2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTỐN TẠI CƠNG TY CỔ
2.2.5 Tổ chức BCTC tại Công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia
Cơng ty đang áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty gồm có Báo cáo tài chính năm. Trong đó:
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Phụ lục 06)
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Phụ lục 07)
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Cơng ty cổ phẩn Asia có cơ sở lập Báo cáo tài chính được lập tuân theo quy định của chế độ kế toán và hệ thống 29 chuẩn mực kế toán Việt Nam. Do sử dụng phần mềm kế toán nên hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty đã được thiết lập sẵn trong phần mềm kế toán, hằng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được nhân viên kế toán định khoản và ghi nhận vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động đưa ra các số liệu kế tốn theo u cầu đã lập trình sẵn.
Bảng cân đối kế tốn được lập tuân thủ theo nguyên tắc chung về lập và trình bày báo cáo tài chính. Tại Cơng ty, sau khi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết có liên quan, kiểm kê tài sản và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế tốn; đối chiếu cơng nợ phải thu, phải trả; đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết; số liệu trên sổ kế toán và số thực kiểm kê; khóa sổ kế tốn và tính số dư các tài khoản khi hết kỳ kế toán, nhân viên kế toán lập Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán được lập theo quy định tại Chuẩn mực kế tốn số 21- Lập và trình bày BCTC.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh liệt kê tất cả các khoản doanh thu, thu nhập mà Công ty thu thập được trong kỳ, các khoản chi phí phát sinh và lợi nhuận của Cơng ty trong một kỳ kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập tuân thủ những nguyên tắc cơ bản quy định trong Chuẩn mực kế toán số 01 - Chuẩn mực chung và Chuẩn mực số 21 - Trình bày báo cáo tài chính.
2.2.6 Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế tốn tại cơng ty cổ phần phát triển phần mềm Asia
Trong việc quản lý nội bộ tại mỗi doanh nghiệp. Để doanh nghiệp giám sát và quản lý tài chính của đơn vị một cách chặt chẽ, hiệu quả, chính xác, khách quan và đúng thủ tục, nguyên tắc, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi gian lận, vi phạm nguyên tắc chế độ tài chính kế tốn thì kiểm tra kế tốn là một việc cần thiết và quan trọng trong tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp.
Công tác kiểm tra kế tốn: cơng ty đã thực hiện cơng tác tự kiểm tra kế tốn
dưới 2 hình thức: Kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ. Công ty đã thực hiện công tác tự kiểm tra kế tốn theo cơ chế quản lý tài chính quy định tại Nghị định 09/2009/NĐ-CP và quy chế tài chính của đơn vị.
- Hằng ngày công tác kiểm tra thường xuyên được thực hiện bởi các kế toán viên đối với từng phần hành kế toán cụ thể phụ trách của mình, đồng thời đối chiếu giữ các phần hành với nhau để đảm bảo tính chính xác, thống nhất , phù hợp trong kế tốn. Bên cạnh đó, Kế tốn trưởng và kế tốn tổng hợp cũng thường xuyên kiểm tra chứng từ kế toán trước khi duyệt và ghi sổ.
- Đối với công tác kiểm tra định kỳ áp dụng đối với công tác kiểm tra sổ sách kế
tốn và báo cáo tài chính. Cơng việc này được thực hiện bởi Kế tốn trưởng và Giám
đốc. Hiện nay, Công ty đã ứng dụng tin học vào công tác kế tốn nên cơng tác hạch tốn, ghi sổ kế tốn và lập Báo cáo tài chính cơ bản được thực hiện trên máy tính.
- Cuối kỳ, kế tốn thực hiện khóa sổ kế tốn và lập Báo cáo tài chính. Số liệu giữa kế tốn phần hành và Báo cáo tài chính sẽ được đối chiếu kiểm tra với nhau nhằm
phát hiện ra những sai sót. Sau khi đã đối chiếu và kiểm tra khớp đúng, kế toán thực hiện in sổ và Báo cáo tài chính để tiến hành lưu trữ, bảo quản dưới cả hai hình thức trên
dữ liệu tin học và sổ sách chứng từ đã được in ra và bảo quản bảo mật.
Đối với sổ sách kế tốn: Để báo cáo chính xác thì sổ sách kế tốn được mở và ghi chép rõ ràng, do đó cần kiểm tra:
- Có mở sổ sách theo dõi đầy đủ, chính xác, rõ ràng khơng? Bao gồm: Ơ theo dõi tài sản (tiền mặt, tiền gửi, tài sản cố định, phải thu, phải trả,...), nguồn vốn (vốn góp của các cổ đơng, các nguồn vốn khác...).
- Sổ có đúng quy định của pháp luật khơng?
- Số dư giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp có khớp đúng khơng?
- Có đối chiếu định kỳ thường xuyên với sổ của Công ty, Ngân hàng, người bán, khách hàng...
Riêng đối với Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ thì cơng tác kiểm tra, đối chiếu được thực hiện định kỳ hàng tuần vào cuối mỗi tháng.
Đối với báo cáo tài chính: Thường được kiểm tra định kỳ bắt buộc (quý, năm) về số liệu, thơng tin trên Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính và các Báo cáo kế toán quản trị trước khi gửi cho cấp trên và các bộ phận quản lý có liên quan. Cuối tháng, kế tốn tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa số liệu trên sổ sách và số liệu trên chứng từ, nếu có sai lệch phải tìm hiểu ngun nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kiểm tra chủ yếu là đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế tốn với nhau, kiểm tra sự chấp hành chính sách chế độ của Nhà nước và các chính sách tài chính của Cơng ty. Bên cạnh cơng tác tự kiểm tra tại Cơng ty do Kế tốn trưởng và Giám đốc Cơng ty thực hiện thì cịn có sự kiểm tra, giám sát của cơ quan cấp trên, cơ quan thuế, kiểm toán sau khi kết thúc năm tài chính.
Cơng tác kiểm tra nội bộ:
Công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia chưa có bộ phận kiểm tra nội bộ riêng biệt mà hàng năm cơng ty th kiểm tốn độc lập đi kiểm tra, đánh giá về tình hình kinh tế, tính hiệu quả của hoạt động trong Công ty và các chi nhánh trực thuộc. Cơng việc kiểm tốn tn theo các quy định, văn bản pháp lý của Nhà nước. Công tác kiểm toán được thực hiện theo phương pháp chọn mẫu và áp dụng các thử nghiệm cần thiết, các bằng chứng xác minh những thơng tin trong báo cáo tài chính, xem xét về mức độ tin cậy của các thông tin; đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế tốn và các chính sách tài chính.
Nhìn chung cơng tác kiểm tra nội bộ tại công ty chưa thực sự được chú trọng. Việc giám sát quy trình làm việc và quản lý giấy tờ cịn có nhiều lỗ hổng trong quản lý.
Ưu điểm: Công ty đã ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn nên cơng tác
hạch tốn, ghi sổ kế tốn và lập Báo cáo tài chính cơ bản được thực hiện trên máy tính đảm bảo tính chính xác và an tồn dữ liệu. Bên cạnh đó cơng ty cũng chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Bộ Tài Chính về cơng tác kiểm tra kế tốn theo sổ sách chứng từ cũng như báo cáo tài chính,.. .đồng thời áp dụng đúng và đầy đủ các quy trình kiểm tra do ban lãnh đạo cơng ty xây dựng và quy định riêng theo mơ hình hoạt động của cơng ty.
Hạn chế: Vì là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ, vì vậy các
khâu kiểm sốt chứng từ nhu: báo giá, hợp đồng, biên bản bàn giao hay nghiệm thu đều do bộ phận kinh doanh phụ trách, kế tốn gặp khó khăn trong việc kiểm sốt số liệu nhu: đơn giá, chiết khau,...khi xuất hóa đơn cho khách hàng. Quy trình kiểm tra nội bộ tại cơng ty chua đuợc xây dựng, nên khi xảy ra vấn đề cần giải quyết vẫn cịn bị chậm trễ, ảnh huởng khơng nhỏ đến mục tiêu và nguyên tắc hoạt động của công ty.
2.2.7 Thực trạng tình hình áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn
Hiện nay cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy, chuơng trình phần mềm kế tốn sử dụng có tên Asia Enterprise cho chính cơng ty xây dựng nên và là một trong các sản phẩm dịch vụ đã và đang cung ứng trên thị truờng.
Phần mềm kế tốn Asia Enterprise của cơng ty đuợc thiết kế và cập nhật dựa trên Thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Một số đặc điểm của phần mềm:
- Tự động tạo các bút tốn phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu và chi phí cuối kỳ.
- Cho phép xem số liệu duới các dạng biểu đồ khác nhau.
- Có thể thay đổi nhiều kiểu xem khác nhau, nhóm số liệu theo nhiều kiểu khác nhau khi đang xem báo cáo.
- Cho phép nguời sử dụng tự khai báo các chỉ tiêu của các báo cáo tài chính. - Cho phép kết xuất số liệu ra Excel theo đúng mẫu báo cáo.
- Kết xuất duới mọi định dạng : PDF, Word....
- Cho phép khai báo năm tài chính bắt đầu từ một ngày bất kỳ.
- Khi lấy số liệu cho phép in ra nhiều kiểu báo cáo khác nhau tuỳ theo nhu cầu của nguời dùng.
- Song ngữ Anh-Việt.
Màn hình chủ: Màn hình làm việc chính cho phép nguời dùng tùy chỉnh khai báo các chức năng thuờng sử dụng, hiển thị các thơng tin chính về tình hình tài chính, sản xuất - kinh doanh của đơn vị.
Quản lý số liệu liên năm: cho phép in báo cáo với số liệu của nhiều năm liên tục, việc quản lý số liệu liên năm có ý nghĩa đặc biệt với các báo cáo quản lý chi phí, doanh thu của các dự án cơng trình, các báo cáo cơng nợ...
Sổ sách kế toán: Asia Enterprise cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định mới nhất của Bộ tài chính, bao gồm: các báo cáo tài chính, sổ sách kế tốn (tổng hợp và chi tiết) theo hình thức ghi chép mà nguời sử dụng lựa chọn: chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, nhật ký chứng từ.
Kế toán quản trị: Asia Enterprise cho phép quản lý các hợp đồng, đề án và cơng trình; theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo đơn vị, bộ phận; phân tích chi phí theo khoản mục, và yếu tố; theo dõi cơng nợ theo khách hàng, hố đơn, thời hạn thanh tốn; tính tốn doanh thu theo mặt hàng, nhóm hàng, bộ phận/nhân viên bán hàng; quản lý đa ngoại tệ; tính giá thành sản phẩm và cơng trình;... Ngồi ra Asia Enterprise còn cung cấp một loạt các báo cáo thống kê, các báo cáo nhanh đặc thù cho từng ngành nghề.
Các báo cáo so sánh nhiều kỳ và so sánh giữa các công ty con, bộ phận: bổ sung một số báo cáo theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh có thể so sánh số liệu giữa nhiều kỳ, mỗi kỳ thể hiện trên một cột, việc định nghĩa các kỳ theo tuần, tháng, quý, năm do nguời sử dụng lựa chọn. Tuơng tự sẽ có một số báo cáo so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa các cơng ty con/bộ phận.
Tính bảo mật: Phân quyền cho từng nguời dùng đến từng thao tác: nhập mới, sửa, xoá, thực hiện.
Chức năng luu vết: luu vết mọi dữ liệu (bản ghi) với các thơng tin truớc khi xố, sửa và nguời đã thực hiện các thao tác đó.
Tính mềm dẻo: Asia Enterprise cho phép nhiều lựa chọn khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp: lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn phuơng pháp kiểm kê hàng tồn kho (theo kê khai thuờng xuyên hoặc kiểm kê định kỳ), lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho (giá trung bình tháng, giá đích danh, giá nhập truớc xuất truớc)... Ngoài ra, Asia Enterprise đã đuợc thiết kế để có thể dễ dàng sửa đổi và mở rộng mỗi khi doanh nghiệp có sự thay đổi về quy
mơ, cách thức quản lý, mơ hình kinh doanh hoặc cách thức hạch toán...
Khả năng mở rộng: Các phân hệ nghiệp vụ của Asia Enterprise được tổ chức rất thuận tiện cho việc triển khai không chỉ giới hạn trong phịng kế tốn mà có thể mở rộng ra cho phịng kinh doanh, phịng vật tư, bộ phận kho, xưởng và chúng có thể hoạt động riêng biệt hoặc liên kết số liệu thành một hệ thống nhất. Đặc biệt, Asia Enterprise cho phép quản lý độc lập số liệu của từng đơn vị cấp dưới và tổng hợp chúng thành một báo cáo chung cho tồn cơng ty.
Mặc dù việc áp dụng phần mềm kế toán thay cho sổ sách kế toán trên giấy tờ đã hỗ trợ phần nào thời gian thực hiện cũng như tính chính xác, bảo mật của chứng từ kế tốn tại cơng ty Asia. Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm vẫn gây ra một số nhược điểm nhất định như: trong những trường hợp phát sinh lỗi do phần mềm dẫn đến tình trạng luồng cơng việc kế tốn bị chậm chễ, phụ thuộc vào quá trình xử lý của kỹ thuật phần mềm mới có thể tiếp tục sử dụng. Hay việc ứng dụng công nghệ không phải tất cả nhân viên đều thành thạo, với mỗi nhân sự mới để thực hiện được công việc nhập liệu và kiểm tra chứng từ khi làm việc tại công ty cần phải đào tạo bài bản, chi tiết không chỉ nghiệp vụ mà cả thao tác thực hiện trên máy tính.
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔPHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA
2.3.1 Ưu điểm
Nhìn chung bộ máy kế tốn tại Cơng ty gọn nhẹ, đáp ứng u cầu công việc và phù hợp với cơng tác kế tốn. Nhân viên đáp ứng về trình độ, kinh nghiệm và nhiệt tình trong cơng việc. Các phần hành kế tốn được phân công rõ ràng, tạo thành các quy trình thực hiện. Mỗi nhân viên kế tốn chịu trách nhiệm về một hoặc vài phần hành có liên quan. Việc tổ chức tốt các phần hành kế toán giúp cho việc luân chuyển các loại chứng từ một cách dễ dàng, gọn nhẹ.
- Tổ chức chứng từ kế toán
Các chứng từ được lập tại Công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hóa đều có Hóa đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên
liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính. Những thơng tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đuợc ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
Cơng ty đều có kế hoạch luân chuyển chứng từ tuơng đối tốt, các chứng từ đuợc phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian và phân chia theo chi nhánh, sau đó đuợc luu trữ gọn gàng, khoa học thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 và mở chi tiết cho các tài khoản. Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp II, cấp III...để thuận tiện cho việc theo dõi hạch toán, tăng hiệu quả của cơng tác kế tốn.
- Hệ thống sổ sách kế tốn và hình thức kế tốn
Cơng ty hạch tốn kế tốn theo hình thức Nhật ký chung trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán. Các loại sổ sách tổng hợp và chi tiết đuợc mở đầy đủ rõ ràng. Tất cả công việc từ khâu nhập cho đến lập báo cáo đều do máy tính thực hiện. Tiết kiệm đuợc thời gian, chi phí, giảm khối luợng nhân viên kế toán làm việc, giảm khối luợng giấy tờ và tăng cao khả năng chính xác của số liệu do việc nhập