Giờ đây bạn đã có khái niệm về nội dung một cuộc họp của Greenlight Group, chúng ta hãy cùng nhau nghĩ cách xây dựng nhóm riêng của bạn. Thành viên trong Greenlight Group cần phải có những phẩm chất tương đồng, như đối với bất cứ đối tác quan hệ hỗ tương nào khác. Họ phải hiểu rõ Bốn Đặc điểm tư duy - thẳng thắn, chấp nhận tổn thương, trách nhiệm, và quảng đại - và sẵn sàng áp dụng vào trong nhóm. Nhưng do giờ đây bạn đang xây dựng nhóm thay vì chỉ là mối quan hệ với riêng từng người, bạn cần phải nhắm đến một số phẩm chất khác nữa và làm thế nào để nuôi dưỡng chúng.
Phẩm chất đầu tiên là ngoại giao - những kỹ năng giao tiếp là nền tảng của khả năng hợp tác và giữ cho cuộc thảo luận mang lại kết quả, không bị lạc đề, giúp cho các buổi họp không bị cắt nhỏ thành những cuộc chuyện trò huyên thuyên không đầu không đuôi. Ngoại giao cũng còn có nghĩa là hiểu sự khác biệt giữa hợp tác và thỏa hiệp! Như tôi đã đề cập ở phần trên, thỏa hiệp không phải là tiêu chuẩn lý tưởng của một nhóm làm việc, bởi vì như vậy mọi người đều chấp nhận một mức thấp hơn khả năng tốt nhất của mình với lý do “cho mọi việc trôi chảy”. Hợp tác, ngược lại, nghĩa là mọi người cùng chung tay làm việc vì một mục tiêu chung - trong trường hợp Greenlight Group có thể đơn giản chỉ là làm sao cho Không ai thất bại. Người hợp tác cũng biết cách đặt câu hỏi: “Anh muốn gì?” - một câu hỏi căn bản mà người ta thường hay quên mất. Khi bạn hỏi một cách thật lòng - nghĩa là bạn thật sự muốn một câu trả lời thẳng thắn - bạn sẽ tìm được tiếng nói chung.
Phẩm chất thứ hai có thể giúp cho nhóm hoạt động hiệu quả là thái độ tích cực, chủ động. Giả dụ nhóm của bạn gặp phải mâu thuẫn và khó khăn (chắc chắn là thế), thái độ tích cực là lá bài thắng hết tất cả những kiến thức chuyên môn khác. Khi nhắc đến quan hệ hỗ tương, điều này có nghĩa là tất cả mọi người đều phải đóng góp. Tôi dám chắc với bạn rằng anh chàng điều hành cửa hàng giặt ủi trong xóm cũng có thể đóng góp kiến thức cho công việc kinh doanh và sự nghiệp của bạn theo những hướng mà bạn chưa từng nghĩ đến - nhất là nếu anh ta có thái độ tích cực. Điều tôi muốn nói ở đây không phải là bạn nên chạy ra ngoài tiệm giặt ủi và kêu gọi sự tham gia của anh ta; chỉ là đừng tự giới hạn mình về những nơi bạn có thể tìm được giúp đỡ.
Bạn nên nhớ, một trong những nhà tư vấn thân thiết nhất của tôi chính là bác sĩ Rob Dirksen; ông ấy chắc chắn không “khám bệnh” cho công ty của tôi được, nhưng ông có thể giúp tôi, và ông ấy là người không thể thiếu trong nhóm tư vấn buộc tôi phải chịu trách nhiệm trước những mục tiêu của mình. Tùy thuộc vào mục tiêu của nhóm, các thành viên có thể phải cùng làm chung trong một ngành, hoặc ít nhất là hiểu được các vấn đề kinh doanh mà bạn có thể gặp phải. Nhưng cũng đừng lo lắng nếu bạn không thể tìm được chuyên gia hoàn hảo. Bạn sẽ vẫn làm rất tốt nếu bạn có quanh mình những nhà ngoại giao tích cực cùng có tham vọng và tinh thần cam kết. Và ít nhất bạn cũng phải bắt đầu từ đâu đó chứ!
Người tích cực tương đối dễ tìm thấy. Bạn có thể nhìn thấy ngay trên bề mặt là sự quảng đại. Họ thích được giúp đỡ người khác, chỉ vì họ không tin vào
triết lý chiếc bánh có hạn. Họ không ích kỷ vì họ nhìn thấy nguồn của cải dồi dào quanh mình. Họ không lo ngại rằng bạn sẽ đánh cắp ý tưởng hay làm mất thời gian của họ. Họ không lo ngại bị tổn thương, họ đưa ra sự thẳng thắn, và buộc bạn chịu trách nhiệm, chỉ vì họ xem đây là những điều quảng đại và tốt đẹp. Khi bạn nhìn kỹ, bạn sẽ thấy những người tích cực thể hiện Bốn Đặc điểm tư duy cần thiết cho việc hỗ trợ lẫn nhau một cách rất tự nhiên.
Trong một nhóm chính thức, bạn muốn chọn những người mình ngưỡng mộ và kính trọng, nhưng đồng thời cũng đâu đó ngang hàng với bạn. Mặc dù trong mối quan hệ tay đôi bạn có nhiều nhà tư vấn hay người đỡ đầu ở cấp cao hơn bạn rất nhiều, mối tương quan này không thích hợp trong nhóm, vốn đòi hỏi sự cam kết ở mức độ cao, không chỉ từ bản thân bạn mà đối với tất cả mọi người. Mọi người trong nhóm phải hiểu được rằng cam kết không chỉ là một yếu tố giá trị mà còn không thể thiếu để nhóm hoạt động thành công. Khi tìm thành viên cho nhóm, hãy tập trung vào những người sau đây:
• Những người ngang hàng mà bạn kính trọng, ngưỡng mộ và không muốn làm họ thất vọng.
• Những người thật sự buộc bạn phải chịu trách nhiệm và tôn trọng giá trị cốt lõi của nhau.
• Những người có động lực cao và có cùng mức độ tham vọng hay thậm chí còn cao hơn để buộc bạn phải chạy theo!
• Những người làm việc vì mục tiêu - ngay cả khi họ chưa trình bày rõ ràng tất cả những mục tiêu của mình.
• Những người có thái độ tích cực, chủ động.
• Những người lắng nghe đồng cảm, biết cách lặp lại những gì bạn nói để thể hiện họ đã hiểu rõ bạn.
• Những người có kinh nghiệm đa dạng, nhằm mang đến những quan điểm khác nhau. Trong một nhóm của công ty, cố gắng tìm thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau - marketing và bán hàng, hoặc kế toán và công nghệ.
Nhóm nên có bao nhiêu thành viên? Về vấn đề này, nếu nhóm có dưới ba người thì chưa được gọi là nhóm - nó chỉ mới là hỗ trợ qua lại tay đôi. Nhóm có từ hơn bảy hay tám người thường kém hiệu quả - nhất là khi bạn áp dụng mô hình Greenlight Group. Nên lưu ý rằng nếu tám người, mỗi người trình bày mất mười lăm phút thì tổng cộng cũng đã hết hai giờ, đó là chưa kể những phần khác như đặt câu hỏi, giới thiệu ban đầu trước khi họp. Đa số
những nhóm tôi biết thường giới hạn ở mức năm hay sáu, tuy nhiên những nhóm chỉ có ba người vẫn hoạt động tốt, nhất là khi mọi người đều gần gũi nhau.
Đừng ngạc nhiên khi bạn phải cần thời gian để đưa nhóm vào guồng. Tôi khuyên bạn nên tìm một hay hai người và bắt đầu từ đây. Bạn có thể tìm thêm người sau đó, khi mọi thứ đã ổn định. Hãy chọn lọc, thay vì nhanh chóng tìm cho đủ người ngồi đầy bàn.