1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp
Theo Luật Kế toán 2015, " Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán".
Theo “ Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán”: “ Tổ chức kế toán được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán... mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó” [22,
tr.38].
Do đó, tổ chức công tác kế toán thực chất là tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán trên cơ sở hiểu biết về kế toán, các qui định của pháp luật kế toán, pháp luật khác có liên quan, qui mô, đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán.
Giáo trình “ Kế toán hành chính sự nghiệp” của Học viện tài chính có nêu khái niệm về tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp: “ là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức thu chi tại các cơ quan đơn vị”.
Dựa vào những khái niệm trên cùng với việc tham khảo các tài liệu, tác giả cho rằng tổ chức công tác kế toán tại các ĐVHCSN được hiểu như là một hệ thống các yếu tố cấu thành bao gồm:
- Tổ chức bộ máy kế toán.
- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán,
- Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán, - Lập, nộp, công khai các loại báo cáo tài chính,
- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ trong hệ thống kế toán.
1.3.2. Nhiệm vụ và vai trò của tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Theo Luật kế toán 2015, kế toán hành chính sự nghiệp có những nhiệm vụ sau:
- Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị,.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu- chi, quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị, việc chấp hành kỷ luật thu nộp NSNN, thanh toán, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán...
- Kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi, và quyết toán kinh phí tại các đơn vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị cho cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan quản lý tài chính, cung cấp thông tin cho các đối tượng khác theo quy định.
- Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công tác kế toán, đề xuất ý kiến phục vụ lãnh đạo điều hành ở đơn vị.
- Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Như vậy, tổ chức công tác kế toán trong ĐVHCSN là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, góp phần thu thập, xử lý thông tin, giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời, có ảnh hưởng đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị sự nghiệp. Từ đó, đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán và yêu cầu quản lý của nhà nước và đơn vị, đảm bảo sự thống nhất về nội dung, phương pháp của kế toán với các chế độ kế toán hiện hành
của Nhà nước; đảm bảo sự phù hợp với đặc thù của đơn vị... phát huy tối đa vai trò của kế toán trong công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng.
1.3.3. Yêu cầu và nguyên tắc kế toán đối với đơn vị hành chính sự nghiệpKế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được những yêu cầu sau: Kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Đầy đủ: Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Kịp thời: Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
- Rõ ràng: Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán. - Trung thực: Phản ánh trung thực, khách quan hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán. Số liệu kế toán kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước.
- Hệ thống: Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh, kiểm chứng được.
Tổ chức công tác kế toán có chất lượng, hiệu quả là cơ sở để kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, công nợ, nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, phù hợp với qui định pháp luật kế toán hiện hành và các qui định khác của pháp luật khác có liên quan; cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế của nhà quản trị bên trong và những cá nhân, tổ chức bên ngoài có liên quan.
Tính hiệu lực, hiệu quả của các quyết định kinh tế phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng thông tin kế toán. Để giảm thiểu sai lầm trong việc ra quyết định, yêu cầu chung của người sử dụng thông tin kế toán là thông tin phải kịp thời, phản ảnh trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, công nợ, nguồn kinh phí, tình hình và kết quả
hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. Tuy nhiên, trong thực tế với những nguyên nhân chủ quan, khách quan khác nhau như sự yếu kém về năng lực chuyên môn, do sự hạn chế hiểu biết về pháp luật, sự mới mẽ và phức tạp của các giao dịch, sự mâu thuẫn về lợi ích nhóm,... thông tin do kế toán cung cấp luôn có khả năng tồn tại những sai phạm với các mức độ khác nhau.
Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho kế toán hành chính sự nghiệp, trong quá trình tổ chức công tác nghiệp vụ, kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc:
- Giá gốc: Tài sản phải được kế toán theo giá gốc, trong đó giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc tương đương tiền mà doanh nghiệp đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
- Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình trong báo cáo tài chính.
- Khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Công khai: Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được công khai bằng các hình thức thích hợp.
- Thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt kinh tế, tài chính của đơn vị.
- Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp có sử dụng kinh phí NSNN thực hiện nguyên tắc kế toán theo mục lục NSNN hiện hành.