Trong những buổi họp tiêu điểm, cả nhóm dành toàn bộ chú ý cho duy nhất một thành viên. Đây chính là lúc đi sâu vào chi tiết, và tôi nghĩ cần thiết phải dành khoảng nửa thời gian họp cho phần tiêu điểm và đấu tập sau đó.
Tại sao? Phục vụ người khác là một cơ hội tuyệt vời để phát triển và học hỏi. Ngay cả khi cuộc họp không phải vì bạn, thật ra nó vẫn là một cuộc họp cho bạn! Trong quá trình phục vụ những thành viên khác, bạn sẽ học được rất nhiều điều về bản thân mình. Khi tôi huấn luyện cho khách hàng, tôi thường nhận thấy mình đang nói ra những điều mình cần được nghe cho chính bản thân mình. Bạn có thể thấy rằng những bài học mà bạn và các thành viên khác chia sẻ cũng chính là những bài học bạn cần được nghe.
Tiêu điểm cũng là thời gian để chỉ ra cho các thành viên thấy những khối đá đang lững lờ trong phòng - những thói quen xấu kinh niên vốn không dễ đề cập đến. Đặt những câu hỏi đào sâu vấn đề là một việc khó - ví dụ như liệu thành viên bị níu chân là do thiếu sâu sát hay là do ý tưởng kinh doanh sai sót. Những vấn đề hóc búa này dễ dàng thực hiện hơn trong nhóm.
bày về vấn đề mà bạn đang phải đối mặt. Nếu có thể, hãy gửi cho các thành viên bài này trước buổi họp. Điều này đảm bảo rằng bạn hiểu rõ vấn đề, và trải ra sẵn sàng mọi thứ cho một cuộc thảo luận bổ ích và trật tự. Nếu bạn gửi bài trước, bạn sẽ không mất thời gian quý báu trong buổi họp để nhắc lại vấn đề cho từng thành viên.
Tại mỗi buổi họp, sắp xếp tiêu điểm cho buổi họp kế tiếp dựa trên nhu cầu của thành viên: Ai đang gặp vấn đề lớn cần được tập trung giải quyết? Người nào tha thiết cần được đánh giá lại kế hoạch hay mục tiêu trong năm? Hãy sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ.
Cuối cùng, hãy linh hoạt. Một phụ nữ tôi quen kể với tôi về cái ngày mẹ của một thành viên trong nhóm qua đời sau một thời gian bạo bệnh. Buổi họp của nhóm đã không đề cập đến các vấn đề chuyên môn sự nghiệp, mà chuyển sang những gì thành viên đó cần được chia sẻ. Cô gái đã kể và khóc; và cả nhóm sau đó mang thức ăn đến nhà cô để cùng thức canh linh cữu người quá cố. Bạn sẽ nhận thấy đôi khi mục đích gặp mặt nhóm chuyển từ sự nghiệp sang các vấn đề cá nhân, từ thành viên này sang thành viên khác vì một việc đột xuất. Hãy để nhóm tự quyết định đường đi của mình.