3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ Lê
3.2.6.Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán cần bám sát vào những quy định của pháp luật thể hiện được đầy đủ, minh bạch thông tin về tình hình hoạt động của đơn vị.
Thực hiện tốt các khâu tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, ghi sổ cũng góp phần để lập các báo cáo kịp thời và đầy đủ.
Ngoài lập báo cáo theo vào kỳ cuối năm như trong quy định của chế độ kế toán, đơn vị có thể tổ chức thực hiện lập báo cáo theo tháng, để nắm bắt thông tin được chính xác kịp thời, thuận tiện cho quá trình so sánh đối chiếu số liệu, cũng như phát hiện các sai sót.
Đơn vị nên tiến hành xây dựng kế toán quản trị, tạo lập hệ thống báo cáo dành riêng cho mục đích quản trị, sẽ giúp ích cho việc Ban lãnh đạo đơn vị đưa ra các quyết định. Đối với đặc thù hoạt động của đơn vị là chuyên môn đào tạo, đơn vị có thể tự lập một số báo cáo lưu hành nội bộ như: Báo cáo hiệu quả đào tạo, Báo cáo kiểm soát chi phí , Báo cáo hiệu quả theo từng lớp, khóa học....
Tổ chức báo cáo tài chính không chỉ dừng lại ở công việc lập báo cáo để nộp cho cơ quan cấp trên, mà đơn vị nên thực hiện phân tích các báo cáo nhằm thấy được những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động của đơn vị mình.
Với công tác kế toán quản trị, bên cạnh dự toán chi cho các lớp học như đơn vị đã thực hiện, đơn vị có thể lập các dự toán khác như “ Dự toán chi phí đào tạo”, “ Dự toán chi phí sửa chữa và mua sắm tài sản”, từ đó lên các báo cáo “ Báo cáo phân tích biến động chi phí đào tạo”.
Dự toán chi phí đào tạo:
Nội dung: các yếu tố chi phí (biến phí, định phí), chi phí phát sinh thực tế, chi phí dự toán, chênh lệnh giữa thực tế và dự toán.
Biến phí là những khoản chi phí mà tổng của nó có quan hệ tỷ lệ thuận với
số lượng học viên. Biến phí khi tính cho một học viên thì không thay đổi, biến phí chỉ phát sinh khi có học viên, nếu không có học viên thì chi phí này bằng không. Biến phí bao gồm các khoản chi phí gắn liền với hoạt động đào tạo như:
Số tiền Tỷ lệ (%)
+ Chi phí tiền lương giáo viên mời giảng. + Chi phí vật tư phục vụ cho học viên.
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ công tác giảng dạy như: phấn, viết, bảng, giẻ lau bảng, tiền thuê phòng bên ngoài, biến phí quản lý và phục vụ học viên...
Định phí là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về số lượng học viên. Khi tính cho một học viên thì định phí thay đổi. Định phí bao gồm:
+ Khen thưởng học viên
+ Chi phí khấu hao giảng đường, phòng học, phòng thí nghiệm
+ Chi đầu tư cơ sở vật chất phục vụ lớp học: các phương tiện giảng dạy, chi phí khấu hao văn phòng.
+ Tiền lương cán bộ, nhân viên, giảng viên ở cấp khoa, cấp trường theo mức cố định.
+ Chi phí dịch vụ công cộng, chi phí bảo hiểm chống trộm và chống cháy,... Cách lập: được lập dựa vào số lượng học viên trong năm học, số lớp học dự kiến và định mức chi phí cho từng yếu tố chi phí. Chi phí định mức xây dựng trên cơ sở chi phí năm học trước và một số điều chỉnh cho phù hợp với năm học mới như sự thay đổi về chế độ tiền lương, biên chế, tăng cường các trang thiết bị giảng đường, phòng thí nghiệm; căn cứ trên cơ sở tổng hợp dự toán chi phí phục vụ của từng khoa, phòng, ban, tổ bộ môn, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập dự toán chi phí.
Dự toán chi phí sữa chữa tài sản và mua sắm tài sản:
Nội dung: phần sữa chữa thể hiện tình trạng hiện tại và chi phí sữa chữa dự kiến; phần mua sắm tài sản bao gồm tên tài sản, số lượng, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng, chi phí mua sắm dự kiến.
Cách lập: Căn cứ vào tình hình sử dụng ở các bộ phận tại đơn vị để dự kiến khoản chi phí sữa chữa và nhu cầu sử dụng tại sản tại đơn vị để dự kiến khoản chi phí để mua sắm tài sản. Phòng tổ chức- hành chính- quản trị sẽ lập dự toán cho năm kế hoạch.
Ví dụ về mẫu báo cáo quản trị như sau:
Bảng 3.1. Mầu Dự toán chi phí đào tạo đề xuất cho đơn vị DỰ TOÁN CHI PHÍ ĐÀO TẠO
Bộ phận kế toán
1.2. Chi phí phục vụ giảng dạy
2. Định phí
Chi phí lương giáo viên Phụ cấp lương
Các khoản trích theo lương Chi phí khấu hao
Khen thưởng học viên Chi phí nhân công gián tiếp
Lương cho cán bộ, nhân viên quản lý, phục vụ tại các khoa, phòng ban Phụ cấp lương cho cán bộ, nhân viên quản lý, phục vụ tại các khoa, phòng ban
Các khoản trích theo lương
Chi cho công tác quản lý hành chính
3. Biến phí
1.1. Chi phí giáo viên trực tiếp Lương giáo viên mời giảng 1.2. Chi phí phục vụ giảng dạy
4. Định phí
Lương giáo viên Phụ cấp lương
Các khoản trích theo lương Chi phí khấu hao
Khen thưởng học viên Chi phí nhân công gián tiếp
Lương cho cán bộ, nhân viên quản lý, phục vụ tại các khoa, phòng ban Phụ cấp lương cho cán bộ, nhân viên quản lý, phục vụ tại các khoa, phòng ban
Các khoản trích theo lương
Chi cho công tác quản lý hành chính
Tổng
Bảng 3.2. Mầu báo cáo phân tích biến động chi phí đào tạo đề xuất cho đơn vị BÁO CÁO PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ ĐÀO TẠO
Bộ phận kế toán
2 thường xuyên
3 Chi phí khen thưởngphúc lợi
^4 Chi phí điện nước
5 Chi phí dịch vụ muangoài
^6 Chi khác
Tổng hợp
Bảng 3.3. Mầu báo cáo kiểm soát chi phí đề xuất cho đơn vị
Báo cáo kiểm soát chi phí
Bộ phận kế toán
quản lý và hệ thống các đơn vị trực thuộc.
Tăng cường, tập trung kiểm tra vào các nội dung sau
Thứ nhất, kiểm tra các khoản thu chi ngân sách, thu chi hoạt động của đơn vị, chênh lệch thu - chi và trích lập các quỹ
Các đơn vị phải tự kiểm tra việc thực hiện thu ngân sách, kiểm tra các khoản thu hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ. Kiểm tra tính hợp pháp của các khoản chi kể cả trong dự toán và ngoài dự toán, xác định nội dung, nguyên nhân thay đổi dự toán. Kiểm tra việc chấp hành các thủ tục chi NSNN, nội dung chi thường xuyên theo đúng định mức, tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Các đơn vị phải tự kiểm tra các khoản chênh lệch thu chi
hoạt động dự kiến trong quá trình thực hiện thu chi tài chính như hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; chênh lệch thu - chi hoạt động sự nghiệp khác; kiểm tra việc tính toán và nộp thuế thu nhập; kiểm tra việc tính toán, trích lập và sử dụng các quỹ tại đơn vị.
Thứ hai, kiểm tra việc quản lý và sử dụng TSCĐ, vật liệu, dụng cụ
Đơn vị phải tự kiểm tra việc mua sắm TSCĐ, phân loại TSCĐ tại đơn vị, việc ghi chép trong hồ sơ gốc của TSCĐ, tình hình huy động và sử dụng có hiệu quả TSCĐ, TSCĐ thuê tài chính,...; kiểm tra việc tính hao mòn TSCĐ, kiểm tra việc tính khấu hao cho hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; kiểm tra việc sửa chữa lớn TSCĐ, việc thực hiện các quy định của Nhà nước; kiểm tra tình hình TSCĐ đã thanh lý, chờ thanh lý,.
Đối với vật liệu, dụng cụ đơn vị tự kiểm tra từ khâu thu mua, vận chuyển, bốc xếp, đến khâu nhập kho và xuất kho đưa vào sử dụng; kiểm tra tính hợp lý của việc xây dựng các định mức sử dụng, dự trữ và hao hụt vật liệu.
Thứ ba, kiểm tra việc quản lý sử dụng quỹ lương và quỹ tiền mặt, tiền gửi của đơn vị
Đơn vị phải tự kiểm tra việc chấp hành đúng quy định về quỹ lương, kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trích nộp khác theo quy định hiện hành. Kiểm tra việc lập dự toán, cấp phát và kế toán quỹ tiền lương phù hợp với mục lục NSNN, việc chấp hành quy định về kế toán đối với hạch toán quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương, việc tổng hợp và phân bổ chi phí tiền lương bộ phận hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ.
Đối với quỹ tiền mặt, tiền gửi cần kiểm tra số lượng tiền mặt thực có trong quỹ, đối chiếu với số lượng trong sổ kế toán, số dư tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc, Ngân hàng; đối chiếu số liệu giữa số dư tiền gửi với số liệu trên sổ kế toán, kiểm tra về mặt giá trị, tính hợp pháp và thời gian còn lại của những khoản đầu tư này.
Thứ tư, kiểm tra tổ chức và lãnh đạo công tác tài chính kế toán
Kiểm tra kế toán phải tự kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc, chế độ, thể lệ về kế toán như kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán, mở sổ, ghi sổ, khóa
sổ kế toán, ghi chép các tài khoản kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản và lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán; Đối với các đơn vị phải kiểm toán báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật thì phải xem xét việc đơn vị triển khai thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính theo quy định.
Thông qua công tác kiểm tra kế toán có thể đánh giá tình hình chấp hành dự toán ngân sách, đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi tài chính, tình tình quản lý và sử dụng tài sản,... phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp; đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.
3.2.8. Hoàn thiện áp dụng phương tiện và công nghệ hạch toán tiên tiến
Đơn vị cần phải nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán thường xuyên, đầu tư vào cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của đơn vị nói chung và hoạt động kế toán nói riêng.
Có thể sử dụng chứng từ điện tử thay cho chứng từ kế toán truyền thống để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Hiện nay đơn vị đang áp dụng phần mềm kế toán MISA cho hạch toán kế toán tài chính, đơn vị nên xây dựng thêm phần mềm KTQT trên cơ sở nền tảng chung theo đặc điểm đào tạo của đơn vị, một hệ thống phần mềm quản trị thống nhất đáp ứng được nội dung công việc của KTQT để quá trình cung cấp số liệu kịp thời và đáng tin cậy.
3.3. Một số kiến nghị
* về phía nhà nước
- Hoàn thiện vấn đề thuộc về môi trường chính trị
Tăng cường giám sát của các cơ quan thực hiện nhiệm vụ giám sát tài chính công; tăng tính dân chủ và sự cạnh tranh chính trị theo định hướng XHCN; tăng cường sự hỗ trợ chính trị của cơ quan hành pháp và lập pháp.
Việt Nam cần phải tích cực tranh thủ sự tài trợ của quốc tế cả về tài chính lẫn chuyên môn. Việt Nam là nước đi sau trong công cuộc cải kế toán khu vực công do đó Việt Nam chỉ cần sự hỗ trợ của quốc tế, đặc biệt là sự hỗ trợ về chuyên môn của các tổ chức kế toán quốc tế và sự hỗ trợ về chuyên môn và kinh nghiệm của các quốc gia khác đã áp dụng chuẩn mực kế toán công theo chuẩn mực quốc tế.
- Hoàn thiện các vấn đề thuộc môi trường kinh tế
Chính phủ cần hoạch định và tính toán nguồn kinh phí thực hiện việc cải cách kế toán khu vực công một cách rõ ràng, lâu dài. Nguồn tài chính để thực hiện dự án không ổn định, không đủ sẽ ảnh hưởng đến sự liên tục của dự án cải cách kế toán khu vực công và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc cải cách kế toán.
- Hoàn thiện các vấn đề thuộc về môi trường pháp lý
+ Xác định một cách rõ ràng mục tiêu của kế toán ĐVHCSN.
+ Hoàn thiện việc phân cấp quản lý, tăng quyền chủ động và trách nhiệm của các địa phương. Các địa phuơng căn cứ vào cơ chế, chính sách chung, quyết định cơ chế, chính sách cụ thể cho địa phương, xây dựng quy hoạch phát triển xã hội hóa đối với từng lĩnh vực trên từng địa bàn.
+ Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra. Quy định chế độ và trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm của các cấp, đồng thời, phát huy dân chủ ở cơ sở để giám sát công việc quản lý của các cấp
Hoàn thiện các vấn đề thuộc về môi trường giáo dục, nghề nghiệp.
+ Nâng cao trình độ chuyên môn của nhân sự làm kế toán khu vực công và tăng cường chính sách đào tạo, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao về chuyên môn.
+ Nguồn nhân lực về kế toán quản trị còn thiếu, cần nâng cao trình độ chuyên môn về kế toán quản trị, mở các lớp tập huấn đào tạo nghiệp vụ kế toán quản tri.
+ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán khu vực công. + Phát huy vai trò giám sát của các Hội nghề nghiệp về chất lượng hoạt động của các cơ sở, tư cách hành nghề của các cá nhân. Khen thưởng kịp thời các cá nhân, cơ quan, tổ chức làm tốt công tác
Hoàn thiện các vấn đề thuộc về môi trường văn hóa
+ Hạn chế và loại bỏ chủ nghĩa cá nhân và sự tham nhũng.
+ Xây dựng văn hóa tôn trọng đạo đức nghề nghiệp, nghiêm túc trong việc thực thi các chuẩn mực, các qui định kế toán của người làm kế toán.
+ Loại bỏ văn hóa quan liêu, tâm lý ngại sự đổi mới của quan chức, các nhà lãnh đạo, điều hành ban hành chính sách kế toán khu vực công và lãnh đạo, điều hành các đơn vị thuộc khu vực công.
+ Nâng cao tinh thần sáng tạo trong nghiệp vụ, tránh phụ thuộc quá nhiều vào các hướng dẫn quy định.
* về phía cơ quan quản lý, bộ ngành liên quan
- Hoàn thiện các cơ chế, chính sách về quy chế tổ chức và hoạt động; các hoạt động liên doanh, liên kết, dịch vụ; tổ chức bộ máy; kế hoạch tuyển dụng và quản lý, sử dụng công chức, viên chức...
- Cần thường xuyên quan tâm , chỉ đạo sát sao với hoạt động của đơn vị, có sự hướng dẫn cụ thể khi đơn vị triển khai các báo cáo. Bộ Tài chính cũng cần thường xuyên tiến hành kiểm tra, kiểm toán công tác hạch toán để phản ánh chính xác trách nhiệm và nghĩa vụ của các ĐVHCSN với Nhà nước, khuyến khích các ĐVHCSN thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ của mình, từ đó góp phần đảm bảo nguồn thu cho ngân sách Nhà nước.
- Tạo điều kiện tối đa cho đơn vị về đầu tư tài sản, phát triển nguồn nhân lực,
tận dụng nguồn cơ sở vật chất sẵn có.
- Hoàn thiện cơ chế kiểm soát nội bộ và cơ chế kiểm soát chất lượng BCTC tại các ĐVHCSN. Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn cụ thể và thống nhất giữa các bộ ngành như Bộ đào tạo, Bộ tài chính...
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương này nghiên cứu việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong. Nội dung chương 3 trình bày những vấn đề sau:
Một là, định hướng phát triển và định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong;