1.3 NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN TRONG DOANH
1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kếtoán và hình thức kếtoán
Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và luu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán. Để quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp thì
việc tổ chức tốt hệ thống sổ kế toán là điều kiện tiên quyết. Vì vậy, phải xây dựng kết cấu các mẫu sổ phù hợp với trình tự và phuơng pháp hệ thống hóa thông tin kế toán cụ thể trong từng loại hình doanh nghiệp.
* Phân loại sổ kế toán: Chế độ kế toán doanh nghiệp ở nuớc ta hiện nay cho phép các doanh nghiệp đuợc sử dụng các hình thức sổ kế toán theo thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 bao gồm:
+ Sổ kếtoán theohình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái + Sổ kếtoán theohình thức kế toán Nhật ký chung + Sổ kếtoán theohình thức kế toán Chứng từghi sổ + Sổ kếtoán theohình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. + Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số luợng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phuơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp đuợc tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhung phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Truờng hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo huớng dẫn tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình. Điển hình nhu:
+ Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải đuợc ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía duới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; truờng hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
+ Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán truớc khi lập BCTC và các truờng hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật;
+ Đơn vị kế toán đuợc ghi sổ kế toán bằng phuơng tiện điện tử. Truờng hợp ghi sổ kế toán bằng phuơng tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán. Sau khi khóa sổ kế toán trên phuơng tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và
đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
+ Chữa sổ kế toán: Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương
pháp chữa sổ: phương pháp cải chính: ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng
vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng
bên cạnh; phương pháp ghi điều chỉnh: ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng; phương pháp ghi số âm: ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại
số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó. Trường hợp phát hiện sổ kế
toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp ghi điều chỉnh.
*Hình thức kế toán Nhật ký — Chứng từ: Thích hợp với các doanh nghiệp
lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóa cán bộ kế toán nhưng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Tuy nhiên hình thức kế toán này lại không phù hợp với việc kế toán bằng máy.
Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau:
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ.
- Không cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng ở các Nhật ký - chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản phải cân bằng nhau.
Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp gồm: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết gồm: Sổ kế toán chi tiết vật tư; Sổ kế toán chi tiết
tài sản cố định; Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả...
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Phụ lục 01)
*Hιnh thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: Đây là hình thức kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng, kết cấu các loại sổ cũng như về trình tự hạch toán. Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức Nhật ký - Sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau: Sổ Nhật ký - Sổ cái, thẻ kế toán chi tiết, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, phải trả người bán
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái (Phụ lục 01)
*Hình thức kế toán Nhật ký chung: là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào Sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ cái ít nhất cho hai tài khoản liên quan.
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Sổ nhật ký chung (Phụ lục 01)
Hình thức kế toán này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa và nhỏ, loại hình hoạt động giản đơn, thuận tiên cho việc phân công lao động kế toán. Trong việc sử dụng kế toán bằng máy tính thì hình thức này phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
* Hinh thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô vừa, sử dụng nhiều tài khoản kế toán.
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái.
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 01)
* Hmh thức Kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán được thực hiện theo
một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế
theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức
kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong năm hình thức kế toán nêu ra để ghi sổ kế toán. Từ hình thức kế toán đã lựa chọn doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế toán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.