Nên:
• Giữ cho số thành viên của nhóm trong khoảng từ ba đến sáu người.
• Nói quá chứ đừng nói giảm mức độ cam kết cần thiết khi tham gia nhóm. Những người muốn tránh mâu thuẫn thường không dám làm người khác sợ, và họ có thể tự hạ nhu cầu của nhóm xuống để được người khác gật đầu đồng ý. Hãy thẳng thắn, nhất là trong quá trình tuyển thành viên.
Không nên:
• Vội vã - bạn sẽ làm tốt hơn chỉ với một hay hai thành viên cho đến khi tìm được người phù hợp.
• Nhận thêm thành viên mới mà không được cả nhóm công khai nhất trí.
• Để một thành viên trong nhóm bỏ phiếu phản đối quá nhanh, khi chưa trải qua một hay hai bữa ăn tối chậm để tìm hiểu nhau.
• Sợ người ta bỏ nhóm. Nhóm luôn trong trạng thái động; rời bỏ nhóm là một phần trong quy trình.
Mọiviệc sẽ dễ dàng hơn saulần đầu tiên
Bạn sẽ cần một địa điểm họp mặt, trừ phi nhóm của bạn chọn gặp nhau qua mạng hay qua điện thoại. Nơi nào khiến tất cả mọi người cảm thấy thoải mái và dễ nhập tâm nhất? Phòng khách thường là nơi dễ nhất (đây là nơi gặp gỡ của nhóm chúng tôi); tốt nhất, bạn luân phiên thay đổi đến nhà của nhau. Nhóm của Bill George gặp nhau tại một nhà thờ trong vùng đã nhiều năm, mặc dù tôi không nghĩ có thành viên nào trong nhóm sinh hoạt tại nhà thờ này.
Nếu bạn muốn lập Greenlight Group dựa trên công việc, cố gắng sắp xếp ít nhất là buổi gặp gỡ đầu tiên được tổ chức bên ngoài văn phòng. Tìm một nơi riêng tư, nơi mọi người cảm thấy thư giãn - ngay cả khi địa điểm này nằm trong cùng tòa nhà. Nếu bạn thành lập nhóm ngay trong công ty, bạn có thể cần phải thông báo ý định và bản chất nhóm đến toàn thể tổ chức, để các đồng nghiệp không cảm thấy bị đe dọa rằng mọi người đang kéo bè chia phái. Trong trường hợp đó, bạn nên cân nhắc tổ chức họp mở vài tháng một lần, trong đó bạn trình bày chung về những lợi ích mà bạn và nhóm đã tìm thấy. Khi nào thì nên gặp nhau? Có những nhóm muốn gặp nhau trong lúc ăn sáng, tạo cảm giác một cuộc họp nghiêm túc, hiệu quả. Họp trong lúc ăn trưa cũng tốt, miễn là tất cả thành viên đều có thể dành ra vài giờ ngay giữa thời gian làm việc. Các bữa ăn tối chậm có thể kéo dài hơn và thảo luận được nhiều điều hơn, nhưng đồng thời nó cũng chiếm mất thời gian dành cho gia đình. Điều quan trọng là không ai cảm thấy phải vội vã.
Nói tóm lại, gặp nhau khi nào và ở đâu tùy thuộc vào bạn, miễn là nguyên tắc chọn địa điểm an toàn được tuân thủ và không ai cảm thấy phải vội vã.
Mức độ thường xuyên của cuộc họp cũng là một yếu tố cần xem xét. Một số nhóm gặp nhau hàng tuần, đây là mức độ lý tưởng nhưng không phải lúc nào cũng thực hiện được. Bạn có thể thử tổ chức những buổi kiểm tra ngắn gọn hàng tuần - bạn không nhất thiết phải gặp tận mặt nhau - và một buổi họp dài hơn vào mỗi tháng. Hoặc bạn có thể thử gặp nhau mỗi hai tuần.
Sau khi bạn đã thiết lập được các buổi họp định kỳ, bạn sẽ tìm ra nhiều cách khác nữa để giao tiếp với các thành viên trong nhóm - không có giới hạn nào cho những hình thức làm việc với nhau. Bạn có thể tổ chức các buổi gặp mặt tuyển thành viên mới, mời diễn giả đến phát biểu cho mục đích huấn luyện, hay tổ chức các sự kiện xã hội để gặp gỡ gia đình của nhau và vui đùa với nhau. Đôi khi bạn cần tổ chức một buổi họp giải quyết vấn đề - một buổi họp dành hoàn toàn cho những vấn đề lớn lao của nhóm. Nếu bạn là người đặc biệt tham vọng, hàng quý hoặc hai lần mỗi năm bạn có thể tổ chức họp mặt cuối tuần, hoặc gặp nhau nửa buổi để đánh giá mục tiêu và kế hoạch cuộc đời tầm vĩ mô, với sự tham gia của những người bạn đời.