lập và ghi chép số liệu chưa đúng với thời gian phát sinh. Quy định nội bộ các phần hành và quy trình luân chuyển cho mỗi loại chứng từ chưa được cụ thể hóa bằng văn bản, chưa có công cụ xác nhận các công việc được giao của các cá nhân dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện, bàn giao, hỗ trợ và đào tạo nhân viên mới, luân chuyển các vị trí công việc.
Để khắc phục phần nào các vấn đề nêu trên, hệ thống chứng từ kế toán cần lưu ý tập trung vào các nội dung sau:
- Hoàn thiện về việc kiểm tra chứng từ: Công ty cần lập ra bộ phận kiểm tra nội bộ, xây dựng có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh các hiện tượng gian lận , cố ý gây sai sót trong khâu lập chứng từ, bộ phận kiểm tra này nên là bộ phận tách biết với phòng kế toán.
- Văn bản hóa quy trình luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán trưởng Công ty cần văn bản hóa quy trình luân chuyển chứng từ đối với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, trong đó chỉ rõ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sử dụng chứng từ nào để phản ánh, mẫu chứng từ như thế nào, bộ phận nào thực hiện công tác lập chứng từ ban đầu, các yếu tố trên chứng từ được ghi chép như thế nào, chứng từ được lập thủ công hay trên máy tính, chứng từ lập xong được chuyển qua bộ phận nào để kiểm tra và ký duyệt, sau khi chứng từ được kiểm tra, ký duyệt chuyển tiếp tới bộ phận nào để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán hoặc thực hiện thao tác nào để dữ liệu đẩy vào cơ sở dữ liệu của kế toán, sau đó chứng từ sẽ chuyển cho bộ phận nào để đưa vào lưu trữ.. Ngoài ra công ty có thể ứng dụng chính giải pháp quản lý tài liệu, công việc trên phần mềm Quản lý tổng thể để việc luân chuyển chứng từ được thống nhất theo từng bước, có công cụ hỗ trợ và giám sát khi nhân viên thực hiện sai quy trình, bỏ sót công việc.
- Hoàn thiện về công tác lưu trữ chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ ở Công ty cần được sắp xếp khoa học, hợp lý đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này; và chứng từ cần phải được bảo quản tốt tránh ẩm
Số SỐ HIỆU TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ T T Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 ɪ 28 2 131 3 131H M 4 131HM G 131HM V 5 Phải thu khách hàng
Phải thu KH chi nhánh HCM Phải thu công ty Giấy miền Nam Phải thu công ty Vilacera
Phải thu chi nhánh Suzuki HCM
6
mốc, mối mọt, thất lạc,... bằng cách phải đầu tư cơ sở vật chất phù hợp như giá đựng, kệ tủ bằng sắt để lưu trữ chứng từ. Ngoài ra việc sử dụng phần mềm cũng có thể là công cụ lưu trữ. Tuy nhiên, do công cụ thông tin cần đảm bảo về dung lượng lưu trữ và độ an toàn bảo mật dữ liệu, bởi thông tin kế toán là những thông tin quan trọng và nhạy cảm của mỗi cá nhân, công ty.
Đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ “Yêu cầu tạm ứng”
Trách nhiệm thực hiện Lưu đồ theo quy ước Biểu mẫu áp dụng
Sơ đồ 3.1: Đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ “Yêu cầu tạm ứng”
3.3.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Để khắc phục những hạn chế còn tồn tại việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán cần phải thường xuyên cập nhật chế độ kế toán, cơ chế chính sách để công tác hạch toán tuân thủ, phản ánh đúng với chế độ kế toán hiện hành. Ở công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia đã áp dụng đúng quy định về hệ thống tài khoản tuy nhiên tài khoản công nợ phải thu của công ty chưa được mở cho từng khách hàng do đó sẽ rất khó khăn trong việc kiểm tra , đối chiếu số liệu khách hàng.
Hơn nữa theo nguyên tắc trọng yếu, một thông tin trọng yếu phải được trình bày trên báo cáo tài chính khi thiếu thông tin đó sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của người đọc, theo đó công ty nên mở chi tiết tài khoản công phải thu để từ đó ban lãnh đạo có thể theo dõi được hạn mức công nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khách hàng. Vì vậy công ty nên mở tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho tài khoản 131: Phải thu khách hàng như sau :
131H N 1313HN A 131HNQ A 131HNB
Phải thu công ty Anh Minh Phải thu công ty Quang Anh Phải thu Báo đấu thầu
Đối với tài khoản cấp 3 ta nên để chi tiết bằng các ký hiệu là 2 chữ cái đầu tiên của tên chi nhánh hay của tên khách hàng và ghi rõ tên tài khoản thuộc khách hàng nào, nhu vậy việc theo dõi và hạch toán đuợc dễ dàng và kiểm tra đuợc công nợ của từng khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Tuơng tự việc mở tài khoản cấp 2 và cấp 3 của tài khoản 131, công ty có thể xem xét việc mở thêm tài khoản các cấp đối với tài khoản Doanh thu 511 và tài khoản Chi phí 642 để theo dõi chi tiết và rõ ràng về các chỉ số quan trọng hàng đầu của công ty, đặc biệt với loại hình công ty có nhiều chi nhánh thì việc phân cấp tài khoản này là vô cùng cần thiết.
3.3.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Đối với hệ thống sổ sách kế toán thì công ty cũng nên đua ra những quy định cụ thể dựa trên những quy định của nhà nuớc về việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ, sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toán. Sổ kế toán cần phải đuợc quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Công ty cũng có thể mở các buổi tập huấn, huớng dẫn, bồi duỡng cho các nhân viên kế toán về công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đuợc ghi nhận hạch toán vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Tuy nhiên việc xử lý thông tin bằng máy vi tính không thể tránh xảy ra truờng hợp máy móc có thể bị hu hỏng, vi rút dẫn đến tình trạng mất dữ liệu kế toán, vì thế công ty nên trang bị các biện pháp để cải tiến độ an toàn cho phần mềm, máy móc.
Bên cạnh đó các mẫu sổ, số luợng sổ, nội dung, cách ghi chép các loại sổ phải đuợc cập nhật trong phần mềm kế toán phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính bằng cách nâng cấp, sửa đổi phần mềm kế toán cho phù hợp.
Trong quá trình vào sổ kế toán, các nhân viên kế toán cần cẩn thận và tỉ mỉ nhập
số liệu vào sổ để tránh nhầm lẫn, sai sót không đáng có đặc biệt là với các sổ: Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ; Thẻ kho... Đối với các Sổ tổng hợp công nợ ( Tài
TT Mã DT (chưa thuế) thu (cả thuế)
khoản 131, 136, 331, 336...) cần phải được bổ sung đầy đủ chữ ký của những người liên quan. Ke toán trưởng phải thường xuyên kiểm tra tình hình chấp hành ghi sổ kế toán phần hành nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
Bên cạnh các mẫu biểu sổ theo quy định của bộ tài chính, để tiện cho công việc tổng hợp , kiểm tra của công ty công ty nên mở thêm một số sổ chi tiết như sổ chi tiết phải trả người bán, sổ chi tiết phải thu khách hàng.
3.3.5 Hoàn thiện tổ chức lập và trình bày báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính là phương pháp tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh có hệ thống tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản suất kinh doanh, tình hình lưu chuyển các dòng tiền và tình hình vận động sử dụng vốn của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Do đó, báo cáo tài chính vừa là phương pháp kế toán, vừa là hình thức thể hiện và chuyển tải thông tin kế toán tài chính đến những người sử dụng để ra các quyết định kinh tế.
Những vấn đề cơ bản cần thực hiện để hoàn thiện báo cáo kế toán mà các công ty nói chung và công ty Asia nói riêng cần thực hiện như sau:
- Phản ánh tất cả các chứng từ kế toán hợp pháp vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có liên quan.
- Đôn đóc, giám sát và thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản, tính chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, phản ánh kết quả đó vào sổ kế toán liên quan trước khi khoá sổ kế toán.
- Đối chiếu, xác minh công nợ phải thu, công nợ phải trả, đánh giá nợ phải thu khó đòi, trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng.
- Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, giữa các sổ tổng hợp với nhau, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thực tế kiểm kê, khoá sổ kế toán và tính